有关大学图书馆业务外包

　　关键词：图书馆业务　大学图书馆　外包
　　论文摘要：文章阐明了大学图书馆业务外包的优势和可行性，并强调我国大学图书馆界应该在现在和未来的图书馆事业中抢占先机，更好的为教学服务。
　　马克思曾对小农各自为政、缺乏组织联系、不求效益的特点作了非常生动的比喻，说“是由一些相同的东西数量相加形成的，就好像一袋马铃薯，——虽然装在一个口袋里，却是彼此分离的”。《经济时报》记者在调查中发现，目前已经建设好的大学城虽然集中了若干高校和各个高校的若干校区，但事实上一些高校在许多业务的建设上还是各自为政，形成了所谓“一袋马铃薯”的局面。甚至有人士指出，某些高校的资源和人员出现了更大的分散和浪费。
　　一、业务外包产生的背景
　　业务外包这一经营管理方法在最近十几年已被西方图书馆界吸收和采用，图书馆将非核心功能工作通过合约外包给社会机构来完成，从而达到降低成本、节约人力资源，提高工作效率，提升竞争优势的目的，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，加强核心功能的工作。业务外包在图书馆的应用主要集中在事务性的加工工作和采编工作方面，随着信息时代的到来，大学图书馆服务功能的变化，业务外包在图书馆的应用将日益扩展，有着更大的发展空间和意义，业务外包这一经营管理方法已日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。
　　早在1977年日本东京一份报告称，93所图书馆中有47所将分编工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日报》报道，在被调查的542所公共图书馆中，警卫外包的占37．7％，清洁外包的占58．5％。1997年在被调查的全美授学士学位以上的117所高校图书馆中，33个正在进行或已进行编目外包，16所正在考虑。1998年秋美国图书馆学会(ALA)特别成立了一个“外包工作组”来研究业务外包相关的课题，并在ALA的冬季会议上设立了公开来讨论业务外包对图书馆的影响等相关问题。
　　在我国，从九十年代以来，业务外包逐渐为图书馆所重视和采用，外包的业务暂时主要集中在事务性工作和编目工作方面。而大学图书馆主要任务在于为教学教育提供及时准确的书刊资料信息，效率是非常重要的，业务外包也就变的意义重大。
　　程焕文老师认为，虽然信息技术的发展正在主宰着图书馆的变化，但是图书馆从以信息技术为重心向以资讯服务为重心的转变正在悄然进行。这是信息技术发展的必然归宿，更是图书馆发展的终极目标。摆脱信息技术的羁绊，冲破传统观念的樊篱，积极开展图书馆业务外包，进而解放图书馆的“生产力”，已经成为大势所趋。
　　二　图书馆业务外包的可行性
　　业务外包之所以能被大学图书馆所借鉴并得以发展，是由于这种模式确实能够提高大学图书馆的效率，节约时间；并且能够带来明显的经济效益，节约金钱：
　　(一)缩短工作时间，提高工作效率
　　以回溯建库为例，如果要完成3O多万种中文图书，由图书馆工作人员自已建库，估计要用1—2年时间，而委托建库商，可能只需要2个月时间。而图书馆的图书只有建设好数据库了，才能早日与读者见面，如果加工滞留时间太长，就是新书变旧书，失去信息的作用了。一般大学图书馆的书籍从新书到货，直到进入流通与读者见面，一般要几个月，而大学里面，老师和大学生备课和学习的周期也就是4—5个月／学期，不少专业的参考书需要一定的时新性，比如机专业，比如营销专业；同时许多准备考研究生和博士生的同学老师，更加需要最新出版的复习和学习资料。提高新书加工的效率及早与读者见面，一直是大学图书馆的一个课题和任务。
　　(二)降低成本，提高质量
　　专业机构往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。
　　在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录费用是1．5美元(OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，Ohio大学图书馆是3O美元)，委托编目，平均才2—12美元。我国的情况也差不多，据统计，图书馆单独编目，每种图书约lO一15元，而套录每种图书是0．3元，委托地区采编中心或书商，编目是免费。以编目为例，如果一个月薪为3000元的资深编目员平均每天可完成4O种中文图书的原编工作，那么依每月21个工作日计，一月可完成840种中文图书的原编，平均每种图书编目的人力成本约为4元，大约相当平均书价(以每本20元计)的20％。从国家图书馆和CALIS等下载一条中文书目记录大约为0．2元，但是在联机编目的状态下，编目员完成的编目工作量一般没有明显的增长。如果将编目外包给图书供应商，通常只需付出审校的人力成本，大部分编目员则可以“下课”，转入其他服务岗位。这种高效低耗显而易见。
　　(三)可以专注于自己的核心业务，提高竞争优势
　　大学图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程，人员配置进行整合，加强读者服务工作，开发利用信息资源，提高竞争优势，为广大师生提供更多更好的服务，保持图书馆的持续、稳定。这几年大学普遍的生源扩招和教学评估，使大学图书馆工作应接不暇，图持馆工作人员疲于不断的采访、买书、加工、倒架、扩馆，而信息的咨询开发这块大学图书馆最应该做的却被遗忘和搁浅了。如果能够在书籍加工，采访编目，卫生，警卫等方面实行外包，那大学图书馆就可以集中主要精力和人员去做信息的开发和咨询等主要工作。
　　(四)节约人力资源，克服专业技术人员不足的困难
　　大学图书馆实施业务外包，一方面，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆较难引进和留住高技术人员，也使图书馆难以进行新技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。如南海学院图书馆，由于是新建图书馆，专业人员少，因此将采编业务全部交由广东高校信息服务中心完成，该中心拥有一支高素质的专业队伍，生产制作出标准的书目数据，使南海学院图书馆从一开始就建立在较高的起点上，从而保证了数据的标准化和规范化。另一方面，可以节约人员。以联合编目为例，美国Ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2．5万种图书，成为OCLC成员馆后，编目人员减至5人，每年可处理5万种书，以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录OCLC数据也只需花7．5万美元。
　　业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率，促进图书馆的重心转移，发挥图书馆的竞争优势，具有重要的作用。但是，任何事情有他的两面性，业务外包也存在一些缺陷。如直接购买图书馆管理系统的最大缺陷是使图书馆工作人员产生对外部技术的严重依赖。一般情况下，技术外包可以产生良好的短期回报，但不知不觉中图书馆的技术人员只停留在使用上，而不对技术进行研究开发(包括人才)，从而损害图书馆的技术能力，特别是某些技术决窍必须通过开发的过程才能学会。采购业务外包方面，随着广东的快速发展，招生人数增加和学校评估要求，广东高校这几年购书经费增加很快，常常一次拨数百万元，校方限期完成，图书馆将数百万的采购委托给供货商，有的馆甚至要求供货商每种书配5——10册复本，积压的旧书也配上，从而造成藏书质量的下降。这些业务外包的缺陷有待克服和改进。
　　如今，国家三令五申反腐倡廉，正在大力推进图书采购的招标工作，图书采购招标势不可挡。在采购招标中捆绑编目外包，既能使书商优胜劣汰，确保图书馆的利益，亦可节省图书馆的人力成本和时间成本。勇于创新的图书馆和品质超群的书商达成双赢，皆大欢喜，何乐而不为?