试论华中师范大学图书馆期刊部的精细化管理

　　摘要：依据2007年工作纪实，介绍了华中师范大学图书馆期刊部实行的精细化管理、坚持“以生为本”的服务理念及各个工作环节环环相扣，使报刊在第一时间与读者见面等的具体做法。
　　
　　论文关键词：高校图书馆  期刊部  精细化管理

　　华中师范大学图书馆期刊部承担着全校期刊的建设、管理与服务工作，华中师范大学(简称我校)图书馆期刊部是在2006年元月我馆优化部门结构的基础上由原装订室的几位工作人员(原来属于读者服务部门的成员，现读者服务部已不存在)和原期刊部两个阅览室(报纸外刊阅览室和中文现刊阅览室)人员、原期刊部编目人员、原期刊部签收人员和收发人员组成的集采访、收发、阅览、加工、装订、编目和典藏于一体的部门。共有工作人员14人。在日常工作中我校期刊部又分为：前台的报纸外刊阅览室、现刊阅览室；后台的装订室、采访签收编目室四个小组。2007年订阅中文期刊3927种，外文期刊392种，中文报纸98种，外文报纸6种。
　　目前馆藏纸质报刊合订本22余万册，语种包括中、英、俄、日、德、法等。2007年，期刊部共签收新刊43230册，收发信件及报刊以外的各种印刷品12590件，接待读者128487人次，期刊送装4077册，典藏期刊3619册，装订室修补旧书2579册，装订报纸合订本1101份，其他装订930册。现有馆藏学科涉及我校现有各专业，特别是、文学、语言、、物理等学科期刊收藏较丰富，现订纸本期刊分别存放于现订期刊阅览室、报纸外刊阅览室、合订本期刊阅览室和各院系资料室。期刊馆藏目录数据除日、俄、法文正在建库外，已全部进入图书馆“汇文信息系统”，读者可以通过图书馆主页查阅各种期刊的信息；对校内未入藏的期刊可查阅相关的中外文期刊数据库，也可通过“CALIS西文期刊目次数据库”查阅进口期刊国内馆藏。
　　2007年上半年期刊部从采访、签收到上架、阅览、再到装订、编目每个环节都实行了精细化的管理，每个环节上都始终细致地体现着“以生为本”的服务理念。
　　1规范采购制度，合理配置文献资源，满足教研要求
　　期刊订购直接影响着读者的借阅率和馆藏结构的优化。采访人员了解现有馆藏特色，除了保证期刊订购体系的连续性外，还依据本馆采访的方针和任务、学校的专业设置、科研计划、读者需求的变化等有目的有计划地订购期刊。采访人员通过与各院系资料员、读者的交流和走访各阅览室工作人员，了解现有文献的使用和读者的需求情况，努力做到“以生为本”，并以此为根据调整现有馆藏结构。2007年开始，每年的期刊采购项目均由学校采取公开招标方式，由学校各相关部门领导及图书馆专家组成的招标委员会对投标单位进行多方面严格考评，最后确定供应商，以此进一步加强学校图书经费使用的规范管理，提高图书馆期刊采访工作的效率和质量。2007年9月到10月间圆满完成2o08年中外文期刊采购招标工作，并与各中标供应商签订了供货合同，以此规范了供应商在实到期刊率、送刊周期、期刊质量等各方面的服务。在经费使用中，严格遵守学校及图书馆的相关财务纪律，每笔都严谨细致，未出现任何差错。期刊部采访工作努力做到以下几点：
　　(1)保证我校相关专业中文核心期刊的人藏、外文期刊的订购，突出专业特点，强化专业性能。在经费许可的情况下，保证专业人员所需的资料都是高质量的核心期刊和专业期刊。
　　(2)倾听读者意见，满足读者要求。在每年订购期刊的工作中，除保证原有馆藏核心期刊的连续订购外，及时征求不同类型读者的意见进行订购。
