关于构建档案专业社会化服务体系的思考

　　1.打造核心竞争力:中介机构要在市场竞争中站稳脚跟,必须具备自身的核心竞争力。概括起来,应该做到“四化”:个性化、专业化、知识化、网络化。首先要把用户的需求作为风向标,准确及时地提供有针对性的个性服务。其次要能够为社会提供专业性强的技术事务服务,如价值评估鉴定、修裱、缩微制作、消毒杀虫等。第三要能将显性和隐性知识进行集成整合,有效地解决用户某方面急需的知识空缺,实现档案信息内容的增值。第四是要充分利用现代化技术管理和传播,利用内容丰富、功能完备的网络平台提高服务效率。
　　2.积极向新领域拓展:随着社会的转型和发展,对档案的需求拓展到多个领域。中介机构要善于把握市场的变化,积极介入到新领域的档案服务中。如为大量民营中小企业制定档案管理方法和体系,长期帮助其整理档案;代存、整理撤并企业的档案;为重点建设项目单位提供咨询、评估等服务。还有比如物业管理档案、信用档案、破产清算档案等多个领域都有待档案中介机构去挖掘开发。
　　3.构建良好营销渠道:要做好市场服务,必须有稳定并高效成长的用户群体。良好的营销渠道可以有效培育用户,促进市场的启动与拓展。中介机构可以通过聘请信息员,提供一定量的需求信息,并提供相应奖励。根据收集的信息,建立用户信息平台,全面掌握用户群甚至是潜在用户群的基本情况,据此制定不同的服务策略。要根据用户对服务满意度的调查和反馈,随时调整改进服务内容和质量。
　　4.加强与档案部门联系:一方面中介机构要接受档案行政管理部门的监督指导,另一方面中介结构应该积极主动加强与档案部门进行具体业务的沟通交流,要及时学习档案法律法规和业务标准,以便更好地承接由档案部门转移出来的微观管理职能。目前很多档案馆已经开展了部分业务外包,甚至有些政府机关和企事业单位已经将档案业务进行了整体外包。因此中介机构要争取获得档案部门的推荐,积极参与到档案业务的外包项目中。
　　5.做好行业自律:中介机构要自觉接受工商行政管理部门的行政监督和档案行政管理部门的业务监督,依照《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》、《档案法》开展各项业务活动。市场经济是法治经济,行业自律是市场机制作用的重要形式,比行政监督更具有针对性和及时性。中介机构唯有自我约束,依法经营,增加服务的透明度,做到公正、规范、守信,才能树立良好的信用度,得到用户的认同,令用户满意。
　　
　　三、统筹档案行政部门与中介机构的协调发展,促进档案事业与社会融合
　　
　　档案中介机构伴随着档案事业的发展而出现,反过来又推动档案事业的发展。虽然档案行政管理部门与中介机构的职能不同,但两者必须以科学发展观为指导,既分工,又合作,实现统筹协调发展。档案行政管理部门要通过行政引导,培育市场,不失时机地把档案工作延伸到社会各领域,形成社会与档案事业的良性互动关系,真正构建相互促进的档案专业社会化服务体系,使档案的价值和精神在社会利用中熠熠生辉。
　　1.开展立法研究:目前国家层面上还没有关于档案中介服务方面统一的档案行政法规或行政规章,这就要求各地区的档案行政管理部门紧密结合地方实际,先行加强立法和政策研究,这方面上海、浙江、广东等沿海经济发达地区已经走在前列。地方性档案法规主要应限定中介机构的经营范围、执业人员素质、接受档案行政机关监督等方面内容。
　　2.加大宏观调控:档案行政管理部门应该对本地区的档案中介服务问题进行专题调研,掌握中介机构的数量、规模、经营范围、业务开展情况、存在的问题,制定科学的规划,引导不同规模、不同类型的机构发展,使其根据市场需求呈现出应有的层次性,必要时可以考虑一些资源的共享与整合,以培养规模化的中介机构,避免重复建设和无序竞争,从而形成合理的总体布局。
　　3.加强市场监管:按照《中华人民共和国行政许可法》规定,多数档案中介机构的设立可以不经过档案行政管理部门行政许可,这为中介机构的发展创造了宽松的环境。但档案行政管理部门应完善备案登记制度,建立中介机构信息数据库,并开展不定期的抽查。对各类中介机构应进行事后监督,例如中介服务的质量、服务场所及库房设施情况、执业人员的培训情况和业务水平等。
　　4.组建行业协会:行业协会作为中介机构维权、服务和行业自律的组织,是中介行业发展的龙头。培育和发展档案中介机构的行业协会应该尽快纳入档案行政管理部门的议事日程。档案中介机构行业协会一方面通过搭建市场平台、信息平台和技术平台,协调行业事务为会员提供服务,向行政部门反映会员的诉求;另一方面从公平追求利益的原则出发,通过会员间的充分认可,塑造档案社会服务行业的整体形象。
　　5.适度行政让位:在政府职能尚未完全转变的情况下,档案行政管理部门要本着“让利于民”的思想,逐步把具体档案工作的微观指导职能让出来,更好地发挥中介机构在推进档案专业社会化服务中的积极作用。比如可以适当参照审计制度,将一些档案年度检查或阶段性验收工作委托档案中介机构进行,在制度设计、整理方案和评估报告等环节中增强中介机构的权威性和公信力。
　　6.多种手段扶持:除了适度的职能让位,档案行政管理部门还应该利用自身的优势和掌握的资源对中介机构予以扶持。比如组织专家学者为中介机构提供创业培训、跟踪指导、诊断服务等;召开各种研讨会、交流会、报告会,为中介机构提供理论和实践上的帮助;聘请成功机构传授经验,总结教训;制定人才培养计划,为中介服务人员举办业务培训等多种方式。
　　综上所述,通过档案馆、档案中介机构、档案行政管理部门三方面的共同努力,突破界限,打破档案部门内的惰性,凝聚社会力量,扩大交流与合作,做到纵横结合,实现优势互补,共同实现档案专业社会化服务,档案的社会影响力就会进一步扩大,档案的社会化程度就会越高。
　　
　　注释:
　　① 王萍,王志才,张卫东.档案馆社会化服务的若干问题研究.档案学研究,2006(6) .
　　② 韩玉梅主编.外国现代档案管理教程.中国人民大学出版社,1995.
　　
　　参考文献:
　　1. 任汉中.档案馆社会化服务的理论探讨.档案管理,2009(3).
　　2. 赵屹,陈晓辉,朱久兰.美国的档案工作与信息服务社会化.档案学通讯,2001(3).
　　3. 春风秋水.档案中介,掀起你的盖头来,http://chunfengqiushui.blog.tianya.cn.
　　4. 郑金月.论档案中介机构与档案行政管理部门的互动关系.浙江档案,2007(1).
　　5. 王平,徐莹,张爱华.档案中介机构与档案专业服务社会化.湖北档案,2009(4).
　　6. 《浙江省档案中介服务管理办法(试行)》 2004年.