浅谈高校图书馆编目业务外包质量分析——以广东工业大学图书馆为例

【关键词】广东大学图书馆　编目外包　质量控制
【论文摘要】针对广东工业大学编目业务外包活动中外包商提供的编目数据，进行质量调查、统计分析，在编目业务外包活动中出现的主要质量问题，剖析其原因并提出解决对策。
近几年来，图书馆界对“编目业务外包”已不陌生，特别是随着高校图书馆事业的快速，编目业务外包走进了许多高校图书馆，并以快速、高效等优点解决了图书馆待编图书积压的燃眉之急，取得了一定的成效。但编目业务作为图书馆的主要专业技术之一，是一项技术含量很高的工作，它的分编质量的高低直接关系到整个书目数据体系的规范、完整和一致，影响着资源共享效果以及图书的有效利用率。如果编目外包数据的质量不高或很差，各馆还是要投入大量的人力、物力进行校对和修改，这样编目外包就失去了“外包”真正的含义，所以编目外包质量是决定编目外包工作成败的关键。本文针对广东工业大学编目外包活动中外包商提供的编目数据，进行质量调查分析，找出存在的问题及提出解决对策，以使编目业务外包朝着更好的方面发展。
1外包编目数据质量调查
广东工业大学图书馆在2007年4月初，通过招标形式，委托书商对招标的中文图书进行加工、分类编目。笔者通过对新华集团提供的3893种图书的分编数据，采取每种外包数据与图书实体进行校对的方式，经过统计发现错误518种，错误种数占总分编种数的13．56％。表1是对具体错误项目的统计。

由上表可以看出，书商编目出现的错误五花八门，其中有些项目如正题名著录出现错误、责任者著录不规范、ISBN(010字段)出现漏做等，这些错误一经本馆的校对人员指正，外包编目人员能很快纠正，即使偶尔出现也不太影响图书的出借。但是比较严重的错误，如典藏、分类、著者号、多卷书等的著录错误，就会出现许多负面影响，同时影响到图书馆整个书目数据库的质量问题。
2外包编目存在的主要质量问题
2．1典藏分配不合理
由表1可知，编目数据质量出现最多错误的是典藏分配不合理，占错误总量的54．05％。这是因为外包商在短期内还不能完全掌握广东工业大学不同校区的不同专业的设置，其次外包编目人员对一些图书的分类不理解，不能正确确定其所属的专业内容，导致典藏出现错误。广东工业大学是多校区合并(东风路、五山、大学城)的一所大学，且每个校区的专业设置侧重点不一样，近两年又新添了一个研究生阅览室，因此在典藏分配方面有着较为严格的规定，外包数据在这方面很容易出错，不是把图书的校区分配错误就是分配的册数不合理，如果不及时纠正，会使有些图书得不到最大效益的利用。
2．2著者号不正确
外包商对著者号的错误取法也是编目外包数据中出现较多错误的一种。广东工业大学图书馆采用的是北京图书馆袁涌进、周树基同志合编的《汉语拼音著者号码表》，结合本馆的实际情况编定的，再加上近年来出版社增多、图书出版形式多种多样，使得著者号的取法越来越繁琐，外包数据在这方面的表现差强人意，很多错误取法扰乱了广东工业大学图书馆的书目数据库。如错误著者号的取法使同著者同类型的图书不能排在一起，或者同类同著者不同出版社的同一种图书也在索书号上显示不出来等，而且有些著者号的不正确取法还容易引起以后编目人员的连带错误，因为广东工业大学图书馆对同一著者的同一类型的图书在著者号后加“一2、一3……”等加以区分，所以，一旦外包编目数据的著者号取错，后来的编目人员在做到同一著者的同一类型的第二种图书，就会在原先错误的基础上加“一2”，导致其他图书的取号也产生连环错误。
2．3分类号不准确
图书馆的分类编目工作具有很强的连续性和累积性，要求同一图书馆的分类原则前后要一致。外包数据中分类号除了个别与图书内容大相径庭的错误外(如有图书应分入TS大类的被分到Tu大类)，错误最多的就是，当一种图书可以取两个分类号，即按照图书的内容可入两个大类时，由于外包商不了解广东工业大学图书的分类或者广东工业大学的专业设置，对两个690字段的位置颠倒，造成个别图书孤立起来，或者使其成为死书(因馆员、读者不习惯去某类查找此书)。如广东工业大学图书馆有关工程施工组织管理方面的图书要入TU类，而外包数据把其放到F类，造成此书或许成为信息孤岛：同时，对于广东工业大学图书馆已有的某种图书，外包时又来此书的不同版本或不同出版社出版的此书，由于外包商采用其随书数据或用ISBN查重，就可能造成同一种的分类号不同。
