论中小学图书招标采购质量控制
来源：岁月联盟
时间：2014-06-25
3 图书招标采购的质量控制策略
3.1定点采购
当前，不少大学图书馆、公共图书馆均通过招标选择若干家规模大、资信好、进货渠道正规 、服务完善的供应商作为定点采购单位。这种招标方式同样适合中小学图书馆。首先，可以 较好地保证图书馆采访工作正常进行。采用这种招标方式一两年只需招标一次，有效地降低 了招标用时过长对采访工作的影响。其次，这种方式现采与目录订购相结合，一方面，可以 组织师生代表到书店现场选书，使藏书更加贴近读者需求。现采是实物选书，直观、准确， 保证质量，并缩短了新书与读者见面的周期，“畅销书”和“热门书”可以第一时间购进；［5］另一方面，这种招标方式确定的中标商，规模较大，可提供时效性强、出版社 覆盖面广的优 质采访数据，使图书馆更好地掌握图书出版发行动态，及时定购现采较难买到的图书，与现 采互为补充，确保藏书的完整性；第三，不同的供应商有不同的经营偏好，供货渠道和供货 品种也各有侧重，图书馆同时确定几家供应商，可以博取各家所长，有效地避免单家供应商 供书的局限性。［6］
3.2确保采购书目质量
现采有效地保障了图书质量，但由于书店经营规模、经营偏好等原因，现采有其自身的局限 性，为了弥补现采的不足，书目订购是必要的补充。确保采购书目质量，可以从以下几个方 面着手：
（1）要求中标商提供优质采访信息，使图书馆及时掌握当前出版发行动态。对中 标商提供的采访信息，应在书目的时效性、出版社类别、图书类别等方面做出具体要求。如 要求提供当年出版的图书、自然科学类和社会科学类的比例、专业读物和大众读物的比例， 要求必备哪些出版社的出版信息等。
（2）将书目放到校园网，让广大师生参与筛选，同时 鼓励师生推荐书目以外的好书。
（3）教育局定期将各校挑选的书目汇总，并组织图书馆专 业人员、师生代表对汇总书目进行审核，形成全市学校图书选购书目，供各校选用，并逐步 在全地区推行采访书目资源共享。
3.3严格撰写规范化招标要求，制定评标标准
由于图书采购具有连续性、长期性、不确定性等特点，而图书采购质量的好坏又与供应商的 规模、资质、管理水平、服务能力等密切相关，因此，制定招标文件必须充分考虑图书采购 的特殊性，提出具体招标要求和违反要求的相应处罚条款等。应措辞得当、详尽准确、力避 纰漏。
3.3.1规模、资质。供应商的规模在一定程度上决定着供应商提供的图书品种、质量和服务 能力。必须对投标商的注册资金、书店的经营面积提出具体要求。
3.3.2采访数据。要求供应商按图书馆要求的数据格式及时提供采访信息，并对采访书目的 时效性、出版社类别、图书类别做出具体要求。可要求供应商在投标时提供当期的采访数据 以供审核。
3.3.3供货要求。除要求配送正版图书外，还应保证到书率及订准率，严禁搭配图书。例如 规定现采到货率不低于90%，书目订购到货率不低于80%；对 图书馆要求配送的图书，允许一定的退货率；对有质量问题的图书应无条件退换；规定订单 到货时间及现采到货时间。
3.3.4加工服务要求。对供应商服务人员的资历和服务提出明确要求。例如编目人员必须是 图书馆学及相关专业大专以上学历或持有国家图书馆专业技术资格证人员。分类必须准确， 编目数据必须严格按照CNMARC标准，书标、条码和磁条的加工必须按照图书馆的要求，服务 必须在规定的时间内完成。
3.4图书馆专业人员参与招标采购工作
学校应尽可能安排图书馆的采访人员参与图书的招标采购工作，包括书目挑选、招标要求的 撰写、特别是项目的评标等。同时，招标机构也应聘请图书馆学专家参与评标。［7］图书馆专业 人员的参与，可以从专业角度对投标商的实力、服务承诺做出更为贴切的评价，防止书商弄 虚作假。
3.5明确经济效益与采购质量的关系
明确价格不应是评标的唯一尺度，应选择信誉良好、经济实力强、渠道畅通或在某一领域有 优势的供应商。只是在具有同等实力、可提供同等水平供书质量，服务质量的供应商中，才 适合“低价中标”。［8］唯有如此，才能选出真正符合图书馆要求，性价比最优的 供应商，在保证图书质量的前提下获取最大的经济效益。
3.6严格控制和审查投标商资质
从注册资金、经营规模，从事出版物销售批发年限等方面对投标商的资质进行控制，杜绝小 书商进行恶性竞争。要求供应商提供可供选择的图书专业类别品种，有直接业务联系的出版 社名单以及与其他图书馆合作的案例等相关文件。图书馆根据这些资料，可以大致掌握书商 的实力、从而加以筛选、控制。同时，对书商的资质进行预审，对已合作书商可根据合作情 况确定，对未合作书商可采用同行调查和实地考察相结合的方式进行考察评估，防止书商弄 虚作假。
3.7完善图书的验收机制
3.7.1制定严格的图书采购验收制度。 书商投标必须交纳投标保证金，中标必须交纳履约保证金。［9］制定严格详尽的图 书采购验收制 度，有利于对中标书商履行合同情况进行跟踪监督和评估。对不履行合同的书商，可随时终 止合同，按一定比例扣除履约保证金，并取消其再次参与本地区学校图书投标的资格。
3.7.2加强图书验收过程的政府监督。 作为学校的上级管理部门，教育局通过加强对图书验收过程的监督，能有效地防止各种投机 行为的发生，进一步保障学校采购图书的质量。教育局可规定在合同签定的完工期后一定时 间内，验收单位必须向中标商出具验收报告，注明各项招标要求的完成情况，如到书率、到 书周期、服务质量等，再由中标商提供复印件送教育局备查，以供监督。教育局不定期组织 有关人员到学校突击检查，以核实验收报告与实际情况是否相符。对不按书目配送的中标商 没收履约金并取消其参加以后图书投标的资格，对不按要求验收图书的学校给予通报批评。 3.8实行联合采购
中小学图书馆的图书采购量远不及大学图书馆和公共图书馆，较难吸引大型书商参与。教育 主管部门可对中小学的图书采购进行统筹协调，在招标学校之间实行联合采购。通过联合采 购，扩大单个招投标项目的采购量，既可吸引有实力的供应商参与竞争，又可增加采购量， 从中获得更多折扣和服务。
4 结语
中小学图书招标采购推行时间较短，尚有不够完善之处，有待我们在实践中不断总结、发现 问题，并有针对性地完善招标操作流程，加强招标质量控制，进而提高招标采购水平。可以 相信，经过不懈努力，它将逐步以科学的、规范化的崭新图书采访模式成为中小学图书馆馆 藏信息资源建设的有效途径之一,促进中小学图书采访业务向现代化、规范化迈进。
［参考文献］
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［9］洪涛,程志刚,孔令兵．高校图书采购招标工作的质量控制［J］．冶金信息导刊,2 006(6):38?—?39,42.
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