档案装订与档案利用交互发展考略

　　二、从档案装订与档案利用互动关系中得到的启示
　　
　　1.档案装订方法受到多种社会因素制约。人们采用何种方法装订档案并不是由自己的主观愿望决定的,而是受到政治、经济、科技和人文等多种社会因素制约。上个世纪五十年代,采取硬卷皮以卷为单位合订文件方法,一是因为当时档案全宗形成单位经营效益水平低下,需要减少档案装订费用;二是重管理轻利用,档案保密责任重大的政治原因;三是受科技发展水平制约(包括档案盒生产高成本影响),无法制造出物美价廉耐用的“轻薄”档案盒来。1983年笔者刚刚从事档案工作时,本单位使用的档案盒是在丹东制作的,这种档案盒每个8元,重达350克,是牛皮纸裱糊,内用粗糙纸板,受潮后变形,必须将文件装盒并保存在密封的铁皮柜内,另行具备良好的防潮防霉变措施,投入到档案装订和保管上的费用很大,且效果不好。时过境迁,今天的政治、经济、科技和人文诸方面进步,使得档案文件纸质、字迹形成材料和保管条件日趋理想,物美价廉质地轻薄坚固耐用的档案盒普遍使用,以及多种载体文件的有效预期保管,更是增加了档案安全系数。这种情况下,采用简便高效的装订(固定)方法,自然是可取的。
　　2.档案利用决定着档案装订方式。回顾历史不难发现,档案利用形式的转变必定使得档案装订形式发生变化。上个世纪五十年代,各种因素制约了档案利用,以安全保密为重心的档案管理,可以忽略档案利用便利与否,只求易于保管即可。硬卷皮以卷为单位将文件合并线订的案卷,便是那个时代的产物。如果人们至今还坚持那种档案装订方法,是无论如何也适应不了现在的档案利用工作局面的。频繁的、多方位的、远程的档案信息传输功能,档案信息网络化管理以及数字档案的普遍利用,使得纸质档案利用相形见绌,日益被冷落。新的档案利用工作局面,必将推动档案装订工作产生历史性和根本性的变化。
　　3.档案装订最终将退出历史舞台,符合一般事物的发展变化规律。世界上,乃至宇宙间的任何事物,都是在某一历史过程中产生,又在经历了或长或短的时间后灭亡,档案装订这一事物也必然遵循这一客观规律。2009年,笔者因参与编修《中国铁路志》去历史档案馆查阅相关案卷,所提供的全部为电子档案,按照档案馆现行规定,档案原件一律不再提供查阅。笔者又闻,在中国铁道建筑总公司、西安飞机制造公司等许多大型国有企业的档案馆,档案数字化工程在近几年基本完成,纸质档案利用将成为历史。在档案利用发生如此巨大变化,档案装订工作将如何动作呢?笔者在此作出的预见是:在将少数确无保存价值的文件从中剔除后,本单位形成的文件以年代为保管单位,以文号大小为次序,打捆放入档案柜中保存,外来文件经过鉴定后也是如此处理。在纸质档案利用活动退出历史舞台之后,纸质档案的装订工作也必然一同退出历史舞台。取而代之的是,全天候、全方位、虚拟的数字档案网络查询利用。人们足不出户,便可在计算机网络语音互动系统中利用到所有向社会开放的档案信息。