浅析中职学校档案管理初探

  二、加强中等职业学校档案管理工作的对策
　　1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深人进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
    2.加强人员配备，搞好档案设施建设。为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。
    3.加强档案化建设，提高现代化管理水平。档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。
    4.加强档案整理和研究。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办好、办出成绩，办出特色，办出水平。