关于高校图书馆现刊管理模式探讨——从湖南大学图书馆的现刊管理模式说开去

关键词：湖南大学图书馆　现刊管理
论文摘要：介绍了湖南大学图书馆的现刊管理模式，并分析了该种模式的优点以及存在的弊端，试图探讨适合高校图书馆的的现刊管理模式。
在图书馆的管理活动中，不同类型或不同大小的图书馆其图书的管理模式基本相同，而对现刊的管理，则是仁者见仁，智者见智，有很多的管理模式。那么在众多的管理模式中，能否集众之所长，创造出一种科学的适合大多数图书馆的现刊管理模式呢?笔者从湖南大学图书馆的现刊管理模式人手，试图探讨适合高校图书馆的科学的现刊管理模式。
1我馆的现刊管理模式
我馆的现刊阅览室是由原来的科技期刊阅览室和社会科学期刊阅览室组合而成，是将原来的小阅览室打通，合并成为一个南北互通的大通间，是典型的大阅览室管理模式。现刊阅览室不只是对当年新刊的展示，同时收藏了近5～10年的过刊。现刊按照自然科技期刊和社会科学期刊两大类分别放置在阅览室的北厅和南厅，过刊按照自然科技期刊和社会科学期刊两大类分别放置在南北两厅之问通道处的楼下和楼上。
现刊的排架原则是先按照《科图法》大类顺序排．在同一大类下再按照流水号排，每种期刊都有一个固定的、唯一的架位号。具体是这样操作的：根据物理架位将期刊架分为第l～8架(南北两厅单独编号．不连续)。作为期刊架位号的第一个组成部分，例如第6架的期刊的架位号都是以“6．”开头；然后按照分类法将馆藏现刊按大类分配到这8架中。尽量使同类刊在同一架集中。在每一个物理架中，可能会包含有2～3个大类，大类按照先后顺序排，并且在每一架的左侧最显著位置按照顺序标明该架所包含的大类。将大类按照该类下期刊种数多少分配好架位区。然后将期刊架按从左至右的顺序编流水号，该流水号就构成期刊架位号的第二个部分。最后将期刊架位号和对应的刊名做成架位牌放置在相应的位置。例如“建筑”的架位号是“6一l”。架位号都有一定的预留，具有可扩展性。过刊的排架按照《科图法》分类号排。
现刊阅览室的工作流程是这样的：新刊在采编部验收登记后移交现刊阅览室，然后阅览室对现刊进行盖章、验收、记到卡登记、标识架位号和上架展示．然后定期下架整理装订，最后将装订好的过刊再上架。架位号用统一的书标纸贴在期刊封面最左侧的中间位置，这样能够方便识别，而且一般不会遮盖期刊封面的重要信息。现刊的展示采用活动可揭斜面刊架，将最新一期放到刊架斜面板上展示，以往各期放入斜面板里层各相应位置上。每年暑假装订上一年的期刊。
2我馆现刊管理模式的优点
我馆的现刊管理模式体现出了以下优点。
(1)所有现刊同处一室。打破了原有的自然科技期刊和社会科学期刊分离的状况，使它们同处一室，方便读者同时阅读两类期刊，同时也有利于期刊利用率的统计和分析以及两类期刊订购比例的确定。
(2)现刊与近期过刊同处一室。根据半衰期理论，超过一定时间后被利用的频率就会大大降低。所谓期刊被引半衰期，是指期刊在统计年被引论文数量的最新一半论文的时间跨度，即该刊在统计当年被引用的全部次数中，较新一半的引用数是在多长一段时间内累计达到的。最新发表的论文总是引起最多研究者的关注和引用，但是，随着时间的推移，人们对它的关注程度会逐渐弱化，其被引率会逐渐减少．也就意味着期刊的生命力会逐渐衰退。被引半衰期是测度期刊老化速度的一种指标。有研究表明社会人文学期刊的被引半衰期集中在3-5年之间，大部分自然科学期刊的被引半衰期值域越来越趋近于5～l0年之间我馆将现刊和近5～10年的过刊放置在现刊阅览室，基本上可以以“一站式服务”满足读者的期刊文献利用需求，大大节省了读者的时间。
(3)现刊展示时间长。我馆一直以来是在暑假装订上一年的期刊，所以现刊展示的最长时问为一年半。比如2005年的期刊要到2006年7月份才下架进行整理装订。据我了解，很少有图书馆是这样做的。
其实给现刊足够的展示时间是有很多好处的：①现刊能够充分的被利用起来。期刊资源的首要目的不是为了收藏而是为了利用，给现刊足够的展示时间，不要为了保持架位的整齐或者是从减少工作量等等冈素出发而频繁下架装订期刊，这样会耽误期刊被利用的时间。因为新刊是利用率最高的黄金时期，图书馆要创造一切机会让新刊有充分的展示时间。②利用暑假进行装订．可以尽量减少期刊不能够被利用的时间。因为在高校，只有暑假时间长，读者少，图书馆趁这个时间下架装订期刊，等9月份开学时，装订好的期刊就又可以与读者见面了。③可以最大限度的保证期刊装订的完整性。因为有的期刊一年的最后一期会拖到次年的2月份甚至是3月份。如果在年末装订，势必会造成一些期刊不完整。④避免空架现象。如果期刊在年末装订或者是到了半年的刊就开始装订．势必会造成空架现象，读者无刊可读，期刊利用率是要大打折扣的。
(4)期刊按类集中。规范的排架方法，使读者可以提高对期刊内容的查全率和查准率。我馆期刊按照物理架位来编架位号，方便读者查找和归架。同时将同类期刊集中排放，有利于老师和学生了解和查阅某学科专业的期刊，非常有利于师生的教学、科研和学习。
(5)现刊阅览室开放时间长。我馆现刊阅览室开发时间从早上8：00至晚上10：30，中间不问断，实行“三班倒”。这样不仅方便教师和学生可以充分利用业余时间来利用期刊，而且大大提高了现刊文献的利用率。
3我馆现刊管理模式存在的弊端及其改进
(1)手工验收记到已经不适应现刊阅览室的管理在卡片上进行手工登记和查找架位号不仅耽误时问、速度慢，而且不利于学生查找期刊到馆情况以及存放位置，是非常不利于期刊的利用和其他工作的开展的其实我馆期刊到馆时先在采编部进行ILAS系统期刊子系统验收登记，是完全有条件将阅览室的入室登记、架位号标识与采编部的期刊验收登记合并成一道程序，用电脑在ILAS系统中进行，这样不仅节省劳力去开展深层次的期刊工作，也能方便读者查询和利用期刊。很多图书馆也是这样做的。其实很早我们就提过．可一直就没有实现，这些都是部门之间协调的问题
(2)资源较集中，增加了整架的工作量。所有现刊和近几年的过刊都集中在期刊阅览室，确实给读者带来了很大的方便。但同时也给管理带来了一定的困难．工作人员要花费大量的精力来保持架位的整齐。在期刊管理工作中，整架工作只是其中的一小部分，应该把大量的精力放在期刊文献的深层次开发和利用上面然而，人力资源相当有限，要把上述这些工作都做好．确实很困难。前2年学校招聘学生馆员，他读者的需求。