提高效率 认识Outlook2007十大改进
1、科学合理的Ribbon
如果你已经用过了Office 2007的其它应用程序，那么你对Ribbon就一定不会陌生了，而且你很可能对它就产生两种极端情绪——喜欢或是讨厌。Outlook 2007也采用了Ribbon，但其使用的程度与其它的Office程序还是有所不同的。
Outlook的主窗口并没有使用Ribbon，但大多数的项目还是采用了。例如，新建封新的电子邮件或者是约会，接着我们就会看到在这些窗口中都包含了Ribbon。正如其它Office 2007中的应用程序一样，Ribbon的诉求也是让一些经常使用到的特性更清楚地显示出来。此外，Ribbon还将一些很多用户都不了解或者是需要花费很多时间去寻找的一些特性给挖掘了出来。
我从Office 2007最早的测试版本开始就使用它，直到现在我都认为Ribbon是非常实用的。当然，如果你确实不需要它，也可以将它最小化，方法就是在Ribbon的任意选项的组中点击右键并选择最小化Ribbon，同样的操作也可以将它还原。
2、RSS源
RSS实际上是一种基于XML的方式，它将新的文章和其它动态更改的网络内容进行编排，让RSS软件能够自动地访问和检索这些内容。Outlook 2007支持RSS源，它能够让你从新闻和其它提供RSS内容的网站自动地接受信息。RSS内容进入到Outlook中的方式就如同收到电子邮件一样，因此它们也能够默认地存储在RS源的文件夹中。
要添加一个源的最简单方式就是点击RSS源文件夹，接着点击列出的RSS目录中载入的源即可。你也可以右键点击RSS源文件夹，接着选择“添加新RSS源”来打开“新建RSS源”对话框，在此你可以输入RSS源的位置。要修改一个现有的RSS源，则选择“工具>帐户设置”接着点击“RSS源”选项卡。在此，你可以设置同步时间表，将交付的新项目更改到其它文件夹，删除一个源，以及对源做出其它的配置。
3、导航窗格和待办事项栏
Outlook的导航窗格让你能够更方便地在Outlook的文件夹、日历等其它项目期中导航。当微软在Outlook 2002中引入这个导航窗格的时候，其突破性甚至超越了Outlook工具栏。而在2007版本中，导航窗格又增加了很多新的内容。
你现在可以将导航窗格最小化来为查看邮件、日历等获得更多的空间。要将导航窗格最小化，只需要点击导航窗格右上角的双左箭头即可。之后，这个箭头会变为双右箭头。再次点击就可以将导航窗格恢复大小。
当导航窗格最小化后，它可以做到像Windows任务栏那样的自动隐藏模式。你只需要在导航窗格上点击就可以打开它了。当你在导航窗格中选择了一个项目时，它自己就会再次最小化。如果你完全用不上导航窗格，你就可以选择“视图>导航窗格>关闭”来将其关闭。而选择“视图>导航窗格>打开”则能够再次将它打开。
待办事项栏则与导航窗格的工作方式很接近。你也可以在“视图”菜单中配置待办事项栏。当你需要使用它的时候，也只需要点击上面的双箭头就可以将其展开或是收缩了。你也同样可以点击最小化的待办事项栏的任意地方来将其暂时地展开。
4、即时搜索
即时搜索是一个你一定会很快就喜欢上的特性。Outlook 2007中的即时搜索是将Outlook和Windows桌面搜索整合在一起，让你几乎能够瞬间就找到Outlook中的项目。例如，你可以一个字或词来查找在当前文件夹中包含这个字或词的所有邮件。你也可以将搜索范围拓展到所有的邮件文件夹中，包括那些你的档案文件夹。
Windows桌面搜索是包含在Windows Vista中的。要在一台装有Windows XP的计算机上使用Windows桌面搜索，你必须从微软的官方网站上进行下载。
在Outlook 2007中进行搜索是很容易的。你只需要点击当前邮件窗口顶部的搜索框，输入一个字或词，接着按下回车键即可。Outlook会自行搜索并在窗口中显示出匹配的项目。点击“尝试在所有邮件项目中重新搜索”就可以将搜索范围拓展到所有的邮件文件夹。而点击搜索框旁的“X”则能够清除搜索。
5、彩色类别
Outlook中的目录可以帮助你组织管理和定位信息。而在Outlook 2007中，它们还添加了彩色。早先版本的Outlook则提供了彩色的旗标来让你区分项目，但它们也只是基于文本的类别。而现在，它们被Outlook 2007的彩色类别所替代。目录的彩色会出现在邮件标题上以及标题列表的“类别”区域中。使用彩色类别的最主要的好处就是让你能够根据它们的类别很快地将不同的项目识别出来。
