对电子文件真实性保障的需求分析

　　二、管理需求
　　
　　1、组织业务管理需求
　　文件作为组织或个人在履行其法定义务或业务活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录，是有价值的信息资源和重要的组织资产。
　　为了支持业务活动的持续运作，满足现行的法律要求，担负必要的责任，机构必须形成并维护真实、可靠、可用的文件，并确保在保管期限内的完整性。文件的真实性成为组织业务正常开展的必要条件。
　　2、政府信息公开要求
　　2007年1月17日国务院第165次常务会议通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》。该条例规定：行政机关应当及时、准确地公开政府信息。行政机关发现影响或者可能影响社会稳定、扰乱社会管理秩序的虚假或者不完整信息的，应当在其职责范围内发布准确的政府信息予以澄清。行政机关发布政府信息涉及其他行政机关的，应当与有关行政机关进行沟通、确认，保证行政机关发布的政府信息准确一致。
　　该条例不仅规定了政府必须向社会民众公开信息，而且必须保证所公开信息的真实性；同时，该条例也规定了行政机关如何公开和管理真实的政府信息。第一，行政机关不仅要保证自身公开信息的真实性，而且有义务澄清和纠正虚假或者不完整的信息；第二，行政机关之间要协调一致，保证信息的准确、真实。
　　所以说，政府在行政管理中必须要保证电子文件的真实性，不仅要保证自身信息的真实性，同时要对社会其他公开信息的真实性做出监督和回应。要实现这一点，政府部门必须要保障电子文件的真实性。
　　
　　三、信息安全需求
　　
　　电子环境下，文件信息容易被伪造、篡改或误改，并且可以做到不留痕迹。正是这些特点极易造成电子文件的不真实：可能是人为的，非法用户通过冒充合法用户、病毒入侵、黑客入侵等措施伪造或篡改文件，用户误操作也可能导致文件的改动；也可能是系统问题，包括系统差异性、机器故障、软件缺陷和故障等。 而无论是人为的因素，还是系统的问题，都会对信息安全产生不利的影响。文件的真实性受到质疑，既是信息不安全的体现，也是保障信息安全必须解决的问题。
　　
　　四、长期保存需求
　　
　　电子文件不仅要满足当前的业务需求，而且有很多要作为历史记忆长期保存。要实现这一目标首要任务就是要保证电子文件的长期保存。而由于电子文件对信息技术、信息系统以及信息载体等的依赖性，电子文件的长期保存还存在很多问题。要保证电子文件长期保存，必须对多样化的文件环境、文件载体和数字技术的淘汰率所带来的后果，以及软件系统的专用性等做出预测和计划；否则后果不堪设想。
　　德国联邦档案馆的档案工作者正在试图抢救前东德产生的成千上万份电子文件和数据库。这些文件有前东德共产党政府的行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱登记册和党内官员的人事案卷等。然而，关于产生这些电子文件的数字系统的资料已经丢失，软件编码也不清楚，而文件的介质本身也已过时，情况相当不好。“在美国，100万份美国越战档案的计算机索引已无法读取；自1958年以来的美国国家宇航员的多数研究报告正由于不完善的数据存储而面临威胁。我国第一次人口普查资料的数据磁带大部分也已无法读出。这样的案例已经不再是个案。
　　所以说，电子文件的长期保存是保证电子文件真实性的前提条件。但是只有保存的文件是真实的，对于社会的利用才是有利的。