国有企业档案资产及其特性分析

　　
　　三、国有企业档案资产的特性
　　
　　从国有企业档案与企业有形资产和无形资产的关系角度分析企业档案资产的特性，可以得出以下三点：
　　
　　1、载体性
　　企业档案是伴随企业各种有形和无形资产的形成而产生。并与其共同发挥作用。载体性体现为企业档案是真实记录企业各种资产形成与现状的附着物。有对应实体形态的档案真实记录着有形资产的状况，无对应实体形态的档案真实记录着无形资产的状况。因此，在资产评估时，评估机构必须占有与被评估资产有关的全部档案资料。并对待评估资产的账目、账卡、数据等进行核对。企业档案应该纳入资产化管理轨道，参与企业的资产评估。如中国某国有航空企业。与德国某企业合资建立一家中外合资企业中方占有51％的股权，即由中方控股，德国企业主要是以其技术入股。在合资时，由于中方没有把档案作为一种资产来作价，合资以后，当企业在生产遇到问题需要德国企业提供有关参考技术图纸时，德方却要求另外付费。
　　需要明确的是，企业档案是记录企业资产的载体，但它不等于资产的全部，对资产，特别是对无形资产的评估除考虑其形成成本外，还要计算其获利的能力。据有关材料介绍，一项获发明奖的技术，企业利用后最低直接经济效益能超过200万元，而发明者认为就几张图纸，技术转让费给5000元就不错了。显然，发明者将技术图纸的价值等同于了技术资产的全部价值。可见。明确企业档案是企业资产的记录载体，而其本身不等于资产的全部，对于科学地判定资产的载体价值和资产获利能力，客观地评估企业资产的价值具有重要意义。
　　
　　2、机密性
　　国有企业档案是企业在生产经营及其管理活动中形成的原始历史记录，其中记载有不为竞争对手和公众所知悉的，能给企业带来经济利益的技术信息和经营信息。如专有技术、经营秘诀等。《企业档案管理规定》第十条规定：“企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。”因此，在一定时期，企业档案，特别是其中的科技研究档案、生产技术档案和经营销售档案等作为企业资产的组成部分，具有较强的机密性。
　　影响国有企业档案资产机密性的因素主要有：其一，时间因素。随着时间的推移，如果企业不注重专有技术和经营秘诀的总结、发展和完善，那么企业档案则会自然丧失其科技和经济价值，从而降低其机密性；其二，传播因素。由于专有技术和经营秘诀可以通过订立合同的形式进行转让，因此，转让的次数越多，特许使用者越多，则失密的可能性就越大；其三，管理因素。因档案管理者失职或保密措施不严，会给以不正当手段窃取商业秘密的人以可乘之机，造成企业档案失密。
　　
　　3、寿命的复杂性
　　国有企业档案作为企业资产的组成部分，其寿命的复杂性表现在它的保管期限与其所记载的有形或无形资产的寿命既有一致性，又有差异性。
　　所谓一致性是指国有企业资产的寿命决定着记载资产的档案的保管期限，其档案的保管期限一般等于其所记载资产的寿命，如设备仪器的寿命是按性质可以分为自然寿命、经济寿命及技术寿命。设备仪器的自然寿命指设备仪器从投入使用开始到报废为止的全部时间，它由设备仪器的有形磨损所决定；设备仪器的技术寿命是指设备仪器从投入使用开始到因技术落后而被淘汰所持续的时间，它由设备仪器的无形磨损所决定，一般比自然寿命短，在估算设备仪器寿命时必须考虑设备技术寿命期限的变化特点及其使用的制约或影响；设备仪器的经济寿命是指设备仪器从投入使用开始到因继续使用在经济上不合理而被更新所经历的时间，它由维护费用的提高和使用价值的降低所决定。一般而言，设备仪器档案的保管期限等于设备仪器的自然寿命。又如。房屋和建筑物的寿命是指已使用年限和尚可使用年限之和。作为记载房屋和建筑物有形资产的基建档案的保管期限一般等于房屋和建筑物的寿命。
　　所谓差异性是指企业的重要档案作为企业资产的组成部分，其保管期限并不因资产寿命的终结而告结束，企业重要档案的保管期限一般应长于其记载的资产寿命。如，记载或反映企业具有典型性和代表性的基建工程、设备仪器及产品的档案，即使其所记录对象的实体形态不存在了，但因其具有研究、查考企业生产经营发展历史的价值，已构成企业不可确指的无形资产的组成部分，所以仍需继续保存。又如，专利等无形资产的寿命，按照《中华人民共和国专利法》规定，发明专利权保护期限为20年，实用新型和外观设计的保护期限均为10年。而专利档案的保管期限一般应长于专利的法律寿命。浙江省档案局、浙江省知识产权局于2007年5月联合制发的《浙江省专利档案管理办法(试行)》(浙档[2007]32号)第十条规定：“实用新型专利和外观设计专利档案保管期限应为短期，发明专利应为长期，如属于获得国家发明专利金奖或优秀奖的，应延长为永久。”正确认识企业资产寿命与记载资产的档案保管期限的一致性和差异性，有助于我们合理、科学地确定企业各种档案的保管期限，并重点保护好具有长远保存价值的档案。