　　(3)提高期刊经费使用效率，保证重点学科文献资源所需，形成了专业性强、符合我校综合性、研究型大学特点的期刊结构体系。每年纸本报纸、期刊订购时，采访人员会将期刊目录或目录查询网址、采购联系人E一MAIL及电话公布在图书馆主页公告栏上，以便读者能及时将自己所需的报刊推荐告知采访人员。
　　2巩固传统服务，提高服务质量
　　期刊部现设有现订期刊阅览室和报纸外刊阅览室。现订期刊阅览室存放最近一年半的中文期刊2407种及赠送刊若干种，内容覆盖我校各学科。现订期刊阅览室所有期刊均为开架阅览，按中图法上架排列，读者可根据需要自行查找、取阅，可供复印。现订期刊阅览室每年6月下旬开始下架前一年的期刊。这些期刊利用暑假装订成合订本，经过加工典藏后，每年9一l1月陆续保存到中文合订本期刊阅览室供读者查询。
　　报纸外刊阅览室存放有外文期刊，港、澳、台期刊，中外文报纸和外文、港、澳、台合订本期刊。其中中文报纸98种，外文报纸6种，现订外文期刊83种，赠送期刊若干。这些外刊现在全部为开架阅览。读者可根据自己所需，随意取阅当月外文杂志和报纸。每月报纸将下架装订为合订本，采用不完全开放(由工作人员拿给读者)形式供读者查询。另外，该阅览室还有一部分外文合订本期刊闭架库藏，以语种为主，兼有部分俄语、日语及少量法语，均采用闭架借阅形式。读者需要先填索书单，交由前台老师从书库中找出。
　　现订期刊阅览室和报纸外刊阅览室作为期刊部文献服务的窗口，工作人员们一直不懈地改进自身的工作方法，始终坚持“以生为本”的服务理念，努力提高服务质量。在前台增设了读者留言本，以方便及时了解读者所需。
　　2．1保障服务时间，保证期刊及时上架我馆期刊部的两个阅览室除周一至周五正常开放之外，每周六白天、周日白天晚上亦都开放，阅览室的工作人员严格按照作息时间开放阅览室。报纸坚持在到馆的第一时间上架，若遇到特殊情况报纸不能准时到馆，阅览室会及时将情况说明并张贴通告，给读者明确的答复。现订期刊到馆后尽量缩短在签收环节的滞留时间，若遇到大批期刊集中送到图书馆的现象时，期刊部会调集其他岗位的工作人员协助签收，旨在保证最新期刊能尽快与读者见面。
　　2．2服务周到，读者至上期刊部工作人员始终坚持“读者至上”的原则。在接待读者过程中，前台的工作人员积极主动，微笑服务，周到细致。近三年期刊部共有三人次在每年度的“十月”图书宣传周评选活动中获得“读者最满意的图书馆员”光荣称号。期刊部前台工作人员的服务得到读者的认可，近几年来，学生常在校园网上留言表扬期刊部前台的员工。
　　2．3任劳任怨。完成各项突击工作2007年我馆新增报刊较多，而刊架不够，很多新刊无法上架，现刊阅览室加班积极调整、优化刊架摆放，调出空位，使得新订期刊能在第时间与读者见面；由于报纸供应商的某些原因导致的报纸迟送问题，报刊阅览室一方面耐心向读者解释，另一方面辟出专门报架存放近期报纸，以便读者查阅；为避免新刊积压，签收人员经常超负荷工作，当遇到大批新刊集中到馆时，部门其他岗位工作人员也会积极主动地协助签收；另外，为了能方便读者查阅2007年过刊、现刊，阅览室人员调整了下架时间，这无疑增加了下架送装的工作强度，但是，为了读者工作人员即使加班加点也无怨言。充分体现了“以生为本，读者至上”。本年度期刊部亦有工作人员被评为“读者满意的图书馆员”。 　　期刊部装订室承担了图书馆报纸装订、图书修补等工作，另外由于期刊装订外包给装订厂，装订室负责联系和协调工作，严格规范装订程序、把握装订质量。在破旧书刊修补方面，2007年期刊部制定了“书刊质量认定及修补办法”，规定了书刊破损程度的认定方法、解决办法及装订周期，使得书刊修补工作有章可循，工作更规范更高效。此外，期刊部还主要承担了期刊资产清查和协助期刊回溯建库两项突击工作任务。
