电子政务环境下档案利用服务模式的探讨

　　二、现行档案利用服务模式及其局限性
　　
　　档案利用服务，是档案馆（室）为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。从总体上讲，现行档案利用服务主要有以下几种形式：
　　1、原件的直接提供利用，即直接将档案原件提供给利用者，包括“阅览室查阅”、“档案外借”和“电话查询”等形式。
　　2、复制件的提供利用，即将档案复制品提供给利用者。根据利用者的需要，对档案原件部分或者全部内容通过拍照、摄影、复印、刻录光盘等方式制作成档案原件的复制品，再将复制品直接提供给利用者，或者应邀举办档案展览、在公众媒体上播放。
　　3、编研成果的提供利用，即将经过加工的档案信息提供给利用者。一是档案馆（室）按照一定的主题，将大量的、分散的档案内容进行综合、系统整理后，形成档案编研成果材料，包括文字材料、照片、录音、录像等。编研成果材料虽然在形式上改变了档案原貌，但在内容上完全忠实于档案的原始记载。二是根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料，也就是通常所说的档案证明。
　　4、网上提供档案目录和档案信息。通过档案网站，将数字化档案目录和部分数字化档案信息提供给利用者查询。这种方式有一定的局限性，当其需要获取凭证和依据时，即要获取实质的档案内容，还需到档案馆（室）查阅。
　　在上述四种档案利用服务方式中，除了网上利用服务外，基本上还是处于一种被动式封闭的模式上，其档案服务模式见图1所示。
　　
　　首先是档案利用者因某些特定的需求,向档案部门提出申请,档案部门对利用者的身份进行审查确定，然后，提供者根据档案利用者的申请内容,审查档案信息资源是否能够被利用者查阅,最后再提供给利用者。
　　现行档案利用服务模式的局限性是显而易见的，主要表现在四个方面。一是从档案利用者来看，档案信息服务的提供者没有从根本上区分个人利用者、企事业单位利用者和政府利用者。由于这些利用者对档案信息的需求和质量是有很大区别的，如果不加以区别，档案信息资源的开发本身就不会考虑到这些区别性，从而使得本来可以满足的利用需求没有被满足，导致档案利用服务率偏低。二是从利用方式来看，大多数情况下，档案利用者主要是为了获取实质性的档案信息不得不到档案馆（室）亲自去查阅，受到空间和时间的限制。三是从提供者来看，档案提供者在整个利用过程中基本上是处于一种被动的地位，他是应利用者的申请而提供档案信息服务，而不是去发现利用者的需求，主动地提供档案信息服务。四是从利用的结果来看，并没有一个很好的反馈评价机制，在档案利用者和档案提供者之间就缺少了相互沟通的环节。档案的利用效果以及档案利用者的意见没有能及时地反馈给档案提供者，档案提供者就不能实时而有效地跟踪档案利用者的需求，无法进一步改进档案利用服务质量。
　　因此，现行的档案利用服务模式是一种被动封闭的模式。在这种档案信息服务模式下档案部门始终抱着自我封闭的态度，势必会导致档案利用服务率不高，档案的社会价值就不能完全显现，档案的作用就不能充分而有效的发挥，档案工作的重要性就不能得到社会的普遍认识，社会的档案意识也就难以提高。
　　
　　三、电子政务环境下的档案利用服务模式
　　
　　在电子政务的大环境下，档案部门应充分利用电子政务的优势和条件，改革现有的档案利用服务模式，从被动封闭的服务模式转向主动开放的服务模式,提高档案利用服务效果,为整个档案事业的发展拓展空间。笔者认为，新的档案服务模式应体现电子政务的价值理念，即主动的、开放的、高效的、为大众服务的理念。这就要求档案利用服务所面向的对象要更大程度地向大众迁移而不是行政部门；不能局限在依申请而提供的模式上，而是要主动出击；要充分利用信息技术手段提高服务的效率；应该更加注重利用者的评价和反馈，不断提高自身的服务质量。