试论美国犹他州大学图书馆电子期刊管理剖析
来源：岁月联盟
时间：2010-07-05
论文关键词：电子期刊管理；数据库开发；犹他州大学
电子期刊是二十世纪九十年代后期学术图书馆面临的科技潘多拉盒子(Pandora’Sbox)之一。本文将考察美国犹他州大学(UtahStateUniversity，USU)图书馆在电子期刊日益增长的过程中，如何开发、组织并维护数据库进行其电子资源的管理。
1历史沿革
美国犹他州大学图书馆早在1997年便开始建立网页链接所收藏的电子期刊，其最早链接的是物理协会(InstituteofPhysics，IOP)出版的电子期刊…，最初工作量不大，只是该馆网页管理员日常工作的很小部分，然而，随着电子期刊数量的不断增加，图书馆员要独立完成该馆电子期刊的订购、创建及维护工作变得日益困难。
始于1995年的在线学者期刊(ProjectMUSE)，由霍普金斯大学出版社(JohnsHopkinsUnivesrityrPess)与该校MiltonS．Eisenhower图书馆合作，通过以全文形式向该校学者提供论文电子期刊。1999年MUSE作为非盈利出版社的特殊伙伴，增强了其提供人文、及社科基础期刊的能力，由于PojectMUSE许可合同和使用政策友好、在线浏览方便、价格收费合理并且对协作体和不同类型图书馆有慷慨的折扣计划，一直倍受青睐。1997年12月，犹他州大学图书馆仅向用户提供从ProjectMUSE订购的电子期刊，包括大约40种电子期刊，48种与纸本期刊捆绑获取的无额外费用的电子期刊。到2102年，犹他州大学图书馆的电子期刊总数增至2，100种。
1997年万维网技术开始动摇Internet中Gopher的统治地位。出版社仍将CD—ROM作为优选的电子形式，例如，一张CD—ROM可覆盖1998年7月至8月《人类生殖(HumanReproduction)))期刊的全部内容。犹他州大学图书馆订购了许多在线索引和文摘，均可通过C9一ROM获取，或远程登录获取，用户能用命令功能(F8=新的检索)或点命令(．ns=新的检索)进行检索。同时，通过Internet可以获得越来越多的全文数据库，犹他州大学图书馆订购了In—foTracSearchBank，它将3，000多种期刊编入索引，许多引文含有文摘，其中可浏览和下载约1，000种期刊论文，文中带有插图，且为全文格式。
1998年犹他州大学图书馆的电子期刊收藏增加到300多种。到2001年底，该馆按字顺列有2，100多种电子期刊，其中不包括从集成商(如EBSCOhost，LexisNexis及UMIProQuest等)获取的电子期刊，用户期盼能便捷地获取这些期刊，但往往难以如愿。电子期刊成为参考咨询馆员、采编馆员、期刊馆员及图书馆用户迫在眉睫的资源管理问题。所有的电子期刊(包括付费订购的、免费获取的以及与纸本期刊捆绑订购的电子期刊)都面临着以下挑战：
●维护基于网络按字顺排列的电子期刊数据库；
●设计网络图解式用户界面(GraphicalUserIn—terface，GUD，让用户有效地获取收藏的电子期刊；
●何时为在线免费电子期刊创建链接；
●为哪些电子期刊编目(例如，是否为FWP电子期刊编目?怎样处理正在编目的免费电子期刊?)
●如何为电子期刊编目(是否该模仿所谓的每种格式一条记录的标准，或只是简单地将馆藏电子期刊增加到现存的印刷期刊记录中?)
●处理编目记录元素的最佳方法(如编目时是否应该分别记录期刊各种版本的ISSN号?图书馆在为许多资源编制索引时往往只提供其印刷版的ISSN号。)
●是否给集成商提供的电子期刊编目?
●是否将电子期刊从在线目录中分离出来，在网页上单独列表?
