浅谈怎样提高办公室的管理效率

　　其三,工作部署协调。主要是同层次子系统、同一子系统各个工作环节之间的协调。同层次子系统的行动必须同步,同一系统的各环节之间必须及时、准确、合理地互相衔接,前一环节为后一环节创造良好的条件,后一环节对前一环节实行有效监督和承接。一步不协调,一环脱了节,必将造成整个系统工作秩序的混乱。尽管在拟定方案、制作工作计划时,已经明确了行动步骤,但由于客观实际并非一成不变,导致各种不同步现象的出现。因此,办公室人员要做好工作部署的协调,包括文件处理的协调、值班工作的协调、突发事件的协调、车辆使用的协调、办公经费与用品的协调等。 
　　其四,社会协调。主要指协调本单位和其他单位以及外部公众之间的关系,这种关系属于公共关系的范畴。在网络型的社会中,任何一个组织都位于网络的某一点上,它的上下左右、四面八方都与各类公众联系着。就一个企业而言,它与政府机关发生法律关系,与银行发生金融关系,与税务机构发生税利关系,与材料供应者、消费者或客户发生供求关系,与同行业发生协作、竞争关系等。有鉴于此,办公室应协助领导推进组织与外界的沟通与联系,及时地将组织目标、组织的成绩等信息传递给公众,并促使组织成员了解社会对组织的期望和要求,意识到自己的社会责任,从而提高工作的积极性和自觉性。 
　　在管理体系内,办公室没有执掌支配性权力,因而办公室的协调不同于领导部门和职能部门的协调,它具有自身的特征。首先,办公室的协调是在领导者授意或授权下进行的,它直接受领导活动的制约,除了能灵活使用协调方法外,都不能自行其是,因而具有从属性。其次,凡是领导所主管的工作,办公室都要协助处理,不但要协调本单位领导成员之间、各部门之间、组织成员之间的关系,还要协调本单位同外界之间的关系。由此可见,办公室的协调是多方面多层次的,涉及的领域十分广泛。再次,办公室的活动要受领导活动的约束,故而他们的协调就缺少领导者或职能部门协调的直接性和权威性,只能起中介作用,而不能直接解决问题。不过,办公室所处的地位也有积极的一面,它不容易得罪人,往往能起到缓和矛盾的作用。 
上述分析可以作出这样的推论:办公室的协调目的在于理顺各种关系,加快工作节奏,提高管理效率。
　为此,办公室的协调必须坚持以下原则:其一,尊重客观事实。一般来说,凡是需要协调解决的矛盾,必须进行深入细致的调查研究,在掌握大量客观事实的基础上,提出协调意见,作出协调决定,进行协调工作。 
 其二,服从全局利益。协调的最终目的是化解矛盾、解决问题、理顺关系。 
　　其三,注重说服教育。既要以事实为根据解决实际问题,又要动之以情、晓之以理,进行说服教育,用思想认识上的一致带动工作行动上的一致。同时,说服过程中除了发挥理性因素的作用外,还要发挥情感因素的作用。 
　　其四,坚持分级负责。一般来说,办公室应根据授权的范围和实际需要,协助上级领导或直接担负协调工作。在协调工作中要寻准自己的位置,既不能失职,也不能越位。因此,必须坚持分级协调的原则,该由哪一级协调的问题就由哪一级负责,不得上交下推。既不能越级处理下级职权范围内的事,又不能把自己职权范围内的矛盾交给上级部门。只有分级负责,各级办各级的事,各在其位,各谋其政,才能使问题得到及时有效的处理。