做好档案馆的接待查阅工作

　　四、做好协查工作
　　
　　协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门槛往往比较高,如需领导层层审批,要正式介绍信,内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作,对利用者大多不是推诿就是找不到人,使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆(室)没有收费依据标准,造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。4、在个别档案室里,给利用者开具的档案证明,一些部门“不买账”,有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”,因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路,把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆,这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期,要彻底解决以上问题,为利用者做好协查工作,就显得更为重要和必要。通常为利用者协查的具体做法是:首先,档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放,使利用通过导查能在较短的时间内,掌握档案馆馆藏的内容,为利用者查找档案提供有价值、有意义的线索。其次,向利用者明确档案馆在查档上的主体地位,即有统一、有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。第三,在档案馆内统一查档制度,统一收费票据,统一收费标准。最后,根据利用者的要求,档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。
　　
　　五、做好陪查工作
　　
　　近些年来,各级各类综合档案馆都开展了档案寄存业务,特别是国企改制后的国有企业档案大量进入综合档案馆里,带来了利用者查档上的突出矛盾。一是查阅量大。有时为了研究历史上某一重大事件或某一个问题,如经济案件、历史事件等,需要查阅几百卷甚至上千卷档案资料。二是查阅档案的连贯性很强。如查某一大的工程出现的经济案件,查阅企业改制、企业房改问题等,不仅要查其基本的基建档案、文书档案,同时还要查阅会计档案,另外在会计档案中又有凭证、账簿、报表,账簿中又会有总账和各分类帐表等。三是这一类问题查档的不确定因素很大。有时要按照问题、历史事件的线索顺序查阅,有时要逆查,有时要横向查,如会计总分类帐表等,甚至有时还要临时查找线索,如当事人口述依据等。四是查档的专业性强。比如查阅会计档案,就必须具备很强的会计专业技能和知识。工程中经济案件,大的历史事件也是如此。这种查阅需求的特殊性很大,档案馆如果按正常的调卷查阅的话,是很难应付的。至少需要3个人为其提供服务,库管员调卷,接待人员收卷,库管员一天进出库房多次,调卷量大,很辛苦,而利用者往往还不满意。这就需要实行陪查,即档案馆工作人员陪同利用者到档案库房查找利用者所需的档案。把利用作为最大追求目的的国家级综合档案馆,依据单位部门利用档案的实际,适度展开陪查业务,一方面能满足利用者查档的特殊需要,又充分体现了综合档案馆在工作上以人为本的思想理念。但要依据实际从严掌握,非特殊情况不可开禁,而且要实行严格的登记审批手续。陪查时档案馆陪查人员应努力做到以下三点:1、进库房查档的利用者人数,通常不得超过两人。2、利用者不能带包、纸、笔进库房。有需利用的档案,利用者可在其中的卷内夹纸条标记,以便复印利用。3、陪查人员应有高度的责任心和警惕性,要随时注意利用者的行为。