档案编研选材数据库的合理开发

　　三、建立档案编研选材数据库的步骤和方法
　　
　　 （一）对数据库的功能需求的调研。编研选材数据库一般容量较大，因此要具有较快的检索速度和较高的查全率、查准率，这样才能真正提高编研效率。将来开展网络编研是编研工作的趋势，不同的档案馆之间，档案馆、室之间，档案馆与社会有关部门之间都可以进行广泛的联合编研，因此编研选材数据库要适合在网络环境下使用，要具备较高的检索性能，便于实现数据库资源的信息共享。
　　 （二）准备数据库材料。编研选材数据库的数据来源主要是馆藏档案和资料，现行文件中心的现行文件资料，档案室保存的档案信息，其他档案馆保存的资料，通过网络、公开出版物等途径获得的资料信息等。比如，目前我们已收集了档案馆的90多万条目录的综合数据库，基层档案室报送的30多万条的电子目录，为建立选材数据库做好了准备。
　　 （三）数据库选型。数据库的类型有很多，比如Access、Datebase、SQL server等，一般应选择功能齐全、通用性强、兼容性能好的数据库。比如根据我馆的实际，可采用Access数据库格式，一是编研人员使用操作比较熟练，二是区档案馆、各单位档案室已建立的数据库也是这种格式，我们可以直接在原数据库上进行操作。
　　 （四）数据库的设计。主要是设计字段和设置字段类型。根据实际需要可以设置档号、类别、文件题名、内容简介、时间、保管单位、档案原文等字段，其中要注意以下几点：
　　 1、类别的设置是关键。可以按专题设置类别，如可以设置历史、地理、人文、自然、政治、经济、科技、教育、文化、综合类等专题。专题的设置要以实用为主，如果专题分得太多，就不容易辨别区分，不容易归类；如果专题分得太少，检索使用起来就不方便。因此，设计专题要做好广泛的调研并通过实践修改完善，也可以参考县志、百科全书的类目设置。由于类别字段较多，可以用代字或代号表示，并编制字段设计说明。
　　 2、内容简介字段要设计成文本型。它是对文件内容进行准确、简要的概括，内容较单一的文件可以用主题词、关键词进行标注，内容较多的文件，可以编写摘要。标注内容简介是建立数据库的难点，工作量巨大不说，单就一份文件的内容来看，有的可能涉及政治、经济、文化、教育、体育等各个方面的重要信息，综合性文件可能还包含着历史、地理、自然等社会各个方面的信息，标注起来非常复杂。这就要求编研人员具备较高的判断、分析、研究能力，从一份文件材料中查找有利用价值信息，同时还要具备较好的总结、提炼、文字加工功底，全面细致准确地标注档案内容。
　　 3、档案原文字段要设计成超级链接型。由于嵌入式档案原文所占空间较大，影响检索速度。档案的载体、类型又有文本、照片、声像等多种形式，因此，应采用超级链接方式链接档案原文。
　　 （五）窗体界面的设计。设计窗体界面表文件，是为了方便输入文件内容简介和档案原文等字段的内容，主要设计类别、文件题名、内容简介、时间、档案原文等字段。
　　 （六）数据库的实施。从实际情况来看，数据库的建立可以分步实施。
　　第一步是从原目录数据库中挑选出可用的条目，建立选材目录数据库。具体方法：可以在原数据库中设置“是否存留”和“类型”两个新的字段，然后就需要从头至尾浏览数据库，从中找出可用的条目，并在是否存留字段中标注“1”，同时在类型字段中标注应属于哪个类型，比如政治、经济、文化等类或用代号表示。数据库录入完成后，为方便使用，可以用检索工具，检索出所有“是否存留”字段中是“1”的条目，另建新库保存，也就是新建一个有用的数据库。
　　第二步是在新建数据库中，添加内容简介。由于填写档案内容简介的工作量非常巨大，可以有针对性、有侧重点地进行文件内容简介录入。从馆藏来看，早年形成的档案文件标题不很规范，比如革命历史档案，敌伪档案，县委、人委、革委、五大公社档案，六大区委档案、四清档案等，而这些档案又往往是编研或者办展利用的重点，可以先从这些档案入手，边调研边录入内容简介。
　　第三步是录入档案原文。目前我馆还没有档案原文数据库，基层档案室电子档案还没有接受进馆，只能靠我们日常积累。比如我们在编研或是办展过程中要注意积累，对已形成的电子文件、数码照片等随时链接到数据库中。