高职高专院校档案收集初探

　　(二)、兼职人员调换频繁，业务素质普遍偏低，直接影响收集任务的落实。
　　按照《普通高等学校档案管理办法》，学校应在各系、部、处、室，设有专兼职档案人员，实现网络化管理。但兼职人员大多同时承担着本部门其他的工作。诸如学生工作、教学管理、统计、文秘等等，有的还在教学中担任教学任务。也就是说，兼职人员大部分是以其他工作为主，附带档案工作，因而稳定性差，责任心不强。如果学校档案部门不经常到基层部门了解收集情况，往往会出现专兼职人员已经更换，应收集的一些重要文件、重要事件依据无法找到，颇有一种番“人去楼空难寻觅”之感。因此兼职人员调换频繁，直接影响收集任务的落实。
　　还有一点就是各校兼职人员的档案意识、业务素质普遍偏低。就其原因，是缺乏档案知识培训。虽然他们中有不少人员文化层次很高，但他们了解档案与档案工作的基础知识甚少。尽管省档案局培训中心多次举办业务培训，但因涉及经费，能批准参加学习的人次有限。这样的人员设置、这样的业务培训，要想及时按质、按量完成档案的收集任务困难较大。另外。专兼职人员外出参加学习、相互业务交流机会甚少，限制了档案人员知识能力的提高，业务素质必然偏低。
　　
　　三、解决档案收集工作存在问题的探索
　　
　　(一)、依法治档。随着法制思想日益深入人心，学校也进入了依法治校的时期，依法治档作为依法治校的一个组成部分理应受到重视和加强。在《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规的基础上、制订和完善高职高专院校自身档案收集、管理、利用的具体办法和措施，使档案材料从出台到收集等一整套过程能真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，从法律制度上保障收集的可操作性。
　　(二)、加强档案工作重要性认识的教育。历史是一面镜子，学校办学所走过的曲折道路、艰难困苦、经验教训，无不反映在一个学校的档案材料中，所以档案工作的重要性应灌输到每一个档案人员的潜意识中，使之化为主动工作的行动动力。由于我国基层档案管理收集管理的法制还不完备、健全，我国现阶段管理模式正在不断改革和完善之中等因素的影响，管理层，特别是学校的主要领导更应加强档案工作重要性的学习，真正从思想认识和工作行动中关心、支持档案工作的构建。
　　(三)、加强档案专、兼职人员的主人翁态度和服务意识。档案从业人员除了有良好的档案工作素质外，还应有主人翁态度和服务意识。由于档案管理内容涉及学校的各个方面、涉及材料多、人员广、许多管理人员缺乏应有的态度和意识，这就需要我们的档案工作人员本着从学校利益出发的高度责任心和主人翁态度，主动服务上门、协助档案材料的整理、收集，以自己的工作态度和热情感染他人，保证档案收集的完整性和高质量。
　　随着科学技术的发展，档案管理工作也需要从硬件到软件的更新发展，特别是软件的配套难度较大，要适应现代化管理的要求，需加强以下几方面的工作：
　　1、加强学习，提高档案从业人员素质。
　　现代化的设备大大提高了管理效率，但先进的设备操控在不同水平层次的人员手中，发挥出的效果是绝然不同的。所以应花大力气、出钱对有关档案人员进行真正意义上培训，使他们的业务水平更上新台阶，特别是使他们能做到自觉学习，不断学习达到一个良性循环，这样通过全面知识的学习，使档案人员素质提高，为档案的管理上档次，提高档案使用效率打下基础。
　　2、加强档案管理。
　　有了先进的设备，不断完善的规章制度还需不断提高档案管理的水平。比如过去各种档案资料收集管理无非是简单的造册、登记、装订、上架。而现在这种简单劳动已不能适应社会发展的要求。档案专、兼职人员应对可能形成、正在形成、已经形成的各类档案资料进行全面的监控，保证资料的全面完整。收集到的资料应对其真实性、可靠性进行分析，而不是简单的贮藏和保管，为今后各类档案能准确及时发挥功效做好准备，提高工作效率。
　　3、加强社会服务意识。
　　档案收集管理的目的是利用，小是为单位的建设发展服务、大则是为社会的文明进步服务。所以对档案工作人员要不断地培养这种服务意识，使他们真正认识到他们辛辛苦苦的工作就是为了让收集管理的档案资料能“重见天日”服务社会，服务人民。服务意识的加强不在于我等你来再为你服务，而应充分利用现有资料上门服务，这样我们的档案工作就有生命力了。