　　在2007年上半年的资产清查工作中，由于尚有部分中文期刊合订本复本和小语种合订本未能建库，其清查需要一本本地清点数量及价格，工作量巨大，本部门没有另外增派人手，而是在保障正常工作的情况下，抽调部分工作人员，加班加点，圆满完成任务。2007年9月，数据公司开始期刊回溯建库工作，报刊阅览室工作人员为配合公司作息，牺牲了大量的休息时间；为保证期刊回溯数据的质量，期刊部对回溯建库工作提供了详细的工作细则，并抽调编目人员积极认真地检查数据情况，及时发现并解决了建库中存在的各种问题。
　　2．4编目准确。入藏及时编目人员在加工处理和典藏期刊方面，也改变以往工作方式，新装订的合订本期刊一边加工一边可供读者查询，尽可能使装订好的合订本在第一时问与读者见面。 
　　3加强装订工作，做好保存
　　期刊部装订室承担着图书馆报纸装订、图书修补、图书馆及各院系资料室期刊送装的联系等工作。我馆报纸、外刊阅览室每月下架的中外文报纸将在这里装订成册，然后供读者查阅；另外，该室还负责修补我馆流通部送来修复的破损图书，他们默默无闻、耐心细致地工作，还要和报纸阅览室、流通部人员及时沟通协调，为图书馆完好保存历年来数量庞大的报纸、期刊馆藏，修补复原破损图书等保障服务工作发挥了重要的作用。
　　4积极参加学术活动，加强资源宣传和推介工作
　　4．1学术活动
　　期刊部工作人员在2007年积极参加各种学术活动，本部门人员公开发表专业7篇，参加学术活动2人次，在提高理论水平的同时，也促进了期刊部各项服务工作的进一步。
　　积极参加图书馆组织的各项集体活动，比如：积极排练春节联欢节目、参加校运动会柔力球、垒球、足球射门等比赛项目，参加暑期考察活动等，反映了期刊部人员强烈的集体荣誉感和团队合作精神。
　　4．2导读工作
　　利用各种方式向读者宣传推介报纸、期刊资源，比如：报纸外刊阅览室办的板报《报纸外刊阅览室一日工作流程》、《以生为本师生共建和谐阅览室》；现刊阅览室办的板报《新增期刊介绍》、《期刊资源和使用方法》等等，还通过图书馆办的报纸《桂苑信息》和图书馆网站宣传平台对期刊资源建设及服务工作动态进行多次报道，并积极配合图书馆“十月”宣评周活动及各项宣传工作。
　　5存在的问题
　　比如：日益增长的报纸合订本面临无处收藏的局面，加之报纸合订本查阅率非常低，再加之数据库的普及应用，报纸入藏方法值得我们深思；由于期刊供应商的物流问题导致的期刊迟到等，有待我们与之进一步的协调与沟通。
　　综上所述，我校期刊部是一个集多个工作环节于一体的部门，从报刊的订购到纸刊的入藏期间的每一个环节都需要期刊部员工认真仔细地完成。所以，期刊部只有真正做到精细化管理才能使每个环节彼此环环相扣，互相影响，使出错率降到最小，使报刊在第一时间内和读者见面。
　　精细化是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。2007年期刊部按照图书馆的精神在实行精细化管理的基础上圆满完成了年度任务，并取得了出色成绩。期刊部人员各有不同岗位，但充分发挥了团队精神，保证了工作的顺利开展。图书馆的人员常说每年的两个假期期刊部的工作人员放假了，期刊部的工作没有放假。为缓解各个工作环节的压力，其他岗位人员愿意主动分担，签收多了大家来帮，报纸多了大家来帮，期刊多了还是大家来帮。就这样，他们从来没有要其他部门增援过，期刊部的工作人员总是默默无闻地奉献着因为他们的心中只有读者，他们要让读者在第一时间内查到资料，他们要真正地体现他们的服务理念：“以生为本，读者至上”。