浅谈学生在校档案管理

摘  要：学生档案是国家人事档案的组成部分，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录，是学生家庭社会关系、状况的主要原始材料，也是学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。
关键词：学生档案；归档；管理
        1 学生档案的归档内容
        履历类材料和鉴定材料：《毕业生登记表》、《学生登记表》、《姓名变更材料》、《学年鉴定》等。
        学习成绩材料：《学生成绩登记表》、《公选课成绩登记表》、《实习成绩表》、《教育实习小结》、《毕业实习鉴定》、《毕业成绩评定》、《教师资格证书》、《授予学士学位的决定》等原件。
        加入党团材料：《入党志愿书》、《入党申请书》、《入党转正报告》、《自传》、《入团志愿书》等有关材料。
        各种奖励材料：学生在校期间获得的各种荣誉称号的登记表，优秀团干、优秀团员、社会实践先进个人、优秀学生干部、三好生、优秀毕业生、各种奖学金登记表等。
        处分材料：与本人见面后，且有本人签名的处分决定、个人检查、其他证明材料、解除处分的决定、个人解除处分的申请、系科对其解除处分的意见。
        2 学生档案管理工作存在的问题
        2.1管理者对学生档案重要性认识不足，重视程度不够。首先是新生入校后的档案管理。有关用人单位反映、一些学生档案材料不齐全、纸张不规范。具体表现在材料缺乏，或者缺学籍表，或者缺体检表，或者缺高考报名表，或者没有档案袋等，有的什么都没有，这给学生就业造成障碍。其次，是学生在校期间，许多评先评优材料应该进入学生档案的，但是一些部门图省事，就忽视了某些档案材料的整理和归档，给学生人事档案材料的不全留下隐患。第三，某些处分材料不归档。因为就业压力较大，某些部门为了学生能顺利就业，一些处分文件就没有进入学生档案。这些究其原因,主要是没有认识到学生档案的重要作用。学生档案是用人单位全面了解毕业生的重要途径，也是学校全面介绍毕业生个人素质的权威材料，还是高校学生管理工作的有力依据，有利于促进学生全面素质的提高。但是，管理工作者档案意识淡薄，对学生档案管理工作缺乏正确的认识，导致责任心不强，给学生填写归档材料时不积极主动，材料不完整、不规范，千篇一律，有时候还找学生代写。
        2.2陈旧的管理体制造成高校学生档案管理不、不规范、不完善。目前，高校学生档案建设管理体制不完善。首先是新生档案材料由本人到校后交到各院系或者采取普通邮寄方式邮寄，由各院系整理、存放，实行粗放式管理。这就造成一定程度的学生档案缺失。其次，院系相关人员及辅导员、班主任到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生处或就业指导中心寄往用人单位，造成学生档案材料归档把关不严，移交手续不规范，填写的内容假、大、空，主观评价因素多，反映客观情况的内容少，不能全面反映大学生思想道德水准、科学创新能力、身心素质、就业技能等个人才华和能力特征，大大降低了学生档案的含金量。第三，由于档案材料不是实时填写，为档案造假打开了方便之门。一些毕业生为了在激烈的就业竞争中取胜，不惜采用涂改成绩，开具假证明等不正当手段以击败对手。也有个别院校为了使自己的毕业生顺利就业，提高就业率，以普遍提高毕业生成绩分数，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤消学生处分材料，以次充好等手段，获得短期效应。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争, 也给在校生带来了消极的影响。
        2.3学生档案管理队伍比较薄弱，管理人员业务水平普遍不高。 

档案管理队伍作为学生服务工作的重要组成部分，学生档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强，据调查，多数院校没有配备专职的学生档案管理人员，即便是有，也是一个人或者两个人，要负责全院学生档案，从20世纪90年代末扩招以来，学生人数激增，少数几个档案管理人员根本满足不了院校学生人数激增的现状。同时，即使有专职的档案建设和管理人员，也大多是引进人才的家属或年老多病的校内职工，工作能力强，专业知识缺乏，而真正懂得档案业务和利用化信息技术建设档案的人员很少。这无疑对学生档案建设与管理是不利的。         2.4学生档案管理形式陈旧，手段落后，缺乏管理，容易出现疏漏。从现行管理情况来看，高校学生档案应包括学校对学生的考察、录用、培养、和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学生素质的全貌，也要体现当代大学生的时代风貌。然而，当前院校学生档案的归档形式仍是传统的老面孔，其主要内容包括：一是表现；二是学籍和学习成绩:入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明；三是身体状况；四是其他情况等。而把能客观直接反映大学生能力、水平、综合素质及时代特色，能吸引用人单位的内容弃之一旁。诸如大学生四、六级证书，机等级证书，大学生心理测试成绩，发明创造证书，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料等等一般都不归入档案。同时，院校学生档案建设和管理现代化是信息时代和高等教育对档案建设与管理提出的迫切要求，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可能。但令人遗憾的是，院校学生档案多数还是以手工抄写的纸质档案为主，现代化管理手段还没有得到广泛推广。面对学生档案项目增多，档案数量大增，质量要求趋高，流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位多等特点，显然原有的学生档案建设与管理手段已经越来越不适应，必须加快推进高校学生档案建设与管理手段的现代化。
        3 做好学生档案管理的建议
        3.1统一认识，加强领导。学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作;另一方面，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
        3.2加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；学年度班主任鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点；学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。
        3.3严格毕业生档案转递制度、加速学生档案工作现代化的步伐。一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单——填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查（应在一月之内）。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现象发生。
        总之，学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。