试论档案目录与政务信息资源目录体系的关系
来源：岁月联盟
时间：2014-03-26
4、著录要求。在《档案著录规则》和《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中,分类号分别为必选项、可选项,且均无著录类目名称的规定;在《政务信息资源目录体系》中,“信息资源分类”是必选核心元数据,其中包括分类方式、类目名称、类目编码等元数据元素。这在一定程度上体现了档案分类标识和政务信息资源类目编码在检索利用频次和各自目录系统中地位的不同。
(三)档案目录与政务信息资源目录体系编目技术的比较
随着计算机技术的发展和普及应用,纸质档案目录逐渐淡出,档案目录数据库形成规模。由于我国尚未出台全国统一的档案目录数据库结构标准,因此本文参照《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》及《政务信息资源目录体系》编目系统技术要求,对二者主要的编目技术进行比较。
1、档案编目要根据目录作用和编目对象特征、级次、序列等,有针对性地具体设定符合实际利用需要的各种档案目录数据库结构表、使用说明与数据交换格式。政务信息资源的编目要根据编目对象的具体粒度采用不同的单位编目。
2、档案目录数据库普遍为Xbase关系型数据库。在编制档案目录时,首先根据规定,在数据库管理系统中设定目录字段名称、字段名、字段类型、字段长度等,再由人工将著录信息插入到该数据库相应的表格中。而插入过程只能针对事先定义好的字段结构。这一过程对未被事先定义字段结构的著录内容无能为力,除非更改数据库结构,如增加表的字段或者新的数据库表。跨平台、跨系统的数据交换是通过扩展名为.DBF的Xbase关系型数据库文件格式实现。⑥经过压缩、分割处理的数据交换文件,应将其解压缩、合并后再进行交换。⑦
3、政务信息资源目录体系基于XML技术。XML应用面主要分为文档型和数据型两种类型。前一类型中,XML存放整个文档的XML数据,然后XSLT将XML转换、解析,结合XSLT中的HTML标签,最终成为HTML显示在浏览器上。而后者则是利用相关的XML API(MSXML DOM、JAVA DOM等)对XML进行存取和查询。XML还可以作为信息传递的载体,主要是为分布式应用程序服务。XML文本本身不仅可包含信息内容,还涵盖了信息结构。只要是格式正确的XML文本,都可以随时添加到数据库里,并可以与分布式的应用进行数据交互。比较而言,XML和数据库的联合兼有关系数据库和面向对象数据库的优势,因此基于XML技术的政务信息资源目录比目前的档案目录数据库更具扩展功能。此外,对编目对象、分类技术等的比较前文已有表述。
三、档案目录体系
与政务信息资源目录体系的交互融和
基于档案目录与政务信息资源目录体系的内在联系及上述异同点的比较,我们可以考虑在现有的档案目录与政务信息资源目录体系之间建立交互渠道。具体做法是建立档案著录项目和政务信息资源目录体系核心元数据的映射关系,利用已有技术,采用现阶段比较流行的WEB数据库方式进行处理,使系统可以根据用户的检索请求,检索相应的目录数据库,并将查询记录,以WEB的形式反馈给用户,同时实现多种模式检索服务,满足不同权限用户异地查询需求。在实际操作中应考虑的问题主要有:
1、检索质量。档案著录项目和核心元数据在含义、编排组织、条目涵盖范围、特征等方面存在差异,如不能严格定义好映射关系,可能导致映射不清,扩大或缩小检索范围,从而影响查全率和查准率等检索指标。
2、档案馆内各目录数据库之间的系统关联。档案馆如不能将各层级、类别的目录数据库系统组织关联起来,充分发挥、扩展如档号等共有著录项目功能,将不利于实现两个目录体系的双向映射,还可能增加检索的复杂度,从而影响检索质量与效率。
3、使用权限。档案目录与政务信息资源目录体系建立交互,在为利用者提供便利的同时,也可能带来档案内容安全的高风险,因而还应考虑对不同档案利用者加以权限设定,设置针对立档单位、查阅已开放档案、查阅未开放档案、查阅公民个人档案信息等的不同接口,以满足利用者通过一体化利用服务平台,在相应权限内同时查阅档案和政务信息资源中有关信息的利用需求,并尽可能保护好档案安全,避免未到期或不宜开放的档案向社会开放。
总之,我们可以尝试利用档案目录和政务信息资源目录体系之间的关系,建立交互渠道,以促进档案和政务信息资源的共享和利用。但是,我们也不能忽视实际操作中可能出现的上述或是更多有待进一步研究探讨的问题。
注释:
①DA/T18-1999《档案著录规则》
②③GB/T21063.1-2007《政务信息资源目录体系 第1部分:总体框架》
④GB/T15418-1994《档案分类标引规则》
⑤孙钢.档案目录学.档案出版社,1991
⑥⑦北京市档案局.北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式.2007-02-02
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