利用过程中的档案保护工作探析

　　6、做好利用场所的安全防护工作
　　档案利用过程中意外性的火灾等灾害也直接对档案的安全产生着威胁。实验中通过对干热环境的模拟，测试了高温条件对三种档案载体的损伤情况。从测试数据看，纸张和光盘受高温影响较大，胶片相对较小。纸张由于失水量逐渐增加，质量、耐折度、抗张强度和白度等指标均有显著的下降，其中打印纸的降低幅度最大。光盘在干热2小时后也出现盘面弯曲、破裂、不能读盘等现象。由此可见，高温环境对档案载体的影响相对较大。在平时，重在防火防灾，而灾害发生后，还应做好对利用场所二次灾害的防护工作，火灾发生后容易引发水灾、泥石流和坍塌等二次灾害。实验中通过高低温交变环境模拟了二次水灾的状况，结果表明，其危害程度要略高于干热环境，即二次灾害的危害要大于火灾本身对档案载体造成的损害。为此，在一次灾害发生后对档案进行及时的隔离抢救也是档案利用场所安全防护工作的一项重要内容。
　　（二）以狠抓利用过程中的管理保护为重点
　　1、强化人员管理，提高利用人员素质
　　（1）着力强化利用服务人员的保护意识和保护技能
　　档案馆的利用服务人员是整个利用过程的引导者，也是确保档案安全利用的督导者。要培养一支合格的利用服务队伍必须从以下几方面着手：第一，培育良好的职业情操，锻造过硬的业务技能；第二，加强教育，强化利用服务人员的档案保护意识；第三，进行专业培训，提高利用服务人员的档案保护技能。
　　（2）注重对利用者档案保护意识的宣传和培养
　　档案利用者是利用过程的主体，也是影响到档案安全利用的直接关联者。因此，对普通用户进行档案安全利用的宣传和教育是保护档案的主要方法。例如，在档案宣传工作中，将档案保护意识合理融入档案的价值论中，辅以进行法律法规的警示教育，用正反例证的方式向大众宣讲和普及，已达到档案利用和保护“双赢”的效果。
　　2、注重规范化管理，构建有序的利用环境
　　（1）规范制度的制定
　　一套标准的利用规范不能仅仅是一份张贴于阅览室门前的布告，它应该是一套涵盖和囊括整个利用过程及其相关因素在内的规则体系，作者认为至少应包含档案利用服务人员的工作守则（包括必备素质、监管职责、接待程序、利用借阅手续和注意事项、对突发事件的处置方法、利用完毕后的安全检查和处理程序等）、利用设备的管理规范（包括设备的介绍与日常维护、设备的使用操作和注意事项等）、利用者手册（包括馆藏介绍、利用须知、利用程序及注意事项、相关法规惩处措施摘编、意见反馈等）、利用环境控制规范（包括借阅室等利用场所的布置，温湿度、光源、空气质量、防火防盗等方面的设计要求）等要素。
　　（2）规范制度的执行
　　档案利用规章制度若在制定后不能得到彻底的贯彻落实，就是一纸空文。要切实落实规范制度，就要做到：一、实行严格的责任制和赏罚制度。对利用服务人员必须有明确的责任分工和相应的考评标准。对利用者违反利用规章造成档案损坏或档案信息泄露的应根据规定予以相应的惩处，情节严重者还应依照相关法律法规予以刑事或民事处罚；二、排除干扰，公正执法。档案利用人员应严格遵照已有的规章制度，秉公执法，不徇私情，以保证整个利用环境的安全有序；三、建立全方位的检查机制，包括对工作人员的服务工作、利用设备、利用环境等的全面检查。
　　（3）规范制度的修改与完善
　　一般而言，标准每5年就应复审修订一次，馆内制定的利用规范更应如此。一方面，由于电子信息技术和网络技术的发展使得电子档案的载体和储存利用方式都处于不断的更新和变化之中，档案利用规范应根据新情况进行及时的补充和修订。另一方面，在实际的利用过程中，现有的利用规范可能会存在不适用或不完善之处，应及时进行修订，以不断完善利用规范制度体系。
　　3、加强监督管理，保持良好的利用秩序
　　监督管理是确保档案安全利用的一种重要管理手段，通过对利用情况全面如实地记录，客观地反映利用过程中暴露出的问题，进而为解决问题和改进工作提供参考和依据。第一，形成“人员管理链”。为确保利用服务人员的工作标准到位，建议馆内适当指派一至两位主管领导或部门领导不定时地对服务人员的工作情况进行抽查或跟踪检查，利用服务人员对利用者的利用行为进行监督，形成一级对一级的监控链，有效地对利用人员引发的利用安全问题进行防范和控制。第二，对利用全程的监控管理。利用安装监视系统等手段，对利用者从踏进利用场所开始直至利用完毕检查入库的整个过程进行全程监管，以进行有效的先期预警。第三，对档案信息流向的有效监管。目前通过网络域的设置、身份认证、分级审查技术等可以从一定程度上限制信息的流动范围，但要对档案信息进行更为精确的监管还需要档案部门和相关信息部门的进一步研究。
　　
　　注释：
　　①目前越来越多的档案馆开始引进或计划引进数码复印机以替代模拟复印机，为使数据更全面更贴近实际，本实验中将数码复印机的光源与扫描仪的光源一并进行测试。
　　②钱唐根：《珍贵档案异地展览保护探讨》，《上海档案》，2003年第2期。
　　③DA/T21-1999《档案缩微品保管规范》和DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》
　　
　　参考文献：
　　1、DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
　　2、DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》。
　　3、张立：《信息存储技术的现状及发展》，《记录与介质》，2006年第7期。
　　4、米士刚：《档案馆环境对档案的影响及对策》，《天津档案》，2006年第1期。
　　5、马静、刘银：《档案信息化建设中应加强档案保护意识》，《保密档案工作》，2006年第1期。
　　6、彭远明：《档案保护技术》，北京:解放军出版社，2004年。