浅谈以信息化建设提升企业档案管理水平

　　5系统在公司的应用
　　作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
　　宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
　　6系统投入运行取得的效益
　　从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
　　从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
　　7通过系统实施进行的理论研究与实践
　　7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理

　　通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
　　7．2对档案资源的定义与接口实现
　　在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
　　7．3档案信息利用模式
　　能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
　　7．4档案信息的安全管理
　　面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
　　7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
　　电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
　　7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
　　系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
　　8几点建议
　　宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
　　8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
　　从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
　　8．2加强归档接口完善工作
　　加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
　　8.3加强相关管理制度建设
　　从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
　　8．4加强有关人员的培训力度
　　从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
　　8．5加强档案数据的安全管理
　　还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
　　8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
　　有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。
　　8．7加大档案功能的开发和应用
　　譬如，加强工程建设项目档案的管理，不仅要求220kV及以上电网建设加强应用；而且在城、农网、自身基建项目上，要求各供电局、分公司利用系统，对工程档案进行电子化管理。