刍议法院诉讼档案管理体系的完善

　　
　　二、完善诉讼档案管理体系的设想
　　
　　(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制
　　1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定,国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定,档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分,法院是国家审判机关,以法院为全宗单位,以全宗为核心,实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案,只是做到了分级管理,没有体现集中统一的优势。
　　建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心,建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房,保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。
　　2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证,制定新的诉讼档案管理制度办法,重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释,重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型,为各项考核提供公平、有力的基础数字。
　　3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统,将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化,达到真正的无纸化审判。
　　4.科学配置人力,强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性,法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员,都应当保持档案队伍的相对稳定,保证档案人员政治过硬,不断提高档案人员的业务能力。
　　5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项,以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。
　　
　　(二)诉讼档案信息化的解决思路
　　1.标准先行,科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准,指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下,作为诉讼档案电子化的基本依据,并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守,以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。
　　2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准,统一软件,保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集,真正实现由上到下的四级档案管理体系。
　　3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后,在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统,与现有的法院案件信息管理系统整合在一起,凡是上诉或进入审判监督程序的案件,根据一定的审批程序,向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量,缓解审判庭和法院档案部门的工作压力,也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。
　　4.诉讼案卷数字化并卷。在诉讼档案管理中,同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗,如减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗原则上都应该采取并卷的方法进行管理,达到全面掌握案件各阶段审理情况的目的。
　　5.利用电子标签技术实现实体卷宗的动态管理。如果将电子标签技术应用在诉讼档案库房管理中,采用电子标签技术、计算机网络系统与档案目录数据库相结合,实现对档案实体动态、有序的管理。
　　总之,随着诉讼档案业务向着专业化、信息化方向发展,诉讼档案管理工作在信息时代的审判活动中将会占有越来越重要的地位。法院诉讼档案管理体系如果能够及时改进组织架构,实现科学有效的统一领导、分级管理,及时抓住科技强院的有利时机,真正实现诉讼档案信息化,将不仅会给法院档案管理工作自身带来便利,还能够将全社会稀缺的法律资源实现共享,在更高层面上推动审判工作的公平、公正与高效,进一步推动全社会的法制化进程,为构建和谐社会做出积极的贡献。这正是我们当代法院档案管理工作人员的职责所在。