自定义转账在会计信息系统中的实现和应用
[摘 要] 本文通过武汉市一家电脑硬件销售商的电算化系统为例，介绍了自定义转账功能在会计核算中的应用。通过自定义转账的定义，转账凭证的生成，实现了对分都利润的柱算，明确了各个分部的绩效情况，便于各个分部的业绩评价。利用生成的转账凭证在各个利润项目上的对比，发现各个部门的优势和劣势，明确了绩效改进的目标和方向。
[关键词] 自定义转账；转账定义；转账生成；绩效改进
1．问题的提出
在实施会计电算化的，在期末处理时主要包括转账定义、转账生成、对账、月末处理、以及年末处理。与日常业务相比，数量不多，但业务种类繁杂及时间紧迫。在手工会计工作中，每到期末，会计人员的工作繁忙。而在电算化会计系统下，由于期间的许多期末业务具有较强的，且方法很少改变，如费用的计提、分摊的方法等。由自定义转账生成凭证，不但减少会计人员的工作量，也可以加强财务核算的规范性。
2．定义转账凭证
转账凭证分为外部转账和内部转账。外部转账时将其他核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统的内部把某个或某几个会计科目中的余额和发生额结转到一个或多个会计科目中。自动转账主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结账、汇兑损益结转。文章主要介绍自定义转账的应用。
3．自定义转账功能的介绍
虽然在大多数的财务软件中，系统都给出了常用的转账功能比如销售成本结账、汇兑损益结转、期间损益结转等。但这些标准的系统模块设计往往是没有考虑到实际中各个企业的个性化需求，导致了这些模块的应用并不广泛。这时就需要各个公司根据自己的实际情况和需要设置个性化的转账功能，例如“部门核算的结转”、“项目核算的结转”、“客户核算的结转”来满足企业的需求，实现企业经营管理的需要。
4．自定义转账功能应用
文章以武汉市一家电脑硬件销售总部的会计电算化系统为例，介绍自定义转账功能。该公司长期应用用友会计信息系统进行核算，大量的采用了客户往来核算和项目核算。由于系统的期间损益结转是对所有的收入成本费用的结转只能核算企业总部的经营业绩。而无法实现分项目和客户来核算企业的利润，不便于对部门业绩的考察。这时企业通过自定义转账功能的应用，实现了分客户和项目的核算部门的业绩。有效的明确了部门绩效改进的目标，提高企业整体的经营业绩。
4．1转账定义
首先进入用友系统的总账界面，单击期末“菜单”中的“转账定义”，选择下拉菜单中“自定义转账设置”，通过“增加”按钮，输入凭证主要信息，定义一张转账凭证。
然后单击确定后，进入转账定义界面，通过定义完摘要、科目、部门、项目、金额公式等项目后，可以完成转账定义。注意在利用项目核算之前必须进行项目定义，本系统正是在定义了项目后，可以在这里方便的选择需要核算的分部名称，我们选择了长沙分部为例，进行演示。在这里如果我们定义了其他的辅助核算例如客户往来、供应商往来等项目后，还可以更进一步按照客户或供应商来核算企业的业绩。摘要的定义是在前面的界面中已定义好。科目选择可以利用向导完成。在这里要注意方向的选择，方向借方是本年利润账户，而贷方是费用类账户，不要和费用类账户发生额的方向混淆。金额公式的定义可以通过向导完成。这里公式JG()是指取对方科目结果，也就是费用类账户的累计。FS(502，月，借，1)表示科目主营业务成本的借方发生额，“1”表示的是项目长沙分部的编码，余下的公式定义可以类比得到。定义好的界面如图2。
在定义完转账凭证后，每月月末只需执行功能中的转账生成即可由机快速生成转账凭证，在此生成的凭证将自动追加到未记账凭证中，必须通过审核，记账后才能真正完成结转工作。由于转账凭证中的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有来记账的凭证全部记账，否则，生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是一组相关的转账分录，必须按顺序依次转账生成、审核、记账。
单击界面中的“期末”菜单下的“转账生成”，屏幕显示生成的凭证对话框如图3。
通过该界面可以清楚看出已将长沙销售分部的费用转入本年利润，我们可以利用同样的方法将长沙分部的收入类转入本年利润如图4，这样我们就可以实现对长沙分部的利润核算，进而能对所有分部进行业绩评价，满足管理的要求。在生成自定义转账凭证时，要注意选择结转的方式，结转月份及需要结转的转账凭证，系统在进行结转计算后显示将要生成的凭证，这张凭证此时并没有保存，注意确认凭证的方向、金额、科目正确后，单击“确定”，“保存”按钮，这样才将生成的凭证追加到未记账凭证中。如果凭证有错误，可以直接单击“退出”这样错误的凭证也没有保存。这时再去修改凭证的定义的错误．结转月份一般为当前月，且每月只结转一次。注意结转的频率非常重要，因为计算机无法控制结转频率，也就是在生成该凭证后，只要再单击“生成结转凭证”时，又可以生成同样的凭证，造成信息的重叠。要注意操作日期，一般在月末进行。
在制作转账凭证之前，一定要确保需要参与结转的凭证的都已经审核并且记账。比如在做这张凭证之前，我们已将所有的费用类的账户都以审核记账。只有这样生成的凭证数据才是正确的。这也是实践中经常容易犯的错误。5结论
文章通过武汉市一家电脑硬件销售商的会计电算化系统为例，介绍了自定义转账功能在会计核算中的应用。集团公司在核算总体业绩的同时，为了考核各个分部的业绩，提出了核算分部利润的要求。在现有的期间损益结转不能满足要求的情况下，我们利用自定义转账，实现了分项目部门的核算各个分部的利润，明确了各个分部的绩效情况，便于各个分部的业绩评价。通过对比生成的自定义转账凭证，我们可以发现各个部门之间的优势和劣势，进一步明确了每一分部绩效改进的方向和目标。
在自定义转账中除了利用项目核算来进行分类结转，我们还可以利用客户往来、供应商往来等辅助项目进行更进一步的分类核算。这将作为我们更进一步的探讨的课题。
