关于档案信息服务中隐私权的保护问题研究
来源:岁月联盟
时间:2014-04-25
(二)加强对个人档案隐私权的管理与技术保护
1.在档案管理中采取措施
这是合法利用档案信息的前提条件,要求对涉及公民隐私权的档案进行鉴定与区分,使之与一般档案区别对待,分开保管,做到有关档案的完整、安全和保密。目前,档案法规对涉及公民隐私权档案的划分并不十分明确,在实际工作中不易操作,这种状况亟待改善。
利用者在利用涉及隐私的档案时,只限于达到既定目的,当按规定获得了对档案的利用权后,可对这些档案进行阅览、复制和摘录,但不得将其以现行档案法规中明令禁止的形式对外公布,不得擅自传阅、散布、发表这些涉及他人隐私的档案内容。档案工作者有必要在提供档案信息服务过程中向利用者说明有关注意事项。
2.网络化过程中的保护手段
相对于传统的纸质档案而言,在档案信息网络化过程中,可以采取的技术保护手段可谓多种多样。现在已经有了Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台(P3P)、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案网站保护个人资料的技术也有很多种,比如:档案馆为了禁止未获授权的人截取或查阅个人资料,可以通过设置本网站运行的服务器,自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱,只供获得授权的人查阅。
(三)提高档案馆保护隐私权的自律性
“自律”是档案馆保护隐私权的一条重要原则,即通过档案馆采取自律措施来规范自己在个人资料收集、存贮、传输利用中的行为,达到保护隐私权的目的。
1.档案馆应开展档案开放利用的鉴定工作
组织鉴定小组及时鉴定需要开放利用的档案,着重分析档案涉及隐私的内容和本馆档案的类型,从而确定哪些档案涉及个人隐私,属于控制范围。对个人资料的重要程度划分等级,以决定采取不同的保护措施。档案馆还要建立一些规章制度,避免使所有的档案馆人员都能接触到敏感的个人资料(如出身、种族、政治倾向、宗教信仰、犯罪记录等),确保只有经过批准的档案馆人员才能收集、查阅、传播这些个人资料。对于已到开放期的档案,要严格按照《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的相关规定,对拟开放档案组织认真鉴定,以决定包含个人资料的档案的开放时间、开放方式和范围。
2.档案工作者要注意保护他人隐私
档案馆向社会提供档案信息服务这一工作性质要求档案工作者必须熟悉馆藏,以方便利用,因此,档案工作者更容易了解到档案中所涉及的他人隐私。档案工作者更要注意保护他人的隐私,不能因好奇心或别有用心地把馆藏档案中涉及个人隐私的内容泄露于众,否则是极不道德的,也是违法的。这就要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束,强调对服务对象隐私的保护。
在档案信息服务中保护隐私权的意义不仅在于维护当事人的合法权益,满足公众对社会信息公开化需要的同时保障其隐私权,而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围,推动档案信息化进程,促进档案社会价值的发挥。这就要求档案部门在实际工作中,尤其在档案信息服务过程中绝不能忽视或轻视隐私权的保护,在宣传贯彻档案立法,保证档案信息服务工作沿着法制化的轨道健康发展的同时,不断加强档案信息隐私权保护方面的教育,提高档案信息隐私权的保护意识,使档案信息能够健康、安全地服务于社会、服务于我们的生活。