●如何保持URLs持久稳定；
●许可权问题，因为它会延迟选择期刊与图书馆用户获取的时间；
●烦琐的订购，包括如何处理数据包问题，协作体之间的价格商定，等等。
在2002年美国图书馆协会会议上，电子期刊讨论小组论证了单个图书馆应该如何处理电子期刊，以便实现人员配备、财政支出和获取资源的最理想化模式。有的图书馆设想将ColdFusion或PHP应用于创建电子期刊数据库网络前端；有的图书馆提出外购其所订电子期刊和网页的管理服务，如获取Se．rialsSolutions或TDNet的服务等。
犹他州大学图书馆建立获取电子期刊的过程，是让期刊部转寄FWP期刊订购信息给图书馆网站管理员，这些代表电子期刊的告示随发票、期刊或根据图书馆用户需求创建某种期刊链接而出现。图书馆建立的电子期刊AdHoc无线网络系统适应了校园学术团体的急需。其目的是维护学术资源和授权在校园网地址范围内电子期刊的链接。这种方法在短期内非常奏效。
2电子期刊编目
随着电子期刊的采购任务日趋繁重，犹他州大学图书馆成立了电子期刊工作队，由网站管理员和来自参考咨询、期刊及采编部门的代表组成，以促进电子期刊的获取。电子期刊工作队面临的首要任务是决策电子期刊应该何时编目以及如何编目。
他们首先决定只为犹他州大学通过付款方式获得的电子期刊编目，因为图书馆不愿耗资在一些存在稳定性问题的电子期刊上。然而一些与纸本期刊捆绑订购而免费获取的电子期刊往往很受欢迎，图书馆要对其进行编目、追踪并更新，则需要更多的工作人员。电子期刊工作队面临的第二个决策是如何在在线目录中描述这些电子资源。当时的编目标准规定每种形式的期刊应该单独创建记录，但工作队在这一点上持保留意见。他们分析了创建单独记录和分离记录的优缺点，在征得期刊、采编及参考咨询部的反馈意见后，工作队决定采用单独记录，即一个记录既代表纸本期刊又代表电子期刊．。虽然，分离记录会促进自动下载书目信息到图书馆在线目录的能力，但图书馆从用户利益出发，单独记录能向用户提供每种期刊的所有信息，这种服务更利于用户使用。经过分析与讨论，工作队决定只给部分电子期刊分类编目，接下来图书馆急需解决的问题是开发数据库管理电子期刊。
3电子期刊数据库
随着犹他州大学图书馆电子期刊的馆藏增多，单独创建数据库管理电子期刊的潜在优势得以见证，虽然，与不同类型信息分列数据库相比，能提供图书馆所有资源的在线书目服务更具优势，主要表现在以下几个方面：
跟踪并更新链接，比起手工维护电子期刊刊名列表，更加准确和有效；
监控和维护许可协议；
链接集成商的电子期刊；
为电子期刊的获取提供多种途径(刊名、出版社、主题及关键词检索)；
图书馆与纸本期刊捆绑订购的电子期刊起着“钩馆藏”的作用；
每种期刊通过13期和目次能进一步浏览其覆盖范围；
随时链接多种资源并反映特色馆藏信息，如，电子版的《ConservationBiology)可同时在JSTOR和Blackwe11Synergy中获取。
尽管如此，编目以外的因素让图书馆确信要采用不同的管理策略。犹他州大学图书馆认为需要建立相应的数据库来管理期刊，以便创建网页，将刊名呈现给广大用户。这样更易于从集成商处获取电子期刊，如与EBSCOhost配套的数据库。早先甚至有人尝试用Excel跟踪集成商的全文期刊收藏，结果以失败告终。
电子期刊工作队与图书馆的系统管理部门合作，决定设计一个数据库以满足图书馆对电子期刊的管理要求。
在用ColdFusion(CF)开发电子期刊数据库时需要考虑三个关键元素：数据库的结构、用户界面及数据的输入。每个数据记录必须包括下列字段：
●刊名信息
①刊名全称
②刊名缩写(例如，JAMA)
●ISSN，能够获取的纸本与电子版的ISSN号
●出版社
●供应商
●URL链接：全文或供应商实际的URL
●URL名称：即用户在超级链接处能看见的名称，例如，Newsweek
●馆藏信息：
①起止卷号
②起止期号
③起止年号
●其它字段：主题标引——最多三个主题标引
●帮助或检索提示：需要集成商(如LexisNexis，ProQuest)提示哪里不可能直接链接某种期刊。 ●备注字段：
①说明是否能用于馆际互借。例如，IEL数据库许可协议中指出IEL内容不能用于馆际互借，除非租用者先复印一份并用复印件传真。
②说明远程用户是否能通过代理服务器获取期刊，是否禁止所有的校外用户使用。
③说明最多允许的并发用户数。
④说明其它信息，例如，许可协议的限制规定以及用户名，密码限制。
⑤说明可获取期刊的形式(例如印刷型、缩微型、或二者兼备，并在在线目录中提供链接，通过ISSN检索).
