浅谈档案信息管理与知识管理之融合

　　三、知识管理对档案信息管理的创新
　　1、知识管理可以完善档案信息管理职能
　　作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

　　2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造
　　业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。
　　3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术
　　知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。
　　所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。
　　四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
　　提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。
　　五、知识管理有助于提高档案管理人员素质
　　现代管理飞速发展，在许多管理职位，从业人员的素质都在不断提升，而档案管理人员的素质一直是影响档案信息管理水平的重要制约因素。知识管理要求作为参与信息管理、知识管理的档案工作者必须掌握管理学和现代管理知识，熟悉业务流程，提高自身素质。从这个角度来讲，档案信息管理与知识管理的融合将有助于提高档案管理人员的素质。这是档案信息知识管理的前提，也是结果。从时间角度讲，知识管理有助于完善档案人员的知识结构，提高档案人员掌握现代信息技术的能力；有助于档案管理人员发挥自身的创造力和潜能；还有助于档案管理人员了解客户需求，提供知识服务。因此档案信息管理工作创新离不开知识管理，知识管理使档案信息资源优势不仅止于历史研究之用，档案人员的目光将投入到广泛的社会需求中去，档案人员将尽可能利用一切可利用的档案信息资源，多层次、多角度地为社会生活各领域服务，不断对档案信息去粗取精，创造社会服务价值。我们希望档案工作者能够通过自身的努力，成为成功的信息主管和知识主管。
　　随着知识经济的到来，知识管理将遍及社会各个领域，它将使大到一国、小到企业、机构和个人摆脱传统资源或资本的限制，获得新的竞争优势，因而具有强大的生命力和广阔的发展前途。在现代化的信息社会中，信息是一种极为重要的战略资源，但是，信息不是知识。只有经过一系列的有机地结构化、系统化的信息才能够称之为知识。在新的知识经济形势下，只有使知识管理与档案信息管理的对象快速转化组织机构的竞争优势，这样组织才能去芜存菁，才能让组织储备能量，保持竞争优势，以迎接新的机遇和挑战。