电子商务对会计信息的影响
摘要:随着信息的迅猛,我们正疾步地跨入信息社会｡同时,正以人们始料不及的速度发展,并且在短短的几年时间里,作为网络经济重要组成部分的电子商务已经走入了我们的视野,电子商务造就了自动化､无纸化､数字化的社会经济环境,改变了的生产方式和管理模式,从而也改变了传统运作的环境｡伴随着我国电子商务化程度的不断提高,电子商务环境下的会计问题,尤其是会计信息问题将会逐步显现出来,并对我们日常的会计工作产生深刻的影响｡
关键词:电子商务;会计信息;影响
电子商务即电子交易,是利用网络提供的通信手段在网上进行交易活动,包括通过Internet买卖产品和提供服务等,这里的产品可以是实体化的,如汽车､机等;也可以是数字化的,如新闻､软件等;此外,还可以是提供各类服务,如安排､远程等｡电子商务并不仅仅局限于在线买卖,它从生产到消费,在各个方面影响着商务活动的方式｡
电子商务各参与方之间,以电子方式,而不是以物理方式或直接物理接触方式完成任何形式的业务交易,它通过综合运用信息技术,以提高贸易伙伴间商业运作效率为目标,将一次交易全过程中的数据和资料用电子方式实现,在商业的整个运作过程中实现交易无纸化､直接化｡它具有交易虚拟化､交易成本低､交易效率高和交易透明化的特点,并以最小的投入获得最大的利润｡
采用电子商务这一交易形式,交易双方相互之间可能是完全陌生的,所有的交易信息都是利用电子邮件和EDI(电子数据交换)等形式来传递,传统的用来记录经济业务的纸质原件已不再存在,都变为记录在计算机系统中的电磁信息｡这一发展极大地改变了会计环境,使得会计工作由过去实物形态的经济业务变成了虚拟状态的电子商务,相应地也改变了我们传统会计理论与实务,尤其是在会计信息方面,不论是从其特征还是披露都发生了一系列的变化,呈现了一种新的面貌,同时,也产生了一些新的问题｡
一、会计信息各方面呈现新的面貌
(一)会计信息提供更及时｡以往财务部门信息实时反馈能力不强,一份计划的执行情况､一项投资的获利情况,一般要到本月会计业务结束之后才能从账上反映出来｡随着知识经济时代的到来,产品生命周期的不断缩短､衍生工具的不断出现,使得企业的生产经营活动具有很大的不确定性,现行的定期财务报告制度,满足不了外部会计信息使用者以及管理者对及时性的要求｡而在电子商务时代,由于财务报告采用了实时报告系统(real time reporting system),任何时候会计信息使用者都可以从网络上获得最新的财务报告,而不必等到一个会计期间结束由报告企业编制财务报告后才得到,实现了实时跟踪的功能,可以动态地跟踪企业的每一项业务变动,给予必要的揭露｡外部信息使用者可通过上网访问企业的主页,随时掌握企业最新的以及财务信息,从而减少其决策风险｡而企业管理者也可随时获取本企业及相关企业的有关财务指标,进行分析比较,及时作出正确预测及决策,满足了信息用户长期以来对信息及时性的渴望｡
(二)会计信息披露更全面｡会计信息使用者要求获得全面正确反映企业的财务状况和经营成果的会计信息,不论对企业有利的会计财务状况,还是对企业不利的会计信息,均应予以披露,从而使公众对企业的财务状况有一个全面的了解｡但由于有限的篇幅,当前的会计报表无法反映非数量化的信息,也无法反映报表数字处理的会计程序和方法等方面的信息｡而在电子商务环境中,企业将会计报表放在Web网上,通过在线数据库包括了企业所有的财务及非财务信息,由于采用了网上报告的方式,有效地扩大了会计报表及附注的信息容量,缩短了企业报告的形成时间与使用时间,且透明度很高,既做到信息共享,又可有效遏制会计信息失真的现象,形成社会化监督｡并且通过在线访问,企业内外部信息使用者均可随时获取所需信息｡同时,由于会计报告采用的是电子数据,可以大大减少企业的印刷费用和报纸版面费用,也使企业能够在花费不大的情况下披露更多的信息｡
(三)会计信息的获取更具针对性｡计算机网络与其他媒体相比具有先天的优越性,因为网络为信息的提供者和使用者之间的及时交流创造了条件｡传统会计报表由于其固有的限制,无法根据阅读者的类别和兴趣,灵活选择相应报表项目｡电子商务环境下电子联机实时报告能够按用户类别引导读者阅读他们最感兴趣的地方,方便地选择报表项目并可对这些信息进行进一步的处理,改变以往会计信息使用者被动接受统一格式的局面,使信息的获取过程具有交互性｡如自己建立索引,按报表项目建立索引,就相当于根据自己的需要生成一个简化的财务报告;按部门建立索引,就可获得企业的分部报告｡提供财务报表的目的就是为决策者提供真实的､可靠的､及时的会计数据｡在电子商务环境下的这种电子财务报表比传统财务报表提供的会计信息更能针对决策者,更适应决策者的要求｡
