EastFax签审流程的灵活运用
我们知道，传统的手工传真模式，不但费时费力，而且浪费资源，严重抑制了我们的工作效率，为此，常常看到企业员工抱怨频频；特别是当一份重要紧急的传真文件需要公司领导的签审才能发送的时候，而此时恰好领导外出或者工作繁忙，这时，我们就需要等待或者重新寻找其他领导，我们试想这个过程将是多么漫长，中间环节将是多么的烦琐；而EastFax智能传真服务器的“传真签审功能”则将此问题迎刃而解。具体过程请参考下文：
EastFax下载地址：
一、新建“签审流程”
EastFax智能传真服务器的“传真签审”功能，可以让用户事先建立一个“传真签审”流程，在服务器端，点击“服务器选项”弹出如下图：
选择“公共传真签审信息”，点击“新建签审流程”，先建立一个流程，比如：命名为“合同”，然后点击“设置签审流程”，弹出如下图：
在“用户帐号”中选择“签审人”，点中间的蓝色“右箭头”按钮，添加到右边的“签审人”框中，同时，也可以按“签审人列表”右边的“上下箭头“按钮，来调整签审人顺序，从上到下，第一个为“第一签审人”，依此类推，点击“确定”完成。
我们也可以在“常见[签审同意]、[签审退回]意见列表”中添加一些常见“签审意见”，可以添加多条，每一条以“回车键”标示；如下图：
以上是建立一个“公共签审流程”，这个流程所有客户端都可以调用。
二、调用“传真签审”流程及新建“签审传真”操作过程
在“客户端”点击“新建传真”按钮，弹出如下图：
在“收件人”处，直接输入要发送的“传真号码”，也可点击“收件人”按钮，从下图的“联系人”列表中，直接选择已经建立的联系人号码：
在“联系人”列表中选择联系人，点击中间的蓝色“单右箭头”按钮，即可将联系人添加到右边的“收件人列表”中，也可以在“联系人”列表中按住“ctrl”键对联系人进行多选，还可以单击“双右箭头”对联系人进行全选，实现传真的“群发”。点击“确定”即可。
接下来，选择“签审人”按钮，弹出如下图：
此窗口中有三个“签审流程”分别为：“公共签审流程”、“个人签审流程”和“自定义签流程”
“自定义签审流程”，自己可以重新定义一个新的“签审流程”。
“个人签审流程”，它只有自己才能调用。建立流程如下：
打开“客户端”软件，点击“工具”菜单，如下图：
选择“设置程序选项”，弹出如下图：
选择“个人传真签审信息”选项，接下来操作与建立“公共传真签审信息”流程相同，就不再重复赘述了。
接下来，在新建传真窗口中选择“添加文件”，弹出“选择传真文件”窗口，如下图：
选择需要传真的电子文件，点击“打开”按钮，即可成功添加文件。
其它选项，可以参考“使用教程”的其它部分讲解根据需要进行选择性填写；在这里就不再赘述。
通以上的简单介绍，我们可以根据需要选择其中一个“签审流程”，点击“确定”即可完成。
三、待“签审传真”处理过程
当上述设置完成后，就可以点击“发送传真”按钮了，这份传真会立即归类到“正在签审的传真”栏里面，如下图：
在此窗口中，我们可以从自己的“客户端”通过“颜色”来查看此份“签审传真”的“签审”过程，“签审发起人”是以“黄色”来标示的，“蓝色”标示此“签审人”正处于“签审中”的状态，此时这份传真已经在第一个“签审人”的客户端里面了，而且是处于“待签审的传真栏”那里，当第一个“签审人”同意后，会自动流转到下一个“签审人”那里，依此类推。下面我们进入到第一个“签审人”的客户端，来具体“签审”这份传真。如下图：
从此图中，我们可以看到这份传真已经进入到第一个“签审人”—“andy”的客户端里面了，我们可以对此份传真进行操作，比如：“查看”、“编辑”、加盖“印章”、“签字”等等，当我们认为此份传真合格，我们就可以选中这份传真，点击右键“签审同意”按钮，如下图：
此时，会弹出如下提示框：
我们可以从“签审意见”的下拉列表中选择我们预先设置的“常见[签审同意]”意见，或者直接在里面输入其他的意见；在“备注”中，我们可以添加一些备注信息，其实这两处是可选性的，填与不填都不会影响传真的正常流转。最后，我们点击“确定”按钮，这份传真会自动流转到下一位“签审人”那里。
下面我们再到第二个“签审人”—“lily”的客户端，来签审这份传真，同时，查看上一位已经“签审”完成的“签审人”—“andy”的状态，如下图：
我们可以很清晰地看到，上一位“签审人”—“andy”的“签审意见”和“签审备注”以及“签审同意”的“签审人”—“andy”的颜色变化（“签审同意”的签审人是以“绿色”表示）。
如果此时，第二位“签审人”—“lily”不同意此份传真，则选中此份传真，点右键“签审退回”即可，同样可以添加一些“退回意见”及“备注”，这时，我们返回到“签审发起人”—“test”那里，来查看“签审退回”的签审人的状态及此份“待签审的传真”正处于何处，如下图：
我们可以清晰地看到“签审退回”的“签审人”—“lily”的颜色状态（是以“红色”表示），以及他的“签审意见”和“备注”信息。同时，我们应该注意，被“签审退回”的这份传真并没有返回给“签审发起人”—“test”，而是流转到上一个“签审人”—“andy”那里，这一点是值得注意的。
