计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用与思考

　　5.档案加工和利用效率亟需提高。
　　传统纸质档案材料初级加工过程中,容易损毁甚至有可能造成其文献价值的破坏;而纸质档案的高级加工——编研周期一般比较长。至于传统纸质档案查找,由于档案材料形成时间跨度长,种类繁杂,要在浩如烟海的档案材料中寻找所需的档案信息,仅靠人工检索和调阅,远远不能满足信息时代利用者的需求,很难适应时代发展。
　　
　　三、档案信息化需要主动出击,进行文件全生命周期的管理
　　
　　现代信息技术的应用,为充分开发利用馆藏档案信息服务,创造了必要的条件。变被动为主动,抓住机遇,用信息化手段提供更好的服务,才能够让档案馆永葆活力。目前,档案馆对文件的形成、格式是否符合档案归档提出的新要求正是主动行为的一个表现。首先,现代信息技术的应用使科技档案的整理和编研周期迅速缩短。通过整理和编研,可以使科技档案信息内容进一步系统化和优化,信息密度和传递速度大大提高,以及时、准确地为经济技术决策提供可靠的依据。其次,在提供利用方面,现代信息技术的应用,可以方便快捷地满足利用者对科技档案信息的需求。研究院未来的档案信息管理系统中,可以包括在局域网上建立的用户介面友好的查询子系统。对于燕山分公司研究院外部用户,可引导其按权限浏览本站点信息,并为用户方便地索取档案信息提供技术保证,以期扩大社会影响并提高知名度。对于研究院内部用户,根据用户权限,以数字化的形式通过局域网传输为各业务部门提供必要、及时、可靠、大量的基础性原生科技信息。满足各部门日常工作自动化过程的信息需求,为各部门开发利用提供基础条件,充分实现档案信息共享,并为整个研究院的信息化工作发挥基础性的支撑作用。
　　传统纸质档案占用空间相对较大,因此用于扩展档案库房空间和购买档案装具的投资会随着时间的积累而不断增大。而且珍贵的纸质历史档案,随着时间的推移和利用次数的不断增加,会出现破损现象。因此,对档案的存储条件和利用方式会提出较高的要求,如档案馆应保持一定的温度和湿度,珍贵历史档案只能以复印件形式利用等等。现代信息技术的应用,对于节约人、财、物力,以及对馆藏历史档案的保护等都具有重要意义。
　　新时期,无论从应对外部变化还是推动内部管理,企业对档案资源管理提出了更高的要求,企业要提高档案资源管理和开发水平,就必须重视并大力推进档案资源管理的信息化建设。只有建立起一套行之有效的档案资源信息化管理机制,企业才能从容地在未来的市场竞争中取胜。
　　
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