充分发挥物业档案为民服务的作用

　2、立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。
　　物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在我公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料，经过认真仔细调研，找出了断水的原因——变频器经常死机，圆满解决了高层断水的问题。诸如此类，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。
　　
　　三、更新观念，创新物业档案服务
　　
　　1、强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。
　　住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。
　　2、更新观念，创新服务，提供物业档案的个性化服务。
　　随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断的增加。在物业档案管理中，根据物业工作的特点，将静态档案放在物业公司机关档案室，将动态档案分类存放在物业小区项目部档案分室。动态档案按照业主的住房楼号、门牌号分类，便于随时查找、补充和利用。通过实施档案的动态管理，物业公司可以从中全面了解业主的情况和新的需求，适时为业主提供各种有针对性的周到服务，做到服务到人、服务到户，实现行业特色管理及个性化服务。
　　3、深入挖掘物业档案，完善服务。
　　用在民生工作中产生的档案来为民服务，使之维护公民权益，这有利于维护社会的稳定。在物业管理中，物业公司在为小区居民管理服务的过程中形成了大量的动态档案，包括各种交费记录，各种报修、维修记录，业主出租情况记录，信访、投诉及解决办法记录，档案利用效果记录，参与街道、社区居委会活动记录，冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录，对房屋共用部位进行日常管理和维修养护的检修和保养记录，对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录，对共用设施设备进行日常管理和维修养护的记录等。它们不仅是物业管理企业与物业产权人解决各种纠纷必不可少的依据，而且是解决各种突发事件的信息来源。因此，要从动态的物业档案中分析客户的需求，丰富服务手段，提高服务效益，用一流的档案工作为物业管理、为百姓安居乐业做出新的贡献。