农业科研所如何加强文书档案的管理工作

       二、改革设想
        1.健全档案管理制度，提高档案管理意识  
        归档文件整理前需要制定文件材料整理与归档办法、归档范围与保管期限表、不归档文件处理办法等相关制度，其中还包括收发文登记制度、传阅纪录制度、打印留存制度等文书处理制度。通过制度规定，将文件材料的收集列入文书人员的岗位职责。传阅文件应由专人负责，保证办结文件的归档，保证公文载体材料的寿命，保证公文格式、用笔、签章的规范化。档案人员要定期对收集来的文件进行筛选，按照统一的分类标准进行分类，确保材料的内在质量。
        文书档案的管理工作与领导的重视和支持是分不开的，尤其是秘书直接参与文书处理各环节，直接参与大部分文件材料的形成过程，得到他们对档案工作的支持，就保证了一批重要文档材料的质量和来源。因此，作为一名档案工作者，除了了解自身工作对象和职责外，还应向领导和业务人员进行宣传，提高他们的档案意识，让他们更加重视和支持档案工作，发展档案事业。
        2. 加强档案知识学习，提高档案管理人员素质  
        从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能。不仅要熟悉农业科研工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，要拓宽视野，了解农业发展的现状及发展动态，努力去多思考，多研究，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型的转变。
        3.及时收集文件资料，确保文书档案的完整性  
        收集资料是档案管理工作的首要环节，在档案管理工作中处于基础地位，只有认真做好档案资料的收集整理工作，才能保证档案管理后续工作的开展。收集的材料应该突出本机关主要职能活动和基本历史面貌的特色，应是本单位活动中产生的有价值的文件材料。如单位重要的农业科研活动、外事活动、经济活动形成的材料。档案员要做收集这方面材料的有心人，千方百计拓宽收集渠道，掌握收集主动权，还要有主要超前意识，了解有关部门需要什么，从而提供超前有效的服务并及时收集文件。在整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，并按短期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。
        文书档案作为一个单位历史的记录，是单位的宝贵材料，必须实行集中统一的管理，确保单位文书档案的完整性和系统性，以充分发挥它在单位建设中的作用。