基于知识管理的数字图书馆管理机制创新及对策

 　　[关键词]数字图书馆  知识管理  管理机制创新
 　　[论文摘要]本文分析了数字图书馆管理机制创新的意义，指出了知识管理在数字图书馆中的核心地位及其对数字图书馆管理机制的影响，讨论了数字图书馆管理机制创新及对策的四个方面，包括组织结构优化机制、技术创新与保障机制、知识交流共享机制和人力资源开发机制。
 　　1　知识管理与数字图书馆管理机制创新
 　　数字图书馆管理和管理创新对于数字图书馆的可持续、成长能力、自身效率和服务水平等方面有着重要的意义，其目标是建设一个既符合传输的技术特性，又符合人们接受数字知识和信息社会文化习惯的知识与信息服务系统，合理配置与协调该服务系统中的各组成要素资源，协调与所处环境的关系，降低各种运行成本和交易成本，使数字图书馆发挥最大的系统功效，满足信息用户的需求，为科研机构、、政府及社区的知识创新、技术创新、管理创新、文化创新作业提供重要的知识服务和信息服务。要实现数字图书馆的功能，高效的管理必不可少，知识管理在其管理中将发挥关键性作用。
 　　知识管理的概念原本是最近几年由企业管理界，特别是科技型企业和知识型企业首先提出并进行研究的。知识管理是一种新的管理形式，是一门将机构知识资源视为可管理的资产的管理，是由机构资产／资源的无形化和知识化所直接引致，并由机构经营及管理方法的复杂化和知识化所推动，进而对机构信息和知识资源进行系统化管理的科学。知识管理的任务是对企业的显性知识隐性知识进行处理，并把这些知识用一种适合于用户及商业环境的方式表示出来，提供给企业员工分享、吸收、利用。其目标是运用集体的智慧，提高企业员工的应变与创新能力，从而是企业具有更强的竞争力。知识管理的两个直接目标是知识共享与知识创新。只有在知识充分共享的基础上，才能促使显性知识与隐性知识之间以及二者内部的转化与创新，从而形成良性发展的知识链，并最终将企业再造成一个具有竞争力的知识型组织。
 　　数字图书馆的知识管理活动在知识时代有着重要的经济价值和社会价值。数字图书馆的管理和有效运行，从创新和信息资源的开发意义上来讲，其关键就是知识管理。知识管理在数字图书馆的管理和运营中处于关键地位，是整个管理活动的中心和指向。知识管理包括知识开发、知识组织、知识服务等全过程的管理。这个全过程主要体现在馆藏的数字化加工、上网和网络信息资源的开发利用。这一过程具有明显的知识生成、知识创新和知识积累的特征。数字图书馆是知识管理的方向，是促进信息状态走向知识状态的转化；数字图书馆的运行过程本身就是信息向知识转化的一种路径和模式。
 　　2　数字图书馆管理机制创新与对策
 　　我们认为，数字图书馆是保存大量结构化信息的数字化资源库，是由软件和机群，通过互联网连接在一起的高级信息系统。一个立足于知识管理、面向知识创新、面向科研机构和企业用户的数字图书馆管理机制的设计和创新中，应从系统论的观念和思想方法出发，建立包括数据采集加工和管理子系统，外部知识与信息搜索子系统、基于文献信息内容管理的本地知识与信息导航子系统、知识交互与融合子系统，面向特殊用户的个性化服务，以组织创新、人力资源创新和技术创新为纽带和关键，通过这些子系统的整合。构成一个完善、高效的数字图书馆知识管理和知识服务系统。
 　　从管理意义上看，数字图书馆要实现有效的知识管理，并为知识创新服务，关键是要以知识管理为导向，面向并服务于知识创新，建立适合知识管理与创新的组织结构运行机制、技术创新与保障机制、有利于知识交流与共享的互动机制、以人为本的人力资源管理的激励机制。
 　　2．1　组织和组织结构设计与创新
 　　传统的图书馆采用的是直线型的古典企业管理模式，有利于图书馆流水线式地开展文献工作。这种组织形式对重复性的文献检索和服务工作是有效的，但是对于知识创新而言，面对节奏变化和富于挑战的基于专门内容的知识服务来说，等级制的古典的直线式组织结构已经不能完全适应。数字图书馆知识和信息服务具有个性化、专业化、集成化及动态化的特征，知识创新要求数字图书馆必须变革传统和古典的直线型组织结构和工作流程，积极引进企业为实施知识和技术创新管理而进行的“业务流程重组”的管理思想，重新调整图书馆的组织结构设计和内部关系。数字图书馆组织结构优化设计的理念应是以满足知识创新用户需求为导向，以开展知识和专业信息服务为重点，以提高工作效率为目的，把可获取的文献信息资源优势、可开发的人才优势和可持续的技术能力优势转化为基于知识管理服务的知识创新的优势，从而建立起以知识流和专业信息流为主线和流动方向的扁平化的业务运行和工作流程体系，建立起专门的科技型知识创新与项目相结合的灵活开放式的柔性化的组织结构。
