确保医院人事档案完整性的两个重要环节分析

【摘要】  科学规范的医院人事档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，才能开创档案管理工作的新局面。做好医院人事档案管理不但可以不断地提升一个医院的管理水平，实现人事档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和医疗制度改革做出应有的贡献。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。在医院人事档案管理中明确档案人员责任，维护人事档案安全完整，确保人事档案工作连续不断有序进行，也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予人事档案人员的职责。笔者认为人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作在确保医院人事档案完整性中是两个非常重要的环节。
【关键词】  档案管理  完整性
        1  人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交
        1.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题： 一是档案交接不及时。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。使得人事档案工作前后脱节。 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些医院人事档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些医院人事档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。 
        1.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施： 
        1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中
        1.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
        2  医院流动人员人事档案管理
        2.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事代理费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。