2．4多卷书著录不符合要求
外包商对多卷书分散著录的现象也比较严重。按照广东工业大学图书馆的分编要求，多卷书的著录采用集中著录的方式，但在检测外包数据质量时发现，外包商有时缺乏判断多卷书的经验或有时仅用ISBN进行查重等导致多卷书不能集中著录。
3导致编目质量问题的原因剖析
3．1外包商提供的数据来源不同，造成了数据质量差别很大
广东工业大学图书馆要求书商提供CAMS数据，但在审核外包数据时，发现他们对一些图书的分编也套录国图的数据，或者是同一条数据中同时出现国图和CALLS等的著录格式。而国家图书馆与CALLS联合目录这两家编目机构对中文图书著录虽然采用的都是CNMARC格式，但因为各有各的《编目手册》，所以无论在编目意识上，还是在MARC字段的选取和字段的具体著录上，都存在许多不同点，这就造成了外包书目数据质量不稳定。另外随书没有数据需要原编的图书，外编人员基本上是根据在版编目进行自编数据，因我国目前的在版编目还存在着许多问题，因此也存在着质量问题。
3．2外包编目人员流动过于频繁
外包编目人员流动过于频繁，是外包编目数据中质量不高即典藏、著者号等错误率很高的一个主要原因。因为要掌握广东工业大学图书馆的典藏分配和著者号的取法需要一定的时间和一定的实践经验，这就需要编目人员队伍相对稳定。但由于体制等方面的原因，书商的编目人员流动性比较大，有时一些编目人员刚刚被培训好，就因为各种原因离开了，又派新的编目人员或者由于时间紧迫，又临时加派新手，这一切都是导致编目数据质量不高，导致一些错误重犯的重要原因。 3．3外包编目人员专业水平不高
由于酬薪等原因，书商中的编目人员一般都不具备图书分类编目专业水平。他们对编目规则、分类法不熟悉，或不理解其具体涵义，同时不太了解所承包图书馆图书的分类、分类特点等，在分编过程中又不注重细节，照搬原编数据。还有的外编人员不具备一定程度的文化水平，不能很好地理解图书的内容，因此在分类、典藏等方面就会出现错误。如不能正确分辨基础用书、研究生用书，造成一些内容浅显、适合本科生读的书被分到研究生阅览室，而一些科普类的图书则被当成专业图书集中到一个校区等等。
3．4外包编目人员的集体主义观念不强
编目质量的提高，不是靠某一个编目人员的力量就能完成的，因为编目工作是一个专业性很强的承上启下的累积过程的工作，它得靠全体编目人员的互相帮助、共同努力。比如，有的错误分编当时原编人员没有发现(如典藏、分类号、著者号、多卷书分散著录等错误问题)，只有靠其他的编目人员在做复本或做另一条书目数据时才发现前面的分编出现错误，这就需要别的编目人员对其错误及时指出并修订，才能避免同类错误重犯或错误数据长久存在书目数据库中。但外包编目队伍中，由于实行计件工资等原因，编目人员之间不具有集体主义观念，不互相帮助，经验丰富的不愿意传授经验给新手，对彼此之间的分编错误不愿意给予指出或修订，也是造成外包编目整体质量不高的一个原因。
3．5编目工作的特性决定
分类编目工作虽然具有一定的标准、规则，但长期以来，由于每个学校的专业侧重点不同，每个馆在分类编目时本着为本校师生服务的原则，其分类编目具有浓重的本馆特色，如《电气自动化工程师速成教程》这本书，可入TP21也可入TM92，但依广东大学学校的专业设置，最好入TM92。所以说，编目工作的累积性、连续性使外包商难以在短时期内掌握其规则。
4提高编目外包质量的对策思考
4．1建立提供优质书目数据的环境
4．1．1统一书目数据分编标准
我国目前没有一个权威的统一标准、规范的书目数据控制，这是目前图书馆编目外包中最大的隐患，将极大地影响图书馆的书目数据质量。为加强全国编目工作的标准化和规范化建设，应及时修订和完善相关的国家标准和行业标准，建立一个权威的统一标准、规范的书目数据分编标准，真正实现数据资源共享，实现各高校图书馆能够统一编目，同时也可以避免各书商因各馆要求不同而采取各种不同的应对措施，为编目外包提供良好的社会基础。
