以集团公司资质中标项目竣工资料归档方式的思考

　　摘要:本文根据对建筑施工企业竣工资料归档情况的调查，主要针对子公司以集团公司资质中标的项目，从档案管理的方式和内容方面提出建议，使档案这一原始资料能够更好地发挥凭证作用，推动企业档案工作的全面发展。
　　关键词:项目;竣工资料;归档方式;思考
　　
　　建筑施工企业改制以后，子公司普遍存在使用集团公司资质进行工程投标的现象，为使集团公司竣工资料齐全完整，集团公司要求各子公司凡以集团公司资质中标的项目，竣工后其竣工资料均移交集团公司档案部门进行归档。但是，从几年来的运行情况来看，资料收集情况并没有达到预期效果。以2003年～2008年的工程项目为例，5年内共计327个项目，仅中标通知书、合同和竣工报告三项内容全部齐全的仅有107个，占全部项目的32.72%，档案的齐全率和完整率远远没有达到标准要求。由此可见，由集团公司档案部门归档各公司独立施工的以集团公司资质中标的综合部分竣工资料，这种形式本身存在着许多弊病。
　　
　　1、重复整理使档案人员工作量增加。这些项目的竣工资料是由各公司档案人员整理归档后再移交集团公司档案部
　　门，这就需要档案人员耗费大量精力进行二次整理。集团公司下属7个子公司，除一公司、四公司有2名档案人员，其它公司只有1名；而除二公司、三公司和五公司的档案人员是专职，其它公司的档案人员除整理文书、会计、科技和声像档案的正常业务外，还要承担办公室的一些其它事务性工作，比如文件处理、复印、用印及领导交待的临时性工作。而工程档案的催收是一项长期性的工作，每个公司每年都有几十个在建工程，所以仅科技档案一项工作就需要专门的人员去进行催收，更何况还有那么多其它的工作，一两个档案人员根本就力不从心。
　　
　　2、移交不能保证原件。各公司以集团公司资质中标的项目从人员到设备，从管理制度到竣工资料的验收，都是由各公司在项目上独立进行的。而竣工资料在形成时经常只有一份原件，有的原件直接由建设单位或者地方政府归档，具体参与人员都无法留存原件，更不用说移交给各公司和集团公司档案部门。复印件使用时发挥不了原始凭证的作用，其利用价值和使用价值微不足道。从5年多已移交归档的这部分竣工资料使用情况看，几乎没有集团公司本级人员借阅调用过，各部门在查阅相关资料时，也是和各公司对口业务部门联系，取得所需要的材料。
　　
　　3、给各公司的投标工作带来不便。各公司的投标部门平时编写标书时会经常性地使用中标通知书、合同以及竣工验收方面的资料原件，而近年来开标时也需要提供原件，这也是集团公司档案部门无法收集到原件的重要原因之一。原件利用率最高的就是投标部门，甚至各公司的档案部门都无法归档原件，全部在投标部门留存使用，如果强制性地要求移交到集团公司归档，势必给各公司的投标工作带来诸多不便。同市的公司可以在投标使用时到集团公司档案部门借阅或者调用，那其它外地的公司使用时又该怎么办呢？总不能用一次便派人来取一次或者档案人员邮寄一次吧？更何况各公司的投标工作每天都在做，频繁使用原件，又怎么解决这个问题呢？如果因为原件归属问题影响工程任务的承揽，那就真是因小失大了。