刍议档案管理信息化
来源:岁月联盟
时间:2014-03-26
一、档案管理信息化的内涵
(一)档案管理信息化的定义
档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案资料通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用,以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工,就要求根据不同专业、不同行业的具体特点,按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总,以实现信息化管理。其特征如下:①档案信息的数字化和网络化;②档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;③档案信息利用的共享化;④档案信息服务的社会化。
(二)档案管理信息化的主要内容
档案管理信息化内容包括:①信息化的基础设施建设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络,它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,其开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一,主要包括电子文件的归档和电子档案管理,档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用,逐步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本,对其他各个要素的发展起着决定性作用。
二、档案管理信息化发展的制约因素
(一)档案信息化管理基础工作不牢
主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏,硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等,由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障,而且设备的后期维护成本也较高,资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备,纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响,快捷高效的信息化管理便无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范。比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段,缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式,导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式,增加了信息化管理的工作量和工作难度。还有一些电子表格,同一种表格不同部门或人员填制的格式互不相同,也增加了档案整理、归档的难度。如各类表格,其填写往往缺乏完整性,备注栏填写各式各样等情况大量存在。同时,在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求,存在很多人为主观因素。
(二)档案信息的保密安全性差
档案信息需要共享,这是由档案信息资源自身的特点决定的,档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目标。而信息共享具有限制性,即在一个特定范围内共享;档案信息又在一定程度上具有保密性。但是,在信息化管理中,由于网络等技术的应用,使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加,除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵,工作人员无意泄露等情况外,电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外,由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的,泄密具有很强的隐蔽性,几乎无法判断档案信息是否被非法复制,而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播,很难实现泄密后的补救控制。因此,档案信息共享与安全保密形成了矛盾。
(三)可利用的档案信息资源少
档案馆承担着档案保管和档案利用的职能,但是,长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档案馆内部组织管理,轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求;重视馆藏服务方式,轻视深层次的信息服务;重视馆藏档案信息的政治性和保密性,轻视馆藏档案信息的社会性和文化性;重视以实体为中心的“保管模式”,忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉到可利用的档案信息资源实在是太少了,读者不愿光顾。
(四)档案管理人员素质偏低
作为一名合格的档案信息化管理工作者,不仅要掌握计算机理论知识和运用技能,熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力,把有价值的档案信息有效的传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求,因此,只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作,但是,囿于我国传统的用人体制,再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限,这就使得现有工作人员接受培训机会渺茫,优秀人才又难以被吸纳进来,直接导致档案队伍综合素质普遍不高,严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。
三、实现档案管理信息化的对策
(一)夯实档案信息化管理的基础
首先是要加强硬件设备的配置。由于档案工作向来不受单位的重视,档案部门必须正确认识自身所处的地位,多方面争取领导的支持,并将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中,才能更好的获得支持,从而改善设备条件。需要充分配备的硬件有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。设备配备要把握一个原则:既满足工作需要,又节约成本。对于这些设备,档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护,保证设备的正常工作,不影响信息化管理的工作效率。