基于ISO15489的文件处置研究

　　职能鉴定法得到广泛认可和应用,除了该鉴定法更适合对文件进行批量式鉴定外,同时,职能鉴定法与越来越多地被使用的自上而下的职能分类法一致,使机构在对文件进行鉴定时,更符合文件管理的现状,更具有可操性。职能鉴定法还提出要在文件真正产生之前就对其进行鉴定,职能鉴定法的“前控性”与文件连续体理论要求对文件进行全程控制是一致的。因此,在文件处置中,采用职能鉴定法不仅有助于对文件进行全程控制,还有助于突出文件与职能机构及其业务活动的密切联系。
　　2.文件保管期限表的制定建议
　　借鉴美国、加拿大和澳大利亚等国家的先进经验以及ISO15489的要求,提出如下文件保管期限表制定建议:
　　(1)制定一份通用的文件保管期限表:国外通用文件保管期限表的内容十分全面,如美国的《通用文件期限表》包含了26类文件的保管期限。国内可借鉴这种模式,制定基本涵盖单位所有文件的通用文件保管期限表。
　　(2)制定以职能分类为基础的文件保管期限表:国外保管期限表普遍采用自上而下的职能分类方法。制定以职能分类为基础的文件保管期限表,可以与宏观职能鉴定法配套使用,同时符合按职能、活动和事务过程形成文件和利用文件的规律。
　　(3)制定更细化的保管期限:国外保管期限日臻细化,如澳大利亚《行政职能处置规划》中的:“审计后保管2年”等。进一步细化保管期限有助于及时销毁没有保存价值的文件,将有限的资源投入到有保存价值的文件上。
　　(4)制定包含预定处置状态的文件保管期限:ISO15489要求在确定文件保存多长时间的同时要预定文件将采取的处置行动,如“最后一项事务完成后的×年向档案馆移交”等。在文件管理系统捕获文件划分保管期限时,就已经确定文件的处置状态,为文件保管期限满后进行重新鉴定提供了参考和依据,有利于文件处置的自动化控制与系统实现。
　　(二)文件处置行动方案建议
　　处置行动包括继续保管,销毁或移交。当文件保管期限届满时,要对文件重新进行鉴定,并根据鉴定结果,采取继续保管、销毁或移交等处置行动。
　　1.继续保管的保护战略建议
　　经鉴定需继续保留的文件除了根据鉴定结果和文件保管期限表重新分配相应的保存时间以及预处置状态外,还需要将其保管在有利于长期保存的环境中。文件的保管是一个系统而复杂的问题,要适当地选择文件的保护战略,尤其是电子文件的保护战略,要以保护文件真实、完整、可靠和可用的能力及其成本效益为依据。采取文件的保护战略不能影响原受益者的利益和原负责人的责任,即原保管机构仍对这些文件拥有销毁和其他处置行动的权力和责任。
　　继续保管的保护战略包括复制、转换和迁移:
　　复制就是在同种类型的载体(纸质/电子/缩微等)上复制完全相同的副本。
　　转换涉及文件格式的变化,但是应该确保文件原有信息(内容)没有发生变化,以及相应的元数据没有发生变化。
　　迁移指定期将文件从一个系统转移到另一个系统,从一个保管场所转移到另一个保管场所,迁移的目的是保证文件的完整性和可用性。
　　2.销毁的法律授权建议
　　经鉴定已无保留价值的文件,要在授权的情况下果断及时地销毁。文件管理系统中的销毁是指在日常业务活动中从操作系统系统地和常规地删除文件的工作。只有在下列条件下,才能对文件采取销毁行动:不再需要的文件或需要文件作为证据的工作已完成、法律诉讼或调查都已结束。
　　销毁过程是不可逆转的,所以在销毁文件实体时,要遵循以下规则:
　　(1)销毁工作必须经过授权;(2)诉讼或调查悬而未决或正在进行的相关文件不能被销毁;(3)销毁文件时仍须保证文件所含信息的机密性;(4)批准销毁的所有文件副本都要销毁,包括安全副本、保管副本和备份副本。
　　按国际惯例,文件的销毁需要有法律依据,我国应该在档案法的修订中明确文件销毁的问责机构及其权力与责任,使文件销毁有法可依,在合法的程序下进行。
　　3.移交的时间和范围建议