 　　目前，为了适应结构化职能化的优化设计，实现知识创新与服务团队相结合的组织结构，数字图书馆可采用灵活的、可调整的双模式组织形态。其中，第一种组织形态主要以组织结构及其职能为中心，类似于一般标准的、稳定的、正式型的组织形态，主要服务于日常的文献检索和信息服务。第二种为灵活的、非标准化的、非正式形态的组织形态和组织结构，主要以任务为中心，是一种可及时变动、多任务、多功能的动态的知识服务团队，其成员来自于第一种组织形态中或数字图书馆的外部，其组织结构类似于企业管理中的矩阵型的管理模式和结构分布。后一种组织结构主要运用于关键性或集团性知识管理任务的服务与运作，是一种项目和任务的管理模式。
 　　2．2　技术创新与保障机制
 　　技术创新与保障机制是数字图书馆实现知识管理的技术基础。它充分支持知识的表示与管理、知识的积累与传递、知识的挖掘与再生以及知识的利用与文献的评价，支持基于信息技术和文献资源体系的服务集成，支持以用户为中心的个性化、专题化和智能化信息与知识服务。技术保障和创新的实质是以技术手段为基础，将知识信息源与用户使用过程紧密结合，灵活调用各种资源和功能，促成新型知识管理的安全、高效的运行。技术创新与保障必须与新的组织结构、人力资源开发机制和知识交流共享机制相适应。技术创新的路线和运行模式、技术创新水平及保障和供给机制在很大程度上决定数字图书馆知识管理的效率和馆内资源的优化利用及开发水平。 　　数字图书馆的信息技术能够有效地消除知识共享在时间和空间上的障碍。通过有效利用基于Internet的知识讨论软件、电子会议软件和头脑风暴软件等，从而使跨空间的知识共享交流得以实现。信息技术可以最大程度地方便对知识的获取，电子文档管理、文档信息系统和智能代理等技术能够帮助提供非结构化的知识，使用户做出有针对性的知识创新服务选择。目前常用的支持数字图书馆的电子信息技术和软件技术有：
 　　(1)元数据的开发应用
 　　DC元数据是Dublin Core数据的简称。元数据是关于数据的数 据，或是关于数据的信息。元数据概念最早起源于计算机科学，在数据仓库的数据及环境，即描述数据及其环境的数据。
 　　元数据是为解决提高网络信息资源有序组织和整理的效率与程度之间的困境而产生的。元数据主要功能侧重于信息资源的著录或描述，而不是对信息资源的评价。DC元数据在国外已得到了较深入的研究和实验，并取在知识管理中得了可喜的进展，它解决了网络信息资源无序化问题。元数据的研究与应用，是网上信息存取和检索的十分有效的工具之一，在数字图书馆的管理中有着重要的作用。
 　　(2)XML(Extensib[e Markup Language)技术
 　　XML技术是W3C天地公司1998年发布的可扩展的用于网络环境下网页设计和数据交换，管理的结构化语言。XML关注的不是数据在浏览器中如何布局和显示，而是关注于怎样描述数据内容的组织和结构，以便数据在网络上进行交流和处理。
 　　XML语言适用于数字图书馆网络环境下各种电子资源(全文、多媒体、书目数据等)的处理。利用XML可以生成各种用于不同目的的元数据，如导航图、内容评价、流路径等。基于XML的元数据能为电子出版和数字图书馆资源的优化配置做出贡献。 　　(3)智能技术
 　　智能Agent技术一般被理解为一种自适性的软件程序，它是通过代理通信协议进行信息交换，以实现问题的自动解决。它在用户没有明确具体要求的情况下，根据用户需要，代替用户进行信息查询、筛选和管理等。”智能Agent技术的一个最基本的特性，就是具有解决问题所需的丰富知识、策略和相关数据，能够进行相关的推理或智能，智能Agem还具有代理性与主动性、交互性与协作性的特点”。实际上，目前，在搜索引擎中，如Yahoo、Sohoo等，均在一定程度上运用了智能Agent技术。目前数字图书馆在广泛地应用这项技术。
 　　(4)知识编码工具
