试论高校图书馆机构设置的探讨

　　摘要：文章分析了大学图书馆现有机构设置的现状和不足，提出应从信息的整体和图书馆功能的整体着眼，规划全新的高校图书馆组织机构，并对其特点进行了具体的说明。
　　论文关键词：大学图书馆；机构设置；图书馆管理模式
　　在由传统图书馆向复合型图书馆和数字图书馆的过程中，观念的更新和组织形式的变革是实现更大程度的跨越式发展的前提。高校图书馆如何在管理方式和机构设置方面进一步改进，促进其功能的发挥，为高校的教学和科研工作提供保障，同时加强馆际交流和协作，为地方的社会和发展作出贡献，也是一个值得探讨的课题。
　　1大学图书馆机构设置的现状和存在的问题
　　从图书馆业务组织机构的设置来看，经历了由单一但具备复合功能的藏书室到分工明确、界限分明的一馆多部的等级式业务组织机构的过程，并逐步向打破部门界限和条块分割、重新整合信息资源的扁平式的业务组织机构转变。由于规模、专业特色以及地域等方面的差异，现阶段大学图书馆机构设置的模式大致可归纳为两种类型：
　　1．1“传统模式”或称“小部门模式”
　　基本沿袭传统的图书馆，虽有对职能部门的整合，但大多仍设置相对独立的采访、编目、流通、阅览、期刊、技术服务、咨询等部门，以业务工作为工作部门的划分依据，这种组织机构的设置主要依据传统的文献载体形态及其流程，其致命缺陷是工作缺乏兼容性和合作性，不同类型文献的采购、加工、整理和服务相互分离，缺乏联系和协调，资源分散，用户采集和利用不便，也不利于文献信息资源的合理配置和共享；部门臃肿、功能重叠；分工过细，工作人员的综合能力和创造性受到制约；既不利于对文献信息的管理，也不利于对人(工作人员)的管理，限制了图书馆整体功能的发挥。
　　1．2“复合型模式”或称“大部门模式”
　　基于复合图书馆而发展起来的，综合了传统业务和现代数字图书馆业务的特点和需求，更注重从文献信息流的管理来设置机构，以功能相对完善的若干个大部门为主体，设置若干“中心”或“室”作为补充。
　　复合型的机构设置更具开放性和灵活性，从一定程度上打破了部门设置和文献资源配置等方面人为造成的界限，改变了以往的完全按职能划分的组织机构模式，有利于资源的整合和文献信息的交流，代表着图书馆机构设置创新的方向。但在现有的大学图书馆中，以这种理念指导和实践的模式仍不多见，规范化、化、分工与合作等方面仍存在较大的不足。
　　1．3现实的大学图书馆机构设置存在多种情形
　　在实际工作中，传统的机构设置与复合型的机构设置也许存在于同一所高校图书馆中，或者综合了传统和现代的两种不同因素。特别是经过高校合并，一馆多区，一馆多地，管理的形式千差万别，在机构和业务工作的设置和分配上出现了多种情形，从而导致所设置的机构名称和内涵等方面仍存在很大的差异性，合理性和规范化程度不足，业务工作划分交叉、重复、失衡，专业技术人员缺乏联系、交流和协作等，这些情况仍在很大程度上存在。
　　2大学图书馆机构设置的基本模式
　　大学图书馆以读者服务为主要任务，包括为教学和科研提供文献信息支持，在建立理想的文献信息服务机构设置模式的过程中，必须以文献信息流的采集、加工和管理为核心，兼顾普通的书刊借阅和高层次的文献信息整合和服务，两者并重，缺一不可。只有将各类型文献信息作为一个整体考虑，从图书馆的整体功能着眼，才能有效地改进目前机构设置方面存在的不足。
　　2．1大学图书馆机构设置模式的构想
