浅析中职学校电子档案管理策略

　　目前在学校档案管理中,为了便于保管和利用,两套同版本的电子文件,一套由档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。为确保电子文件的真实性,归档电子文件的格式,应为通用标准,如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,数据文件宜采用DBF文件,图像文件宜采用JPG格式等,在对电子文件进行归档的同时,应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明,必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。 
　　4　健全电子文件管理的检查审核制度。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对文书、档案部门进行管理检查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。 
　　5　规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端(专人或部门),各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理。 
　　6　严格查阅制度。学校档案保存要求完整、准确、系统、安全,便于开发利用,学校的电子档案的查阅同样必须按照档案借查制度经学校相关负责人审批,严格履行登记手续,写明查阅目的。明确电子档案是否能随意复制粘贴。 
　　 
　　(二)加大投入力度,充实硬件设备 
　　中职学校要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。 
　　 
　　(三)加强队伍建设,适应技术发展 
　　从事电子文档管理必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。一要注意引进多方面的专业人才,充实档案干部队伍,建立复合型多层次的专业技术队伍。如电子’计算机软硬件技术或数字通信技术人才,接受过大学教育的档案管理专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,对在职人员进行各种形式的再教育,使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能,以适应技术发展的需要。 
　　 
　　【参考文献】 
　　 
　　[1]谭铮培,记电子文件鉴定的特殊性[J],档案与建设,2002(1) 
　　[2]马学华,高职院校电子档案管理工作发展探讨[J],黄河水利职业技术学院学报,2008(1) 
　　[3]倪晓敏,浅谈电子文件与电子档案管理[J],机电兵船档案,2006(5) 
　　[4]韩杰,浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J],安阳师范学院学报,2003(6)