要设置一个类别，你可以点击这个项目后再点击工具栏上的“分类”按钮。接着你就可以在出现的下拉列表中选择现有的彩色类别，或者点击“所有类别”来创建和安排一个新的类别。当你第一次使用彩色类别时，Outlook还会让你对其重命名。你只需要在“重命名类别”的对话框中输入一个新的名称之后点击“是”即可。如果你不想对这个类别重命名，则点击“否”。
你可以利用类别很方便地进行管理和查看。你只需要点击类别标签就可以按照类别的颜色来将项目分组。你也可以使用一个预定义的“分类邮件”搜索文件夹来查找所有已经分类的邮件。
6、快速单击分类
在Outlook 2007中的另一个便捷的彩色类别特性就是快速单击分类。这个特性让你能够通过一次简单的点击就为邮件进行彩色分类。
要设置快速单击分类，只需要点击工具栏上的“分类”后再点击“设置快速单击”打开“设置快速单击”对话框。选中你需要的类别后点击“确定”。要对一个项目应用快速单击分类时，只需要为这个项目点击一次“类别”区域即可。
7、标志后续接收
你可能对Outlook的后续特性早已经熟悉了，它能够让你为项目进行后续标志。例如，你可以对一个邮件后续标志让你在第二天记得打一个电话。在Outlook 2007中的一个便利特性就是能够让你为一封邮件标志后续接收。
例如，假设你想要让接收者对你至本周末发送的邮件作出回复的话，那么，当你准备发送邮件时，点击Ribbon上“选项”内的“后续”按钮，接着选择后续接收。在“自定义”对话框中，你可以在“标志”的下拉菜单中选择你需要的后续操作。接着设定一个提醒日期和时间后点击“确定”。现在，你可以将邮件发送出去了。当提醒的时间到的时候，就会接受到Outlook对相关项目的提醒。
8、日历重叠
如果你需要管理多个日历，那么你就真要感谢Outlook 2007中新的日历重叠特性了，它能够让你将多个日历合并到一个单一的视图中。例如，你记录个人约会的日历可能会与业务上的约会的日历分开，或者是你想将运动的日历与工作或四人的日历合并，又或者是在同一个视图中查看两三个组织成员的日历。日历重叠提供了很多方式让你能够避免冲突，或者是完整地制定你的时间表。。
要合并日历是非常容易的。打开“日历”文件夹，在导航窗格中，钩选中你想要查看的日历。Outlook会并排地将这些日历显示出来。在其中一个次级的日历顶部的名称选项卡上点击右键，选择“以重叠模式查看”。对其它你想要重叠的日历也重复操作。要将日历分开查看，则选择“以并排模式查看”即可。
9、日程管理助手
如果你有将Outlook 2007连同Exchange Server 2007一同使用，那么日程管理助手就能够帮助你选择一个对所有安排的参与者都比较适宜的约会时间。不同于“自动选取下一个”的特性，它只是自动地选择下一个能够对应每个人时间表的时间点，而日程管理助手则会分析参与者的时间表，并为每次约会作出建议。日程管理助手还会为每次所建议的时间分析有多少参与者以及空闲的资源，例如会议室。你可以点击一个它建议的时间点，再从会议室下拉菜单中选择Outlook提供的可用会议室。
10、“外出”日程
外出助手能够让你在将Outlook与Exchange Server一起使用时生成外出消息，而这在Outlook 2007中又再次得到了改进。当你将其与Exchange Server 2003或更早版本一同使用的时候，Outlook 2007“外出”特性实质上就与Outlook 2003中的是一样的。而唯一的区别就是你用来定制外出消息和规则的对话框。要设置外出选项，无论你使用的Exchange Server是哪个版本，都是选择“工具>外出助手”。
当你是将其与Exchange Server 2007一同使用时，你就会拥有其它的外出特性。首先，你可以提前定制你外出的周期。要进行此操作，打开外出助手，选择“发送Office自动回复”，选择“仅发送此时间范围内”，到日期和时间到了的时候，Exchange就会将外出回复发送出去。
其它仅与Exchange Server 2007一起使用时可用的外出特性则是能够向组织内的人发送与向组织外的人发送时无差别的回复。外出助手的对话框中有两个选项卡，其中一个是设置内部的回复而另一个是设置外部回复的。你只需要点击相应的选项卡并输入你需要发送的外出回复即可。