对高校新生档案双套制管理的思考

　　1、内容方面。纸质档案由考生报考登记表、体检表、志愿表、中学学籍材料和统考成绩单等组成，考生的成长过程清晰，内容翔实；而电子档案包括考生的报名信息、体检信息、志愿信息和高考成绩等内容，是对纸质档案信息的浓缩和数字化。
　　2、载体方面。纸质档案的信息与载体是一个整体，只要保证载体安全，信息的可识读性就不成问题，其归档形式是一种实体归档。电子档案是一种数字化的信息记录，存储于磁盘或光盘，离开计算机及相应的软件，电子文件就无法识别和传递，信息记录的存放位置不固定，可从磁盘的一个位置移动到另一位置，也可通过网络从一个载体传输到另一个或多个载体，也就是说电子档案的载体不固定，其归档的实质是逻辑归档。
　　3、功能方面。纸质档案是大学生人事档案的一部分，其功用表现在，学校可通过纸质材料上的照片、个人信息、笔迹等对身份有疑问的学生进行验证；学生管理部门和班主任、辅导员、指导教师可通过阅读学生纸质档案材料如学生填写的登记表、个人自传、自我评定、家庭状况等材料，详细了解学生情况，发现其长处与不足，加以正确引导、帮助。在学生毕业就业时，缺失纸质档案材料将直接影响学生的就业，尤其是部队征兵、国家行政单位公务员选拔等要求必须有详细的纸质档案。
　　
　　三、高校新生档案双套制管理的办法
　　
　　1、对招生过程中具有保存价值的考生电子档案进行归档。科学、规范、健全的考生电子档案是招生工作的基础，是国家公正、合理选拔人才的重要依据，对考生的录取起着至关重要的作用。因此，在工作中必须加强管理，着重做好信息管理制度与设备管理制度的建设和落实。
　　2、新生报到入学后及时收齐学生的纸质档案。目前考生的纸质档案从中学传递到相关高校的形式主要有两种。一是考生所在中学将纸质档案上交县市招办，县市招办整理后集中到省招办，由省招办按考生的录取院校，委托邮局集中邮寄到相关高校。这种办法耗费大量的人力、物力、财力，传递环节多，随着高校招生规模的扩大，不合理性日益增长。二是要对考生加强宣传教育，提高安全保密意识。因此，高校应在新生入校后及时收集新生的纸质档案，没有到位的要及时催交，对于生源地没有提供纸质档案的学生，学校只有利用招生录取时保存下来的电子档案打印学生高考的基本情况，并加盖学校招办公章作为学生的纸质档案。