WPS处理下载文字时目录功能的使用
首先给大家看一下，我已制作成的目录效果（如图示）
目录功能MS Office中称为目录与索引，这里我们不谈索引中说说WPS文字的目录功能的作用，首先我要指出目录功能主要用于日程工作生活中对自己所写的较长的文稿的处理或对从网络上下载的资料（使用复制方法直接从网页上复制得的文字性资料）的规纳处理，当然我们自己编写文稿时可以按照自己所列出的提纲完成编写，所以这里我主要针对对从网页上下载的文字性资料的规纳处理中有关WPS文字软件中目录的使用方法进行说明：
举列说明：
（1）资料的来源：
假设我们要从网络上搜索下载一些中学生的作文范例整理后，Email给学生或打印后发放给学生做参考，那么对从网络搜索的资料整理中肯定要用到WPS文字的目录功能。
打开http://www.baidu.com 输入“中学生优秀作文”回车开始搜索，得到相关网页链接后，打开链接网岩页，看到相关作文范例内容使鼠标配合Shift在文章前后单击的方法将内容复制到系统的粘贴板上，然后打开WPS文字软件新建文稿，然后使用“Ctrl+V”快捷键将粘贴板上我们需要的内容复制到WPS文稿中，依次多次操作我们就可以得到多篇作文范例汇集在一起的一个"大"文稿。
（2）下载资料的处理：
一般从网页上使用复制下载得到的文字段落格式上大部分都存在一定的问题，以下例出常见的几个问题供大家参考：
问题一：多余的段落标记（回车符）或手动换行符的删除方法
解决方法：按Ctrl+F打开查找与替换面板，切换到“替换”面板，单点下方的“特殊字符”按钮：选择两次“段落标记”在“查找内容”中出现
标记代表两个连续的回车符，然后在“替换为”中再次单点“特殊字符”按钮中的“段落标记”命令使其出现一个
，点击全部替换，可发一次性将文稿中的多余的连续的段落标记（回车符）删除掉，手动换行符的删除方法与之相同，只需将“特殊字符”按钮中的“段落标记”命令更改为“手动换行符”即可。
（3）目录功能使用前的准备工作
对下载的文稿经过上一环节的处理已基本没有形成最终稿的雏形，接下来我们需要做目录功能使用的前准备工作，其实很简单，大家可以这样假设：校长就是等同于文稿最大的标题，各位主任就等同于文稿的二级标题，教研组组长就等同于文稿的三级标题，以此类推有无数的XX长就等同于无数个文稿的标题，（注：实际上文稿只支持9个级别的标题，大家可以点击WPS文字软件窗口上方的“格式”工具栏的左侧的
按钮找开其下拉式列表看到）。反向思维从底层往上看，各组教研组组长对各位主任负责，各位主任又对校长负责一样，各级标题对上一级标题负责，一般只有最后一级标题的下面才带有大的正文文字（没有级别等同于一般的教职员工）。那么我们如何使我们下载文稿，根据文稿内容产生不同级别的标题呢，使用大纲工具栏，再多说一句，为什么要这样做呢？因为只有使文稿标题和正文文字（内容）分离开来，我们才能使用各级标题制作出方便于我们查寻的目录。也就是本文的重点，目录功能的妙用。【注：一般不说如果文稿篇幅很小，没有特殊需求无需使用目录功能。】
将文稿中我们需要的文字级别由正文文字提升成标题的方法是：点击“视图”菜单“工具栏”项中的“大纲”命令，激活打开“大纲”工具栏
选中需要提升到标题级别的文字，使用“大纲”工具栏左侧的按钮进行升级，多级标题生成时，会用同时用到右侧的降级按钮。建议：文稿中的同级标题生成一个就行，其余使用“格式刷”
按钮“刷”即可，使用格式刷时，需要记住双击格式刷可以反复多次使用，不用“刷”一个，点一下格式刷。上下滚动文档将需要的文字依次“刷”成标题后，我们就做完成了目录功能使用前的准备工作。
（4）目录生成
目录功能的使用其实到了这一步反而已经变得的很简单了，我们只需将光标点在文稿中存放目录的位置（一般都在文稿最开始处）【注意：此处文字级别必需为正文文本级别，如果不是可用“大纲”工具栏右侧那个“直接降级为正文文本”按钮设置。】
打开“插入”菜单“引用”项中的“目录”命令（如图示）
大家设置的标题共几个级别那就在其“显示级别”下方选择数字几，然后直接点击确定就可以了，OK 目录生成。
（5）后续问题的处理
如果目录生成后，大家对文稿内容又进行了修正、加入了更多内容或又续添了一些标题，这时我们只需在现有的目录上右击鼠标（如图）选择“更新域”项然后在弹出的更新目录对话框中选择“只更新新页码”或“更新整个目录”项即可。
【注】
“只更新新页码”项：如果大家只是增加了文稿的内容，并没有添加新标题，那就选择此项就行。
“更新整个目录”项：如果大家不光只是增加了文稿的内容，而且也增加了新的标题，那就要选择此项。
全文结束！如有什么问题需要请教可以发邮件给我：qinxinke@gmail.com [附件中为本文的PDF版WPS文字中目录功能的使用.pdf和举例文稿作文范例.doc，可下载。]
作者:qinxinke、31岁、男、WCDMA无线网络工程师
19-08-2009于香港