在数据库结构确定之后，接下来的挑战是设计图示的用户界面(GUI)。幸运的是犹他州大学和犹他州大学图书馆主张的方针，ColdFusion程序师可参加这个项目，从而简化了GUI设计过程。其焦点是创建一个网络界面，同时让先前的期刊网页拥有类似导航的图解。这种连贯性有助于用户意识到其所在的崭新界面，以促进整个电子期刊网页的开发与利用。用户可按字顺获取刊名和出版社，并用刊名和关键词在用户友好GUI界面内检索14，000多种电子期刊。
最初，图书馆担心数据录入的任务过于繁重。然而值得庆幸的是，从犹他州大学图书馆员开始用ColdFusion开发电子期刊管理系统并准备输入数据时，SerialsSolutions连同TDNet和其它公司开始提供编辑电子期刊数据集的服务，并且收费也较为合理，从而有效地解决了数据录入的问题，图书馆最后提供给用户学术团体的数据库，便于用户链接可获取的所有期刊全文，同时简化了数据库的幕后维护工作。犹他州大学图书馆从最初提供2，100种电子期刊发展到了现在能提供10，000多种电子期刊。虽然开发数据库用于电子期刊管理促进了资源的获取，但也存在一些问题。其中最为突出的是协作体没有同步发展，例如，1997年至2000年问，犹他州大学图书馆所属的犹他州学术图书馆协作体(UtahAcademicLibraryConsortium，UALC)是通过犹他州大学支付协作体订购的电子期刊，协作体购买问题，包括获取许可协议，使用权限，追踪并注意续订日期，付款项目，以及每笔款项能获取的电子期刊准确数量等等。这些逻辑性的问题导致图书馆协作体在履行其相关新条款的过程中纠葛不断。图书馆将继续借助机构力量建立更加清晰的订购过程，并注意把握对机构图书馆有益的机会，严格许可协议，例如，限制或禁止成员馆取消电子期刊的纸本刊等相关条款。
4结论
电子期刊数据库为图书馆员提供了信息管理的有效方法，特别是在图书馆向用户持续提供在线电子期刊的过程中，数据库更是促进了电子期刊的获取，为大学及其图书馆提供了一个完整、便捷的路径。原先分散各处的信息被数据库固化在一种资源内。利用电子期刊数据库，图书馆用户和工作人员能判断图书馆是否有某篇文章的电子版并找出其获取途径。虽然，犹他州大学图书馆从1997年起就在网页上提供了电子期刊列表，但由于电子期刊馆藏增长迅猛，这种方法不再可行，特别是它需用HTML代码手工维护，因此要创建并维护一个上万种通过不同渠道获取的多版本的准确无误的期刊URLs是不可能的。电子期刊数据库是一种很好的解决办法，因为它不仅是固定信息，而且还能解决和维护与资源有关的正确的数据问题，例如，全文期刊、期刊所在的集成商、日期及覆盖内容、当前的URLs以及增加的重要许可协议。
除了展示所有获取的在线期刊，通过电子期刊数据库还能检索图书馆在线书目并展示印刷型或缩微型馆藏期刊的详细信息，当电子版期刊覆盖的范围不足以满足用户需求，用户所需要的文章须追溯到许多年前时，这种馆藏期刊信息对图书馆用户而言特别有用。用户在检索在线书目并浏览其检索结果时，数据库的检索屏幕上列有“可否获得印刷版?”的选项按钮供用户使用。由于许多尚未解决的问题限制了图书馆创建并，或导入所有电子期刊记录到在线书目，电子期刊数据库无疑在多种信息源中起到了桥梁作用。
在工作实践中图书馆员和所有领域的工作人员都发现了电子期刊数据库的重要工具作用，并意识到其进一步完善与加强的可能性和必要性，工作人员希望能在数据库中浏览到付款记录及许可协议等其他元素。馆员希望能在信息服务台或用户指导课上展示数据库，并参考数据库找到电子期刊要求的用户名和密码。馆际互借工作人员通过它们可以决定哪些文章能从电子资源获取，哪些信息不能在在线书目中反映，并能为有馆际互借要求的用户导航，告诉他们在哪里获取所需要的文章，从而用另一种方式完成馆际互借任务。同时，馆际互借工作人员还能通过数据库浏览许可协议，决定是否能将某种电子期刊提供给校外用户。图书馆期刊部、采编部、收藏部的工作人员都无一例外地发现数据库便于他们在处理电子期刊问题时找到这样或那样的正确答案。
此外，通过电子期刊管理数据库中的刊名、集成商或出版社能追踪电子期刊的使用数据。电子资源的使用数据非常重要，它可供图书馆评估支出，从而作出合理的订购决策。由于出版社和集成商提供的使用报告不仅编辑格式不同，而且收到时间也先后不一，要组织这些使用数据并应用于馆藏管理相当困难。而电子期刊管理数据库记录了每种期刊收到的点击数并能更新使用报告，从而便于用不同的标准分析数据。例如，图书馆员能按集成商排列使用数据，以便比较其使用情况并找出具有显著统计学意义的差异。特别是在减少期刊预算时，集成商使用数据的异同能有效地帮助图书馆制定馆藏决策。
征求用户对网络资源的意见，能促进馆藏和改善服务。用户有关电子期刊管理数据库的反馈信息能推动数据库建设。在数据库检索界面的下方有一个链接，用户可通过电子邮件将意见和建议发送给图书馆网络管理员。在数据库正式投入使用后不久，协助建立这个数据库系统的工作人员和图书馆员还设计了一个正式的用户调查表，以便从学生、教员以及图书馆工作人员中广泛征求意见，以便于设计人员整合数据元素，使之日趋完善，最终使广大用户受益匪浅.