4．1．2大力联合编目
联合编目数据是书商编目的重要来源。目前，我国尚处于联机编目的初级阶段，联合目录数据库的数量还不多，各联合目录成员馆应继续支持联合目录，在上载数据等方面发挥积极作。另外，联合编目中心也要加强管理和规划，进一步完善制度，出台相关政策，确保联合目录的健康发展，为提供优质书目数据作贡献，为提高外包数据质量打好基础。
4．1．3提高图书在版编目质量
图书在版编目是许多外包商进行自编书目数据的主要来源，特别是主题词和分类号。目前，我国图书的在版编目还存在一定的质量问题，应通过下列途径提高图书在版编目的质量口]：(1)提高图书在版编目人员的业务素质。加强对从业人员的业务培训，还可以请出版地的公共图书馆或大学图书馆的专业人员监督指导，相互交流，提高专业技术水平：(2)健全审核机构，完善审核制度，提高审核力度，制定行之有效的审核制度、差错率与奖惩制度等，以此降低差错率，保证数据质量。(3)健全相关的法规制度，推动图书在版编目的开展，使图书编目在图书出版时，随书配送标准的图书在版编目数据CIP，实现书目数据资源共享，为外包提供优质书目数据。
4．2图书馆在业务外包中要发挥质量监督的主导作用
4．2．1制订严格的编目技术管理标准
建立一套图书馆内部的技术管理标准是保障编目业务外包质量的一个重要因素。把本馆的机读目录格式的规定、有关分类规则及最小层次款目的规定的规定、馆藏记录的规定、特殊著者号的取用、图书加工应注意的事项等详细列出方案，供外包商执行。并对编目质量定义主要错误和次错误，规定不同错误的错误率等。硬性且有效的标准有助于向图书供应商传递明确的质量要求和实施规则，使图书馆在管理外包质量时做到有章可依，有据可查。
4．2．2对书商的编目人员进行岗前培训
对书商编目人员进行必要的岗前培训，把本馆编目中的一些特殊做法和要求向外包商讲清楚，使书商编目人员掌握本图书馆的一些需要特别注意的个性化服务。因为，在总的图书分类规则的指引下，每个图书馆由于其历史性、学科性等原因都会有些别于其他馆的分编细则和分编中应注意的事项，因此不管之前这些书商的编目人员分编了多少个图书馆的图书任务，多么富有经验，各个图书馆还是要针对本馆的图书分编情况对书商的编目人员进行岗前培训，这也是预防书目数据错误的一条重要途径。
4．2．3对书商编目的图书书目数据质量及时进行抽检
组织专业水平高的编目人员，对书商的编目数据进行质量抽检，遇到外包数据错误或不妥之处及时让书商编目人员进行修改，并及时给他们补充他们不理解或不懂的编目细节知识，避免错误继续化、扩大化，严把外包质量关。
4．3承包商努力提高自己的业务素质
4．3．1引进专业人才
外包商只有吸纳懂得图书馆专业知识、了解图书馆工作要求、具有信息技术操作能力等的专门人才，才有可能组建一支高智高能的员工团队，搭建高质高效的服务平台，高质量完成外包业务。
4．3．2培养队伍的稳定性，增强编目人员的集体观念
外包商要具有战略的眼光，培养队伍的稳定性，增强编目人员的集体观念，这样以来，编目人员才能在分编的过程中积累较多的实践经验，掌握外包馆图书分编的特点、细节和分编习惯，才能在实践中提高分编质量。编目队伍的稳定，还有利于消除大家对工作的担忧，不存在彼此互相拆台等现象，就会比较有集体主义观念。在分编过程中，就会把个人利益和集体利益结合起来，真正以工作利益为重，遇到其他编目人员的分编错误，也会主动给予修改，以求编目整体质量水平的提高，赢得发包商的信任，建立长期合作关系。
4．4加强图书馆和外包商之间沟通交流
图书馆与承包商之间加强沟通交流，也是提高编目外包质量的一个有效途径。图书馆定期与外包商就编目质量等方面出现的问题进行沟通，随时掌握情况，发现问题，及时解决，避免走弯路，造成不必要的损失。外包商在编目过程中遇到困难时，要随时向图书馆反映，以便在最短的时间内解决。