试论电子商务理念在数字档案馆服务中的理论与实践

　　论文关键词：电子商务　数字档案馆服务 
　　论文摘要：本文对电子商务理念在数字档案馆服务中的理论与实际应用做了简要探讨。 
　　 
　　1 电子商务理念与数字档案馆服务 
　　1.1 电子商务 
　　1.1.1 电子商务的概念与模式 在英文中主要有两个词与电子商务相对应：EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EB称广义的电子商务(亦称电子业务或电子商业)，由IBM公司于1997 年第一次正式使用，是许多IT企业和学者支持的观点。EC称狭义的电子商务(亦称电子交易)，在世界贸易组织(WTO)及其成员国讨论电子商务的政策性文件中就使用EC。 
　　1.1.2 与传统商务相比，电子商务的优势 第一，交易虚拟化通过Internet为代表的计算机，整个交易全部都是虚拟化设置。利用互联网进行贸易往来，双方负责人自贸易谈判、签约再到确定交易等一系列程序，不再需要当面进行，均可利用计算机互联网来实现。第二，降低了交易的成本。我们用网络实现信息传递所产生的费用比电话、信件、传真所支出要低的多。而且电子商务还可以减少一些之前传统商务所必要的开支，如：中介费、信息成本、文件处理费、广告服务费、印刷费、传播费、还有店面的租金费等。第三，减少中间不必要因素。传统贸易方式的费用过高、安排速度慢、容易出现误差等缺陷已经不存在。同时，电子商务很大程度上缩短了交易的时间，使交易双方可以直接进行贸易往来，所以，在某种概念上改变了社会经济整体运行的方式。使整个交易过程更加方便快捷有效。第四，交易的透明化。在整体交易过程中，交易双方从洽谈、签约到货款的支持、交货通知等都在电子屏幕上有所显示，双方可清晰看到，所以显得比较透明化。 
　　1.1.3 数字档案馆服务概述 何为数字档案馆信息服务呢，是指在网络环境下，数字档案馆利用计算机、通讯以及网络等现代技术来完成档案信息采集、处理、存储、传递以及提供利用等活动，从而达到“为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足档案信息用户解决现实问题的档案信息需求”这一目的的过程。 
　　1.1.4 电子商务理念对数字档案馆服务的影响 电子商务是从传统模式向网络模式转化的最终产物，带来了现代办公模式的变化，也是人类进行社会实践活动的补充力量所在。这种信息化和电子化趋势在档案管理工作中产生了很有价值的影响意义，同时也给人类带来了方便。数字档案馆中的电子商务有一明显的行业特性，它依靠网络来进行数字化信息的搜索、保存以及传递，提供信息、收付资金、以及传递商品在这一过程中不可避免地存在着。 
　　1.2 数字档案馆业务活动的开展与实施 
　　利用电子商务的支持，数字档案馆业务活动方能得以顺利开展与实施。数字档案馆提供了一项自动化程度很高的网络作业环境，这就必然要充分利用网络的高效率来提供相应的服务。在电子商务解决方案的支持下，利用电子商务交易系统来开拓业务工作的范畴、优化数字档案馆的业务流程，从而提高了服务质量以及工作业务的水平。 
　　1.3 数字档案馆中电子商务服务的意义 
　　电子商务所特有的开放性、高效性、以及互动性改变了档案信息的相对封闭状态。数字档案馆利用电子商务来实现档案信息服务的商品化、市场化。电子商务提高档案信息化发展的速度，更直接更方便的使档案利用者与档案管理工作者交流，其收益还可以弥补档案馆以及网络建设资金欠缺，让二者能充分利用现有条件来实现技术和设备的提高，以提供优质的社会服务。 
　　2 数字档案馆中的电子商务 
　　2.1 数字档案馆通过电子商务增加了商机和活力。数字档案馆通过电子商务，拥有了“事业性”、“公益性”、“福利性”等特点，强调具有社会效益的比较传统性的档案馆所特有的信息服务形式，已经不再适应现代信息技术的发展。突破了老形式化体制，从而提高服务效率，进化操作流程，这些因素是档案馆生存与发展的必要保证，也是宗旨所在。我们都知道，商务联机数据库拥有着互联网上最有价值的信息资源，用户只需要具备一定的经济支付能力，之后系统所带来的简便、快捷、高效等特性是过去传统意义上的档案馆无法比拟的。 
　　2.2 数字档案馆中的电子商务服务方式 
　　2.2.1 缴费查档：这是目前数字档案馆所提供的一项比较频繁的电子商务，它需要客户缴纳一定的费用，方能获得查阅使用数字档案馆内部的一些数据的资格与权利，从而满足客户查阅需求。