 　　知识编码工具可以将知识有效地存储并且以简明标准的方式表示知识，使知识能够用于人与人之间的共事和交流。知识仓库、专家系统、知识地图、文档管理软件等都属于知识编码工具。它在知识创新知识服务和知识创新中具有不可替代的作用，目前它的价值和重要性日益明显。
 　　(5)数据采掘技术
 　　数据采掘技术是一种正在兴起的开发信息资源的数据处理新技术，它的应用是从大量的不完全的、模糊的和随机分布的原始数据中，识别和提取隐含在其中的、先前未知的、有效的、新颖的、潜在的信息和知识的过程。数据采掘又被称为数据挖掘、数据开采、知识发现、知识采掘、知识考察、数据融合等。近年来，随着因特网的，网上数据越来越繁杂，数据挖掘和知识发掘的研制与开发将成为21世纪挖掘知识的关键所在。数字图书馆具有明显的知识创新和知识管理倾向，对数据采掘技术有强烈的需求。
　　(6)个人知识管理软件工具
 　　这是一种专为个人设计的软件工具，可以用它来进行个人信息的存储和分析。对每一个人一生中积累的大量信息具有问题求解和决策制定作用。如个人知识系统，可用来进行个人相关知识的收集和组织。经过一定时间的积累后，对其进行分析和组织，便形成一个知识库，充实和丰富数字图书馆的信息资源，以供将来使用或供别人共享等。这对一科研作者的自我评价认识有着重要作用，目前需求求量也在一直增加。
 　　2．3　知识交流与共享机制
 　　一个数字图书馆的有效的管理机制，在很好地开展个性化服务的知识管理的同时，也应设计有利于知识在组织内外部流动和共享，有利于知识共享与交流的机制。部门化结构和动态知识服务团队相结合的、灵活开放的组织结构，能够充分调动和发挥知识型人才的积极性和主动性，促进人员之间的知识交流，知识共享和知识发生。
 　　结构化部门与知识服务项目团队是两种不同形态的组织结构。当二者处于同一组织机构和相同的知识环境下时，具有知识上集成互补和交叉影响的良好关系，在现实中将正式组织与服务团队的管理方法相结合，可以很好地发挥数字图书馆知识管理的整体优化和知识共享的功效，形成良好的知识学习、知识共享与知识交流机制。
 　　常用的知识共享，学习和交流机制有：以制度的形式保障馆员的个人发展和学习。尊重、引导，激励馆员学习、交流与共享的自觉性和积极性；开展数字图书馆内部外部的知识交流引进；定期举行知识讨论会；开展。在数字图书馆组织内可以建立起—个会促进知识型馆员知识共享行为、知识创新行为的有效激励机制。这一套激励机制可以从职务晋升、收入和精神满足等方面肯定知识型馆员为组织的知识创新共享、知识积累和知识交流等做出的贡献。
 　　2．4　以人为本的人力资源创新机制
 　　人力资源是组织管理创新实现的根本条件，人才是包括数字图书馆等任何组织管理机制创新的根本，数字图书馆及其知识管理的有效运行依赖于人才和人力资源的开发和利用机制，人才机制十分关键。数字图书馆人力资源开发利用机制的关键是按照专业任务转移和更替，进行知识服务团队成员的实时重组和培训调配。为确保数字图书馆知识管理的实现，必须依照以人为本的原则，创建适合数字图书馆知识管理的环境和激励机制、人力成长机制、薪酬机制、培训机制、考评机制，调动员工积极性，使得组织内部知识和外部知识有序流动和有效应用。数字图书馆的知识管理重要任务和知识创新功能作用，决定了它必须由数字图书馆管理决策部门既熟悉业务和技术、又有着丰富的管理知识和经验结合型人才担任人力资源的开发与配置与管理。
 　　人在整个信息和知识管理中处于核心的地位，要建设数字图书馆，必须有一流的人才。图书馆员是数字图书馆的不可替代的人才，应具备较高的信息素养和知识素养，成为一个独立的终身学习的人，成为知识的创造者、知识的中介者和信息的提供者。
 　　在数字图书馆中，图书咨询馆员要根据馆藏特色和市场经济对信息的需求，与各级图书馆、科研机构、高校、等领域的信息机构合作，扩大信息知识服务范围，提供人才、物资、市场、以及等综合和专业咨询服务，开展信息代理、技术咨询和专题资料的搜集和全程跟踪服务。
 　　因此，数字图书馆要根据资源配置优化的原则需要，积极引进学有特长和特殊专业的人才；馆员应定期接受培训，多参加各种会议及学术交流，不断更新知识，引入CKO(知识总监)等人才模式，提高竞争力，以适应数字图书馆技术、组织结构和内部业务流程等方面的创新与变化。