档案编研选材数据库的合理开发

　　在档案编研工作的各个阶段都会形成大量的原始信息，特别是在编研题目确定之后，编研人员要进行广泛的编研素材的查找、筛选和研究工作，这个阶段会形成大量的原始信息，信息量丰富而且复杂，如果对其加以有效的分类、整合、积累、保存，建立编研选材专题数据库，就能为今后的编研工作提供参考和借鉴。
　　
　　一、建立档案编研选材数据库的必要性
　　
　　 （一）档案编研工作实际的需要。目前，各级档案馆在进行编研选题的时候，普遍存在主观随意性较大的问题，其中一个重要原因就是没有充分了解馆藏内容，致使编研选题与馆藏内容相脱离，因而编出的编研材料价值不大、参考性不强、实用性不高。在馆藏数量巨大而且逐年上升的形势下，建立编研选材数据库，可以帮助我们深入了解馆藏档案内容，更加科学合理地确定编研选题，真实准确、齐全完整、系统丰富地选择材料进行编辑加工等工作。
　　 （二）开展网络档案编研的前提。网络环境下，我们可以将编研选材数据库发布在网上，为编者提供材料线索。部分网络编辑系统还可提供“虚拟编辑室”，使得不同地域的编研人员共同完成同一个编研材料，这样，异地联合编研就可成为现实。同时，浏览者通过上网浏览得到所需的线索，也可以提高到档案馆进行实地查档的查档率。
　　 （三）档案工作新形势的要求。建立编研选材数据库，为开发档案编研管理软件提供了数据支持，是档案编研工作向现代化、信息化、网络化迈进的基础。
　　
　　二、建立档案编研选材数据库的形式
　　
　　（一）档案文件目录数据库。就是把有研究参考价值、编研价值以及用于办展的档案的目录，按照一定的专题录入数据库，类似于我们常用的档案专题文件级目录数据库，比如我们档案馆的婚姻档案、房基地批示档案、招工档案等专题目录数据库。
　　 （二）档案内容简介数据库。就是在目录数据库的基础上，增加档案内容简介字段，把一份文件中有价值的信息，利用主题词、关键词或内容概要等形式全部反映出来。这样不但可以检索到所需文件的题名，还可以对文件的内容进行全面的了解。
　　 （三）档案原文检索数据库。在数据库中设置档案原文字段，档案原文的录入可分为嵌入式和链接式两种，嵌入式是直接在数据库中输入档案原文；链接式则是利用已建好的档案原文数据库，把档案原文链接到数据库中。这样当检索到所需文件后，不但可以查看档案内容概要，还可以直接打开档案原文，有用的内容可以直接下载、编辑加工利用，这样，编研工作效率就会大大提高。
　　 从以上编研选材数据库的三种形式不难看出，建立文件目录数据库虽然简单，工作量也较少，但所含信息量也较少。比如北京市平谷区档案馆的文件级目录数据库中，一些早期形成的文件题名不很规范，不能准确全面地概括文件内容，检索利用时有些内容重要的档案就可能被遗漏。而档案全文数据库信息量大，如果没有已建好的全文检索数据库，建立这种全文数据库十分困难。随着文档一体化进程的加快，大量电子文件形成，为全文数据库的建立提供了便利。比如，目前我馆的文件目录数据库中已有条目近120万条，而且还会逐年增加，从实际出发，我觉得可以分阶段进行，首先建立文件目录数据库，然后逐渐扩充，添加内容，逐步形成档案内容简介数据库，乃至最终形成档案原文检索数据库。