浅析中职学校档案管理初探

来源:岁月联盟 作者:李静 时间:2014-04-25
  【论文关键词】中职学校 档案管理
  【论文摘要】档案管理是学校管理的基础性工作,本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨,提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施。
      一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因
      1.领导重视不够,思想认识不到位。档案管理是学校管理的基础性工作,是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,存在“重教学、轻档案”的思想认识,一部分同志对档案管理的认识较为肤浅,总认为学校档案管理没必要要求得那么严格,甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视,表现为对档案工作不理不问,或对加强档案管理的重要性认识不足的问题,上述对档案管理不够重视的思想认识,导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足,造成了许多资料丢失,或者找不到。
    2.档案管理人员缺乏,素质较低。档案管理的专业人员缺乏,业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员,有的是临时配备的。因此,既有理论知识,又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业务素质。档案管理人员业务水平不高,缺乏系统培训,尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握,这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在,明显制约了档案管理的专业性。
    3档案资料不够完整,档案管理方法陈旧落后。思想上的不重视,人员素质的低下,导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识谈薄,除个别重要文件归档外,很多基础性文件却随意处理。
    目前,中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用,而且因管理方式落后,导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时,很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。
    4.档案立卷工作不规范,档案载体结构单一。目前,档案立卷工作不规范主要表现在:领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐,没有形成完整的档案利用和管理体系,比如:教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐,整理不规范,电子文档的挂接不全,特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在,极大地影响了档案工作的质量和利用效果。

图片内容