四、签审发送
下面我们假设所有“签审人”都选择“签审同意”，这时此份传真将做如何操作呢？请看下图：
我们发现，此份传真又返回到了“签审发起人”那里了，并且归类到“签审成功的传真”栏里面，所有“签审人”的颜色状态都以“绿色”表示。为什么会返回到“签审发起人”那里呢？而不是直接发送出去呢？请看下图：
我们知道，在“服务器”端的“服务器选项”——>“传真发送选项”中，有“传真签审成功后的发送者”这一功能，里面有两个单选框，默认情况下，是“签审发起者”有效，由此，我们找出了上面问题的答案所在，这也正说明了“签审成功的传真”最终返回到“签审发起人”的原因，由此，“签审发起人”在自己的“客户端”打开该份传真进行查看，但不能编辑，最后，可以选中该份“签审成功的传真”，点击右键“签审发送”，如下图：
此时，这份传真才真正递交到“服务器”端，由“服务器”端拨号发送出去，至此，传真签审操作最终完成。
注：用户也可以在“服务器”端——>“服务器选项”——>“传真发送选项”中，选中“传真签审成功后的传真”由“最后签审者”来发送。如果设置成这样，则最终“签审成功的传真”将会随着最后一位“签审人”的同意，而直接递交到“服务器”端发送，而不会再返回到发起人那里。从这一点也可以看出复园科技在“细微处”处理的“严谨性”。
五、会签功能
当我们看完上面的详细介绍以后，可能大多数人都以为已经结束了，但是我要提一个问题：大家是否发现上面的流程仅仅是一个单一流程，也就是说如果其中一个“签审人”不在，或者没有及时处理“待签审的传真”，那么这个“签审流程”还能够继续下去吗？很显然这个“签审流程”将停滞不前，这在现实中是不现实的，也是不允许的，万一出现这种情况，将造成业务的巨大损失，为此，复园科技的工程师们也充分想到了这种情况，由此，增加了一个新的功能——“会签”功能。
简单介绍一下什么是“会签”？
“会签”是为了解决上面“单一流程”所可能导致的“停滞不前”的问题，而开发的一种技术，这种技术就是在“签审人流程”中，在同一级别的“签审人”中增加多位“签审人”，这些“签审人”中的任何一位对“待签审的传真”进行操作都将示为有效，有一位“签审人”已经进行了“签审”，则其他“签审人”将不能再次“签审”。
当然，还有一种方法就是由“签审人”自己在客户端指定一个“代签审人”，当“签审人”不在的时候，可以有“代签审人”代为“签审人”，当然，“代签审人”同样还可以指定“代签审人”，采用一种继承的关系。这种方法也可以避免“停滞不前”的问题。
下面我将把“会签”这一小块单独提出来进行详细讲解，以便于理解！
请看下图：
我们建立一个“公共传真签审信息”，在“选择签审人”框中，我们看到“签审人列表”中已经存在签审人，而他们只能是针对单一签审流程，那么我们如果想让其中一个或多个签审人让他人代签，我们只需要选中该“签审人”再到“用户帐号”中选择“代签审人”，接着按中间的向右带四条横线的“黄色右箭头”按钮，这时我们发现，两个帐号在中间已经被“竖线”分隔开来。比如“lily”与“lucy”，这表示的意思是“lily”和“lucy”处于同一级别中，当有一份要“签审”的传真过来后，他们的“客户端”都将收到一份“待签审的传真”，其中任何一位对此传真进行“签审”，传真将继续流转到下一个“签审人”那里，保证传真的持续性。我们来演示一下：
新建一份“签审传真”，如下图：
然后点“发送传真”，这时传真开始流转到第一个“签审人”那里，下面我们从“签审发起人”端，查看一下“签审状态”，如下图：
我们可以清晰地看到，第二个“签审人”是“lily”、“lucy”并列的，下面我们假设第一“签审人”已经签审通过，则该份传真自动流转到了“lily”的客户端，但此时“lily”不在，而“lucy”在，这时，我们登陆到“lucy”的客户端，看看能否操作，界面如下：
此时我们看到，上图中的“lucy”和“lily”都处于“签审中”的状态，假设此时“lucy”选择“签审同意”，我们登录“签审发起人”客户端，查看一下“签审状态”，如下图：
从图中，我们得出结论：“lucy”选择“签审同意”，则表示“lily”也“同意”，此份“签审传真”还是继续流转到下一个“签审人”，由此避免单一流程可能产生的“停滞不前”的状况，很好地解决了这一问题。后面的操作与单一流程的操作基本一致，就不多做赘述了，如有不清楚的地方，可以参考前面的介绍。
至于“代签审人”设置，就是在“签审人”自己的客户端，点击“工具”菜单，选择“设置程序选项”，点击“传真代处理选项”，如下图：
勾选“启用传真代签”复选框，然后从右边的“代签者”列表中选择“代签人”即可，当“签审人”不在或未及时处理的时候，“代签者”可以帮忙“代签”，并且“代签者”的状态用颜色表示为“紫色”，保证“签审流程”正常流转。其它操作与单一操作流程相同，就不再赘述。
通过以上的介绍，希望给那些还在徘徊于传统传真模式的用户一个引导，给那些正在使用的用户一个启迪。