论中小学图书招标采购质量控制
来源：岁月联盟
时间：2014-06-25
［关键词］中小学；图书采购；招标；质量控制
1 引言
图书采购招标对中小学选择优质书商、降低购书成本、获取更多配套服务、增加采购透明度 等产生了积极作用。但是，由于中小学图书招标采购推行时间较短，缺乏必要的质量标准和 规范控制措施，在招标过程中存在一些不容忽视的图书质量问题。为了加强中小学图书招标 质量控制，笔者对2003年珠海市中小学实行图书招标以来的49个图书采购项目进行统计分析 ，找出了图书招标中存在的问题，并提出了加强质量控制的策略。
2 图书招标采购存在的主要问题
2.1采购书目亟待完善
2.1.1书目来源不当。图书馆的藏书既要考虑单种图书的质量，又要考虑整个图书馆的藏书 结构，因此，只有熟悉 馆藏的采访人员才能把握好采购需求。但在电话调查的15家单位的27个招标项目中，竟有18 个项目的采购书目不是图书馆提供的。由多家书商提供优质采访书目供图书馆筛选，有助于 采访人员更好地了解当前出版发行动态，扩大图书的选择范围，但是这18个采购项目的书目 大都由单一投标商提供，而且大部分是书店积压的利用价值低下的库存书，有的采购单位甚 至不加选择，全部照搬，例如，在一个EXCEL格式招标目录上，工作表名称还写着“0306库 存”。
2.1.2书目质量差。 以30个询价招标的书目为例，书目质量差，主要体现在以下几个方面：
（1）小册子、丛书过多。如表1，丛书所占经费超过总购书经费80%的书目 有10个 ，占了1/3，其中有两个书目几乎都是小册子和丛书，比例高达96%。
（2）缺乏优秀出版社的图书。出版社的优劣很大程度上左右着图书的品质。在30 个书目中 ，有9个未注明出版社。在注明出版社的21个书目中，有7个书目大都是小出版社质量不高的 图书，而包含较多优秀出版社图书的书目仅有5个，尚不足1/4。
（3）图书老化严重。出版时间是判断图书利用价值的重要依据之一。一般图书的半衰期为5 ～10年，随着出版时间的增长，图书的利用价值不断下降。在30个书目中只有4个注明了出 版时间，从表2的统计数据可以看出，这4个书目新书少，图书老化严重。
（4）重复现象严重。同一书目多次出现，不同出版社的同种图书重复采购。如一个书目中 某丛书包含14种图书，每种图书都在目录中重复出现3～4次，每次出现时各种图书的复本量 有所不同，但将这3到4个地方的复本量相加，每种图书的复本量均为10册，是否有意而为不 得而知。
（5）复本过多。中小学图书馆经费比较紧张，应尽量做到种多复本少，从而以相同经费购 入更多的图书品种。但相当一部分书目复本过多。例如，某书目有图书806种，其中复本量 超过10册的就有537种；又如另一书目中《青少年法律小知识》复本竟多达50册。如此不切 合实际的复本量使图书利用率大幅下降。
2.2招标要求不完善、不合理
招标文件是否完整、严谨、科学，将直接影响招标采购的质量，也是招标成败的关键。目前 ，招标文件在以下几个方面有待进一步完善。
（1）时间要求。为了避免中标商拖延图书到馆和上架时间，规定合理的到书周期和加工周 期是必要的。但是，在49个项目中，只有28个提出时间要求。而且，有些即使规定了时间， 也缺乏可行性。如某项目要求4天内完成，但中标商订货需要时间，物流需要时间，加工需 要时间，4天完成是不现实的。
（2）到书率。制定合理的到书率可防止中标商选择性地提供图书，从而保证图书品质。［1］但以询 价采购为例，30个项目仅有17个提出到书比例要求，1个58%，3个80%，10个90%～95%，3个10 0%。图书的出版发行有其自身规则，难免会出现断货、停版等现象，因此， 要求中标商按书 目100%配齐图书是不现实的，即使90%也困难，而58%的过低到书率又容易使中标商不提供进货成本高的图书，从而影响图书品质。
（3）服务要求。招标的竞争机制使图书馆可获得更多配套服务。图书馆应将部分业务，如 编目加工等作为配套服务要求书商提供，使图书馆可以集中更多人力从事读者服务工作，更 好地提高服务质量。［2］但是，以询价采购为例，只有10个项目提出了相应的服务 要求，仅占1/3。而10个项目中，7个服务要求过于笼统，只简单地要求 录电脑、贴书标、贴条码，对于数据 加工人员资历、服务质量没有提出具体要求，服务质量难以保障。
（4）投标报价上限。降低购书成本是图书招标的主要目的之一,制定合理的投标报价上限有 利于更好地控制招标的价格。有些项目虽然制定了报价上限，但是由于定得不合理，产 生了负面影响。如某项目要求投标报价不得高于4.5折，相对于所列出的图书目录，明显超 出了合理范围，结果中标商中标后难以按要求配书。
2.3招标过程存在的问题
2.3.1招标用时过长。 对49个招标项目统计可知，图书招标从拟定标书、公布招标项目、开标、评标、确定中标商 到签订合同等一系列过程，平均需要一个月时间。在这一个月中，由于供应商不确定，图书 馆日常采购业务只能暂停，从而影响图书馆的日常采购工作。一些新书、好书无法及时补充 ，不利于保障藏书的及时性和连续性。
2.3.2评标委员会缺少图书馆专业人员。一方面，作为招标单位，学校大多由校领导参 与招标工作，而最熟悉图书馆情况的图书 馆专业人员却极少参与；另一方面，组织招标工作的招标中心，聘请的评标专家也少有图书 馆学专家。评标委员会由于对图书馆业务不熟悉，只能完全通过标书的介绍来评判，无法对 投标人资格、能力、信誉等做出审查，也无法对标书的承诺做出真伪判断，而书商为了达到 中标目的，往往对招标要求满口应承、甚至夸大服务承诺，导致投标商只要敢“吹”，就能 中标。［3］
2.3.3过分追求高折扣。对于购书经费比较紧张的中小学而言，高折扣有着极大的诱惑力， 一些书商以高折扣为诱 饵进行投标。在49个招标项目中，中标价在75%以上的仅有11个，而50%以下的高达23个， 其中最低价仅21%。事实上，图书的折扣有其合理的范围，不是越高越好， 过分追求高折扣 ，书商往往难以满足图书馆的供书要求和服务需求，最终牺牲的还是图书馆的利益。例如， 在中标价最低的4个项目中，最终不能完成招标项目的多达3个，严重影响了图书馆的正常采 访工作。
2.4中标商无法满足图书馆的购书要求
2.4.1到书率低。 出版质量高的出版社，其进货成本相对较高。由于利润的驱动，中标商有时故意漏掉进货成 本高的图书，甚至完全不按书目配送，任意搭配图书、提高复本量，加进一些盗版书和特价 书来平均折扣率，从而造成图书到书率低下，影响馆藏质量。在电话调查的15家图书馆27个 招标项目中，仅有2个项目基本上能达到合同要求的到书率。
2.4.2到书不及时。 出版社给予书商的折扣与图书出版时间密切相关。书商为了追求利润最大化，有时故意拖延 图书到馆时间，导致图书馆订购的图书无法及时入藏，影响图书利用的时效性。如上述基本 上能按合同要求到书率配书的2个项目，其图书配送也不及时，其中一个项目的到书时间甚 至超过原定时限一半还多，严重延误了新书与读者见面的时间。
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