浅析以项目管理方式提高图书馆管理效率——以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例

   每个组织的人力资源配置都有一定的限额。当图书馆开展项目的时候，不可能专门配置项目人员。对资源的分配要避免“按人员分配工作还是按工作分配人员”的风险。以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例。见图2，项目组长直接向馆长负责，主要由组长服务对象，由组织成员收集信息、整理信息及一些服务服务对象的工作。组织成员可由各部门的人员参加，如采编，信息，流通等部门，组织成员最好具有外语、计算机及其他专业知识背景、对本部门工作熟悉，便于开展工作，由项目组长协调工作。 
　　4.3. 2实施计划 
    实施计划的过程主要包括:对将进行的活动进行计划安排，包括估算工作内容和工期，在工作范围内对活动进行日程安排等:对工作授权;描述活动的日程安排和描述时间进度。以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例，项目组成后，在实施的过程中由项目组长对工作进行安排，定义团队，组织工作人员进行工作。 
　　4. 3. 3分配工作 
    当工作即将开展时，要明确每个项目成员的工作职责、范围及时间等。以为研究生和教职工撰写论文提供服务为例，分配工作包括:项目组长开展讲座等活动、负责内部协调、拟订研究方向、收集资料、科技查新及服务等工作，项目成员按照项目组长的要求，分别负责收集资料，制作数据库，向项目组长提供信息、服务等工作。 
　　4. 3. 4有效控制 
    当项目被运行，我们必须确保它能取得预期的效果，以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例，项目的运行是更好地服务于服务对象，从而提高论文的数量与质量。在项目的开展过程中，肯定会出现一些矛盾和困难使服务对象不能获取相应的最新的信息或使服务对象不愿意接受服务。如果出现这样大的偏差就采取纠正措施，这种结构化的方法就是控制，控制过程包含以下4个关键步骤:(1)指定计划并估算执行情况;(2)检测并报告结果;(3)将报告结果与计划进行对比，并预计未来结果;(4)计划并采取有效行动来修复原订计划，或者将偏差减少到最小，见图3。 

　　4. 4项目收尾 
    项目要注意两个问题，以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例，第一此项目虽然有研究生毕业时间及课题结束的时候，但时间持久，为了更好地总结经验，可以以年或学期或学年单位进行总结。为了下一次项目的开展，对已结束项目要做好数据和信息进行记录，总结经验教训;第二是必须保证项目成员为自己的付出得到相应的回报和奖励。在开展项目的过程中，可进行合理收费，项目成员除了完成自己的工作还承担了项目的工作，虽然图书馆项目开展的经济效益不明显，可采取适当经济奖励等方式来奖励项目工作人员，除此之外还有评优、升职等方式。