二、会计信息产生的新问题
(一)会计信息的真实可靠性｡电子商务时代,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,会计信息通过网络进行传递｡尽管这种信息传递的无纸化可以有效避免一些由于人为原因而导致会计失真的现象,但是,由于Internet的开放性特征和本身的资源缺乏,仍不能排除电子凭证､电子账簿可能被随意修改而不留痕迹的行为,从而使会计信息的真实可靠性受到了威胁｡例如,原始会计信息虚假,内部人员对原始会计信息进行非法篡改或泄密,造成会计信息在传递之前是虚假的｡由于缺乏有效的确认标志,信息接受方有理由怀疑所获取财务数据的真实性,同样,作为信息发送方,也会担心传递的信息能否被接受方正确识别并下载｡
(三)机硬件的安全性｡商务环境下,各会计信息的处理主要依靠自动数据处理功能,而这种功能又很集中,或人为的微小差错和干扰,都会造成严重后果｡一些自然因素,如火灾､水灾､灰尘､老鼠等都会对计算机硬件造成损坏,严重的造成系统故障乃至崩溃｡而某些管理因素,如安全管理不力,使得计算机被盗,或光盘､磁盘等磁介质载体档案的保管不善,也会造成信息丢失或泄露等｡
(四)网络系统的安全性｡网络是一把双刃剑,它使企业在利用Internet寻找潜在贸易伙伴､完成网上交易的同时,也将自己暴露于风险之中｡会计信息的保密性软件故障､未授权人员非法侵入企业信息系统,窃取企业的商业机密,非法操作､网络黑客的蓄意破坏或者病毒的感染,都可能导致整个网络系统陷入瘫痪,使会计信息的质量受到影响｡
三、解决对策
(一)加强对数据输入的管理｡在电子商务环境下,大量不同的会计业务交叉在一起,再加上多用户共享数据库的出现,如果内部控制制度不严密,一旦有缺乏严格控制检验的凭证录入到整个网络系统中,就很难查明原因,会直接影响会计信息的准确｡因而,把好数据录入关,保证数据录入的真实性､合法性､完整性十分重要｡在输入系统前数据都要经过严格检验,输入工作也应由多人多组分担,把同类凭证按凭证号顺序分成几组进行输入,同时对输入的数据､代码等进行必要的校检,这样在一定程度上就可以保证会计信息的合法性和真实可靠性｡
(二)加强立法工作｡鉴于会计信息在网络传递过程中的安全性,为了对付日益猖獗的计算机犯罪,保护会计信息使用者的权益,国家应尽快制定并实施有关计算机信息安全及数据保护,从宏观上加强对会计信息系统的控制｡如英国政府在1990年颁布实施了《数据保护法》(the data protection act),为计算机信息系统的广泛使用提供了一个良好的社会环境｡
(三)技术､管理方面｡鉴于计算机系统的脆弱性,在建立网络会计信息系统时,应该从技术和管理两方面考虑安全措施｡对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰｡制定计算机机房管理规定,制定防火､防水､防盗､防鼠的措施｡计算机机房应采用安全保护措施,重要的通道有门卫把守,必要情况下可采用电子门锁､指纹核对､用计算机控制进出并登录进出人员的姓名和时间等防范控制手段｡同时还要加强磁介质档案的保存管理,防止信息丢失或泄露｡加强计算机系统运行的安全管理,以及突发事件的应急对策等｡
(四)网络安全方面｡我们要健全内部控制制度,在操作系统中建立数据保护机构,调用计算机机密文件时应登录户名､日期､使用方式和使用结果,修改文件和数据必须登录备查｡同时,系统可自动识别有效的终端入口,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统会锁定终端,冻结此用户标志,记录有关情况,并立即报警｡同时,提高网络系统的安全防范能力｡对病毒的预防可采取防火墙技术,以及将病毒及非法访问者挡在内部网之外,从而起到对内部信息的保护作用｡也可普遍采用数据加密技术,以防止信息在传输过程中被泄密｡
(五)软件开发方面｡提高会计核算软件的通用性和实用性｡目前,开发和应用的财会软件都是以模仿手工系统进行记账､算账､报账为主要内容的核算软件｡随着电子商务的到来,会计的反映职能淡化,会计的参与经营决策职能增强,原有的核算型财会软件无论是功能范围,还是信息容量都显露出明显的局限性,而带有决策支持功能的管理型软件是趋势｡可对购入的商业化软件进行二次开发,使它更适应本企业的环境,同时,可以全面采用面向对象方法,组件技术,并在设计方法上引入最新的弹性化设计和安全设计,从而保障会计信息更加安全,可靠,及时｡
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