论企业秘书如何在现代企业管理中发挥重要作用

　　
　　▲▲三、施展公关技能,开拓工作领域
　　
　　随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展,企业秘书工作由封闭型转向开放型,使秘书活动的领域得以较大的拓展,“内务”与“外事”相互融合,组成了秘书实践运作公关性的整体内容。从实践的本质特征来看,秘书与公共关系工作具有一致性和相通性。对内,事务处理、接人待物、调查研究、协调左右、沟通纵横,使企业各部门按经营目标同步运转,实现秘书同领导、各部门关系融洽;对外,收集和交流经济信息呈报经验材料,反映主要问题,参与经济与文化交往活动,配合诸如经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的具体策划和事务工作(会务,传授、反馈、交往),都表现出公关性的浓厚特征。随着中国“入世”后新的市场经济体制的建立和国内外消费意识的觉醒,企业已经形成了强大的市场压力,市场为买方市场所占领,消费者自主选择产品和企业。在优胜劣汰的形势下,企业不只是将自己的产品推销给用户工作就完结了,而是要同用户、政府建立一种依赖信任和谋求纵深发展的关系,让政府首肯,公众知晓,用户信赖。因此,这就要求现代企业秘书不仅有较强的语言表达能力、写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力,而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关技能,通过创建公关活动的“名牌”,将自己的触角随时延伸,上到政府官员 ,下到内部员工,左到市场用户,右到社会名流,从而使企业秘书在公关策划实施中担任重要角色,为企业树立良好的形象。
　　
　　▲▲四、提高知识水平,应对新的挑战
　　
　　随着现代企业制度的建立和现代管理的发展,这对秘书的知识结构提出了新的挑战。现代企业往往从提高效率、节省开支出发,要求秘书一专多能:既能撰写文稿又能处理文书、档案,既会使用电脑又懂外语,既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”,成为企业的智囊人物、领导的得力助手。这实际上要求秘书必须是复合型人才,只有这种复合型人才才能适应企业领导开拓经营的需要,这就要求企业秘书要兼备几种才能,具有丰富的复合性知识。企业秘书要高度重视发挥现代化办公技术的作用,努力掌握现代化的办公设备的技术能力,学会使用现代化办公设备,熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公机具的操作技能,并将这些技能广泛用于秘书业务和对整体工作的全方位管理之中。同时要积极适应电子商务时代的需要,主动了解计算机、网络技术的发展状况,将最新技术用于秘书业务,及时把握瞬息万变的商机,搜集整理信息,为领导提供高效服务。现代企业的发展已打破国界,国际间交流日益增多,企业迫切希望自己的员工拓宽知识领域,增强对外沟通能力。所以,企业秘书必须具备必要的外向性知识。中国加入世界贸易组织后,中国企业与国际跨国公司合作增多,贸易额增大,但由于世贸组织中各国的文化差异较大,企业秘书只有对不同国家间的文化差异有所了解并尊重各国的文化传统,才便于在双方或多方间进行沟通,从而为贸易合作奠定基础。由于企业秘书了解各国文化差异的目的在于协助企业拓展市场,因此企业秘书必须注重目标市场的文化背景,这样才能找准机会,迅速占领市场。当然,企业秘书对外沟通能力的强弱不仅表现在综合素质、素养和专业素质、素养的高低上,还表现在其对沟通语言工具的把握上。英语作为国际普通话,是国际经贸交往的语言工具,企业秘书必须学会熟练掌握运用这一语言工具。
　　总之,企业在探索建立现代企业制度的过程中出现的新情况、新问题的复杂性和多样性,要求广大企业秘书人员必须加强学习,迎难而上,切实转变职能,创新工作机制,不断提高秘书人员的工作水平和业务素质,才能更好地起到桥梁和纽带作用,才能发挥领导的参谋和助手作用,推动企业不断发展进步。