　　经鉴定具有永久保存价值的文件,要在同级档案行政管理部门的指导和监督下,向本级档案馆移交。永久档案的移交要明确移交的时间和移交范围。国家档案局1983年4月26日发布并实施的《档案馆工作通则》对档案馆接收档案的期限作了相关规定:省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案;省辖市(州、盟)和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。为了更好地做好永久档案的移交工作,国家档案局应制定规范,要求各机关及所属单位要定期向本级档案馆汇报本单位应向档案馆移交的永久档案的目录,以便各级档案馆从整体上控制这些具有永久保存价值的文件的移交工作。
　　各级档案馆是接收和保管永久档案的机构,但《各级国家档案馆收集档案范围的规定》只是从宏观层面规定了各级档案馆应该接收的范围,各级档案馆在接收时,还需要对拟接收的档案进行认真的鉴定,操作起来比较繁琐并且任务也很艰巨。国外,对永久档案的控制由来已久,如英国1962年就出台了《公共文件永久性保存的选择标准》,美国1976年也通过了《永久文件鉴定指南》,并且对这些标准或指南不断更新。具有永久保存价值的文件是国家的重要资产,国家档案局应制定永久档案鉴定标准或永久档案移交目录,以此控制与国家经济发展和社会稳定相关的永久档案。
　　(三)文件处置审核方案建议
　　要定期对文件处置进行审核,将文件处置纳入风险管理体系,对文件处置规划、保管、销毁以及移交等环节中可能产生的风险进行规划、分析、应对以及监控。
　　1.文件处置规划的合规性:要制定符合法律要求以及现实需要的鉴定标准和文件保管期限表。在制定处置规范或工具时,要培养文件资产管理观念,采用风险管理方法,捕获具有保存价值的文件并提供合适的保存时间以及相应的处置状态。
　　2.文件保管的长期保存性:ISO15489指出文件的长久保存要求保护文件的真实性、完整性、可靠性和可用性以及保障文件的成本效益。要提前分析文件保管可能存在的风险,并做好相应的应对和监控措施,保障文件的安全。
　　3.文件销毁的法律授权性:要制定文件销毁规范,明确相关文件管理机构、文件管理者以及文件生产者在文件处置中的职责和权限。ISO15489指出文件的销毁行动需要在法律授权的情况下才可以实施。
　　4.文件移交的及时可控性:要制定文件移交规定,规范文件的移交范围、时间、要求以及手续,明确各级档案馆和本级单位及所属单位的职责。ISO15489指出文件的移交涉及保管权或所有权的转移,要控制文件移交工作的合法性。
　　(四)文件处置改进方案建议
　　为了保证文件处置是一个不断发展完善,不断适应外界变化要求的循环过程,本文提出了文件处置持续改进建议,包括参与人员的培训、员工职责的界定和处置结果的评价等。
　　1.培训参与文件处置的人员:文件处置是一个系统和复杂的过程,包含了鉴定方法的选用、文件保管期限表的设计以及处置行动的实施等,每一个环节都有相应的员工参与,为了确保文件处置的合规性和合法性,要对所有参加该机构文件处置活动的人员进行相应的培训。
　　2.明确机构内部所有员工的职责:文件处置贯穿整个文件管理的过程,从文件的形成到文件的销毁等,机构内部所有的员工都会涉及到文件的相关活动,要宣传本机构的文件处置办法,使机构内所有员工意识到自己在文件处置中的责任。
　　3.评价文件处置的实施结果:文件处置要不断满足法律和现实的需求,要定期对文件处置的实施结果进行审核,监控文件处置行为,并与法律要求和现实需求进行比较,不断地更新和改进现有的文件处置办法,以确保文件处置办法的充分性、高效益和高效率等。　　注释:
　　①王本源, 方荣. “文件处置单”应随同文件立卷归档. 档案学通讯,1983(2):p28-29
　　
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