企业秘书“代劳”的调查研究

有6人,占了总数的15%,绝大多数是一般或较少发生此类情况,这类人员共有20人,占了总数的一半,还有14人是经常会给领导代劳不在工作范围内的事务。可见现代秘书人员还是会多少遇到有关代劳领导工作的事情,并且听从上司指示完成任务。
　　2.5 对“秘书为上司代劳工作之外的事情”这一现象的看法。
　　参与问卷调查的秘书人员就秘书代劳上司工作的现象,结合自己的亲身经历和社会事实发表了一些自己的看法,主要概括为以下几点:
　　2.5.1 完全能够理解。秘书是领导的下属,应当听从领导的指挥,秘书工作并没有分内与分外之分,为领导分忧解难是秘书应尽的责任。秘书在为领导办一些私事的同时也是建立上下级感情的机会,从责任与情感两方面来说,领导请秘书代劳是完全能够接受的。
　　2.5.2 秘书为上司代劳工作之外的事情已经是现在社会的普遍现象。秘书渐渐充当了领导私人助理的角色,简单的文秘工作一般人都能胜任,所以必须在别的方面体现出自己的价值,以此来得到领导的赏识,加上愈加严峻的就业形势,多数人只能服从命令,听从领导指挥。
　　2.5.3 对秘书代劳私事不予支持。秘书有自己的工作,如果工作性质不明确,势必会影响到秘书工作的本质,对本职工作的完成效率也会产生影响。有些秘书人员认为不同的人会因为不同的工作性质去取舍所要做的事情,每个人的定位与价值取向不同,一些违背原则的事情是绝对不能够去做的,也没有必要去代劳。
　　3 结论与讨论
　　对40名在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员进行调查分析,得出以下结论:①秘书“代劳”现象较为普遍,多数人予以理解和接受。②只有通过加强秘书自身能力培养和性格的塑造才有希望认清秘书代劳的本质,从而帮助秘书工作走向更加职业化、规范化的道路。
　为什么会出现秘书代劳的现象呢?
　　首先是由秘书工作的性质决定的。秘书作为领导的参谋与助手,最为主要的行业性质就是辅助性和服务性。经常充当了后勤部长与幕后英雄的角色。从大方面来看,秘书是为整个部门与单位服务;从小的方面来看,秘书又是直接服务于领导一个人。作为领导,每天都要处理大大小小的问题,这些问题又涉及到了方方面面,不可能将全部的时间精力都投入到每项具体的工作中,因此,更多的日常琐碎事务都需要交由秘书来处理。秘书工作的特征之一是辅助性。首先,它是主体上的从属性。在各类组织中,秘书人员是直接为领导者服务的工作人员,秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最明显。换句话说,秘书部门和秘书人员从来都是依附于其服务对象而存在的。其次,它包括工作上的被动性。秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。作为一个从事办公室工作的秘书,事务管理做的好,将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用。事务管理最本质的特征是服务性,为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香 秘书理论与实务)。
　　其次是由秘书与管理者的工作关系决定的。某种意义上说,秘书与管理层的关系往往超乎普通员工与管理层的那种工作关系。由于她(他)所在的特殊位置,秘书比其他员工更加了解管理者的思维方式和做事方法。同时由于一个企业由下而上的反馈信息中有相当一部分是由秘书传递给老板的,因此秘书往往起着承上启下的关键作用,也正是因为如此,秘书就类似于上司的“亲信”一般,而上司也会将大部分工作交由秘书来处理。
　　由于以上种种秘书工作的特性,使得有些上司常常会对秘书交办一些正常工作以外的私人事务,而秘书的工作涉及上下、左右、内外各个方面,非常繁杂。有人形容秘书工作就是说不完的话,跑不完的路,干不完的活……因此对于秘书工作的范畴并没有非常明确的规定。一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内。秘书工作本身就多而杂,再加上一些额外的工作的话,往往会影响到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。
　　对待此类问题的方法有几点:
　　①有主见,适当拒绝一些职能范畴以外的事。作为下属来说,不管上司人品怎样、水平怎样、对待下属的态度怎样,首先要对上司表示尊重。其次,只要是上司在管理职责范围内叫下属做的事,都应该服从。再次,假如上司叫下属做职责范围外的事,比如让下属做工作范围之外的私事、或者虽然是企业范围内但属于违法乱纪的事,比如违章操作等,下属就应该拒绝。最后,假如下属觉得上司指示的做法虽然不属于违法乱纪的事,但对企业不利,有更好的对企业有利的做法,下属要主动将更好的做法向上司建议。上司如果不接受,下属就依然按照上司原来的做法去做,然后再考虑要不要将更好的做法向上司的上司报告。
　　②注意个人能力的培养,用在工作上的能力来体现自我价值。在工作过程中既不能太过张扬,也不能隐忍退让,无所作为……应该要有适度的自主性和适当的积极性,恰到好处的表现自我,这样才能赢得领导的赏识。
　　③学会应付在与人交往过程中的尴尬局面,树立自信。秘书在与领导的交际过程中,难免会遇到一些尴尬的局面。首先在思想上要对领导保持尊重,但作为一个好的帮手,却不能够对上司惟命是从;其次,领导发生一些错误时要委婉给出建议,表达出自己想法,努力使工作更加尽善尽美,一切要从工作出发,以事业为重,对于领导提出的不恰当的要求要敢于说“不”,在尊重的氛围内,与领导有礼节有分寸地进行磨合。
　　附件:(表格)
　　表1:对“帮领导代写稿件、应付交际、办理其私人事务等属于秘书的工作事务范畴”的看法
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