归档文件整理实践感悟

　　归档文件整理是一项实践性很强的活动，然而，人们对于实践的态度与方法决定着实践的效率和结果。如果实践是机械教条的、被动盲目的、毫无进取精神的，这种实践便没有意义。如果实践是主观能动并遵循客观规律的、有着明确目标的、可以实现创新的，则是真正意义上的实践。归档文件整理实践也是这样。
　　
　　一、简约实践
　　
　　《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）与传统的文书立卷相比，彰显了简略工作程序、简化工作内容的简约精神。而《规则》出台之后的背景，便是相当数量的机关、企事业档案部门被撤销、档案管理人员大幅度精减，许多单位档案管理岗位成为兼职。一些档案人员除本职工作外还要担负秘书、打字、机要甚至信访、来宾接待等许多工作，再按传统的文书立卷方法整理归档文件，客观上已变成不可能的事情。为了适应变化了的形势，大多数单位不得不采取见缝插针、化整为零方法整理归档文件。在归档文件整理实践中，采用了文件简易分类、取消文件装订、文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法，每年用于归档文件整理的时间，由过去的2-3个月缩短为2-3周，工作效率大幅度提高，集中进行归档文件整理业已成为可能。笔者认为，从实际工作需要出发对传统方法删繁就简，才是领略了归档文件整理实践的真谛，它使得归档文件整理活动变成简约的实践活动。
　　
　　二、简约实践实现“三节省”
　　
　　简约化归档文件整理实践，同时又是“三节省”（省人力、省物力、省时间）实践。实行职能简约分类方法，不仅使过去费时耗力并令大多数人头痛的文件分类成为轻松愉快的工作，更在于它将用于文件分类的时间缩短到原来的1/3-1/5。而归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。