谈企业档案工作的全过程/全方位和全员式管理

　　为了实施企业档案的全方位管理,一方面企业档案部门应当制定相应的归档制度,明确企业各类档案材料的归档时间、归档内容和归档要求。这就要求企业档案人员熟悉企业各个职能部门的职责内容和职权范围,并且根据企业职能部门的调整和变化,适时地作出修订和补充,使归档制度能够具有很强的操作性。另一方面,有了规章制度之后,工作的成败与否还是事在人为。作为企业档案人员,要学会转变立场、转变观念,要把企业各个职能部门作为自己的服务对象,在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助,而不仅仅是在年终或次年年初归档时才发现问题,提出整改意见。
　　在实施企业档案全方位管理中,多年来一直强调和坚持的科技档案工作的“四纳入”、“五参加”是一项很有效的措施。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序,纳入生产、科研、基建工作计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围,纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指科技档案部门和科技档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明,只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一有效的措施,科技档案的全方位管理才能真正得到落实和体现。
　　
　　三、档案的全员式管理就是指企业中的每个职工都或多或少的与企业档案管理工作有着联系,因此每个职工都应当关心和支持企业的档案管理工作。
　　
　　有人可能会说这种提法太宽泛了,企业档案管理工作怎么会牵涉到每一个职工呢?或许是大家一时没有想到这个问题,我们每一个职工都填写过职工履历表,都签订过劳动合同书,这些就是档案。你如果在填写或者签订过程中,不按照规定的要求去做,将来这份履历、这份合同就有可能会给你带来意想不到的麻烦甚至是不可弥补的损失。最近两年,笔者所在企业有不少老年职工到企业档案室里来查找自己二十多年前办理的领取独生子女费的申请书。为了什么?为了自己退休时能够领取一笔一次性的独生子女补贴费。当时办理的独生子女证因为保管不善遗失了,没有证就不能给你补贴费。这就想到了厂里还有当时办理独生子女证的申请书。当这些老年职工找到这份材料时都很高兴,说多亏了厂里保管得好。还有不少职工在评聘职称时要查找自己当年获奖的材料,也很高兴地在企业档案室查到了有关材料,派上了用场。这样的事例都使职工确确实实感受到了档案的价值和它与自己的密切联系。
　　当然,与企业档案管理关系最为密切的还是我们的科技人员和管理人员,因为这些人员在各自的工作中会随时随地的产生科技与文书材料,这些科技与文书材料中就有许多是应当归档保存的。因此在谈到档案的全员式管理时,要强调两点:一是我们每一个科技人员和管理人员要树立较强的档案意识,当你在工作中开始形成科技与文书材料时,你就应当按照企业的有关规定,规范这些文件和材料的制作,保管好这些文件和材料,以便于今后的归档工作。二是我们每一个科技人员和管理人员在工作中所形成的科技和文件材料,只要是企业规定必须归档的,它都是企业的财富,而不是哪一个人的私人财产,因此这些文件与材料的处置权在企业,而不在个人。我国《档案法》第十条明确规定:国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。也就是说,企业的每一个科技人员与管理人员在职务活动中形成的科技与文书材料,只要是企业规定必须归档的,都应当无条件地向企业档案部门移交归档,列入企业国有资产的管理范围,实行集中统一管理。只有当我们每一个科技人员和管理人员都树立了较强的档案意识,并且在工作中自觉地、积极地支持和配合企业档案管理工作,那么我们才可以说企业档案实现了全员式的管理,企业档案管理工作才也有了扎实的基础。
　　当前,档案工作的手段和设施有了极大的变化和进步,档案实体和档案管理的内涵也越来越丰富多彩,档案工作需要变革和创新,但是这种变革和创新必须以“三全”理念为原则和核心,这样才能少走弯路而卓有成效,才能提升档案管理的整体水平,使企业档案管理工作与时俱进,并得到长足的发展。