满足公众休闲与档案利用的对策

　　2、充分利用现代信息技术，拓展档案休闲利用的范围
　　档案的休闲利用是面向用户的，检索工具编制的深度和广度将直接影响用户需求的满足程度，从长远来看，是关系到巩固用户群的问题。首先，必须改变原有的主要依靠案卷目录“一本账”的局面，逐步形成一个实用的档案检索工具体系，使利用者能够从不同角度、不同方式、不同层次进行检索，满足利用者查找档案信息“全、准、快”和对利用途径求易的需求。为了方便社会公众快速查找需要的政府公开信息，上海市档案馆主办的“上海档案信息网”以政府部门的职能分工为基础，以市民日常生活中经常会遇到的有关信息查询问题为切入点，构建了一个以使用方便为主要特点的政府公开信息类目查询系统——政府公开信息查询实用类目分类体系，使社会公众能够通过互联网从纷繁复杂的政府公开信息中快速找到所需信息。⑥其次，充分利用以计算机技术、网络技术为主的现代信息技术，对全国范围内的档案资源进行有机整合，建设全国性的档案目录中心和不同类型、满足不同层次需求的档案数据库⑦，形成一个休闲档案资源共享平台，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，把封闭的档案服务拓展成开放性、社会化的服务，进一步扩大档案馆在公众文化休闲机构中的影响力。2007年11月4日，中国第一历史档案馆“全文数字化清代档案文献数据库”一期建设成果通过专家评审，入库档案实现了“字字可查、句句可检”⑧。第三，建立高效的网络档案检索系统，能够准确地揭示档案信息和精确存址。通过网络档案检索系统能够使公众了解档案馆的基本信息，如各个部门机构的开放时间、是否可以通过网上预约登记，是否可以进行网上传输和在线利用等。上海档案信息网已实现馆藏档案及资料、政府公开信息、已公开现行文件的网上查档。进入上海档案信息网的网上数据库系统，可以根据需要检索档案目录，实现网上预约调卷；已建成的上海市档案目录中心能够准确地揭示档案文献所存放的地址。⑨
　　3、塑造“以人为本”服务公众的开放形象，实现档案利用的社会化
　　档案馆的形象是指公众对于档案馆的总体评价，是档案馆的组织要素和组织行为在公众中产生的总体形象。根据第十四届国际档案大会关于“档案在休闲社会中作用”的论述，档案馆应遵循三条原则，即档案将对所有人开放；档案馆服务质量的高低取决于档案利用人次的多少；档案馆在信息社会中的角色和任务应更为宽广。为此档案馆应该采取多种形式、不同措施提供多层次的社会化服务，塑造“以人为本”服务公众的开放形象。例如在档案馆选址造型、结构设计、平面布局、内外环境等方面就应体现出浓郁的公共文化设施特征，努力营造开放、舒适、休闲的档案馆空间环境，拉近档案馆与公众之间的感情。美国国家档案馆建在华盛顿特区中心，是国会大厦、白宫、最高法院、国会图书馆、华盛顿纪念塔、林肯纪念堂等著名建筑的组成部分；日本国立公文书馆（即日本国家档案馆）设在美丽的北之丸公园内，近邻皇宫，是日本东京文化建筑群体的组成部分；优越的区位增加了档案馆的文化品位。上海外滩档案馆设有文化氛围浓郁的开放式服务区，建有大规模展厅，为利用者提供了休闲娱乐的场所。档案馆还可以通过建立“公众开放日”、举办档案展览、开设档案网站等，最大限度地消除休闲利用者利用档案的障碍，使档案利用进一步贴近社会公众，让利用者切身感受到利用档案的方便、快捷与舒适。
　　
　　注释：
　　①②傅荣校、郭佩素：《从普遍利用到休闲利用——对档案馆与公众关系的考察》，《档案管理》，2005年第6期。
　　③魏莉：《档案馆文化形象的塑造》，《档案管理》，2001年第5期。
　　④曹宇：《从档案馆文化休闲功能看我国档案鉴定的转向》，《北京档案》，2004年第6期。
　　⑤⑧中国档案资讯网：http://www.zgdazxw.com.cn/
　　⑥⑨上海档案信息网：http://www.archives.sh.cn/
　　⑦陆小妹：《网络环境下档案价值变化对利用工作的影响》，《北京档案》，2006年第6期。