　　大学图书馆的机构设置应适应文献信息流的管理和揭示，用以服务为核心的全新组织结构取代传统的以职能划分为核心的组织结构，文献信息资源建设是基础，技术支持是桥梁，读者服务是中心和目的，力求精简、高效、科学、规范。 信息资源建设部：涵盖各种类型、各种载体形式的文献信息采集和加工工作。业务工作包括各类型、各种载体形式的文献信息的采访、编目、典藏、信息搜集开发、白建特色馆藏或特色数据库等；文献信息技术支持部：是将所有采集加工的文献信息进行管理和揭示以提供给读者服务的桥梁。
　　业务工作包括图书馆网络和系统的维护、设备管理和更新、馆藏文献资源的整合等，为全馆以及各部门的工作提供技术保障；文献信息资源服务部：直接或间接面向各类型层次读者的窗口和前台工作。工作内容包括文献信息流通、阅览、信息咨询、科技查新和课题检索、
　　读者辅导、读者事务处理、馆际互借等；三个部门的下属机构，采用分组的形式建立，既有明确的分工，人员又可进行机动的组合，以利于保持充分的合作。
　　办公室作为馆领导的参谋部和全馆工作的后勤保障部门，主要承担信息、政令的上传下达、查办督办、内外联系、物业管理等行政事务性的工作；附属机构作为主要业务机构的补充，与主要的业务部门具有相对的独立性。在已有的研究中也被称之为“工作组”或“中心(室)”，主要承担研究性或特色性的工作。
　　2,2以上模式所具有的优势
　　有利于资源的整合：上述的机构设置，突出体现了将所有各类型文献信息作为一个整体进行采集、加工、管理和服务的观念，契合信息的“输入一处理一输出”基本流程；尤其是明确了技术支持部门不但具有管理和保存所有电子文献资源的职责，更具有将所有资源进行整合、对接、开发跨库跨平台使用功能的职能，既提高了馆藏文献信息资源管理的统一性和规范化，又能促进资源的使用开发达到更高的技术要求，提升品质，促进其功能的充分发挥。
　　机构更为精简：机构设置精简而实用，减少了中间管理的层次和人数，加强了部门问的横向沟通，缩小和消除了各职能部门问的壁垒。精兵简政，有利于政令畅通，明确职责，节省开支，运转灵活，方便读者，从而避免人浮于事、机构臃肿所造成的内耗和矛盾，有利于塑造良好的组织形象，形成良好的凝聚力和文化氛围。
　　机构设置趋于扁平化：从组织学的理论来说，层次小、跨度大的扁平结构更能够进行有效管理，充分实现集成化服务、主动互动服务、开放性服务、个性化服务等。扁平结构管理模式是以读者服务为主要对象的管理与服务模式，促进了机构设置的精简。同时，扁平化的机构设置模式使管理活动和信息的交流反馈更为直接、有效，并能从_丁作人员的心理上起到缩小差别、拉近距离的效果，有助于激发工作人员的主动性、创造性和责任感。
　　规范而富有扩展性：全方位规范了机构名称和内涵，突出了业务工作的专业技术性质，业务分工明确，流程衔接紧凑；在各部门内部，人员的配置和编组富有机动性，可随着业务的需要进行增减调整；而附属机构使机构设置更富有弹性，可根据需要成立或撤、并临时性工作小组，而不必对机构和编制进行大幅度的调整。有利于馆际交流和协作：以机构设置的扁平化、规范化和内部职能的明确划分为基础，在馆际协作和对外交流工作中，都能明确地找到相对应的职能部门，并能建立馆对馆、部门对部门、小组对小组甚至具体的人对人的“一一对应”的协作或交流组合，有效地提高目的性，使工作直接、高效，避免职责不明、互相推诿的弊端。
　　有利于人员的管理和优化人员配置：文献信息流贯穿于整个机构和岗位的设置，人人都成为其中的重要一环，各个部门均需要配备具有整体观念、服务意识、全面的素质和专业技术能力的人员，岗位职责的制定、定岗定编和人员聘任等制度将更趋完善，有助于集中人力资源，量才使用，优化配置。同时，部门之问和部门内部功能的整体统一性和分工的灵活性，使工作人员能接触到各个不同的工作环节，个人的能力得到提高，拓展了的空间。