关于高校图书馆文献传递服务的认识与思考——以西北大学图书馆为例
来源：岁月联盟
时间：2010-07-05
论文关键词：高校图书馆文献传递文献服务
文献传递服务是图书馆实现文献资源共享的主要形式之一。如今高校图书馆面临的最大问题是，经费紧张，纸本和资源的价格上涨，图书馆的文献保障能力减弱。就拿我馆来说，一年的图书经费总额不过500万元，用于购买数据库的只有150万元左右。而与此同时，广大师生信息检索意识在增强，对文献的各种需求也在增多，单靠本馆的馆藏和电子资源已经远远不能满足用户的需求，这使得文献传递业务逐步成为图书馆工作的重要组成部分。据有关资料介绍，国外大学图书馆和香港的大学图书馆通过文献传递索取外刊为其师生服务的总数是其馆藏外刊总数的几倍甚至十几倍以上。文献传递服务已经成为当今图书馆信息资源与信息服务整合的一种有效手段。它的出现解决了图书馆经费短缺而用户需求增长之间的矛盾，极大地提高了文献保障能力和资源共建共享利用率。
1我馆文献传递服务情况分析
我校图书馆先后与国家科技图书文献中心(NSI’L)、中国高等文献保障系统管理中心(CALIS)、中国高校人文社会文献中心(CALIS)、南京大学等建立了馆际互借文献传递协作关系，并通过补贴传递费用向全校教师及博硕士研究生提供服务，以大力开展文献传递服务。文献传递服务以其便捷的服务方式、低廉的费用为读者从国内外获取了大量学习和科研急需的文献资料，满足了读者的需求，受到了读者的普遍欢迎。但是，由于宣传力度不够等种种原因，很多读者对此项服务工作知之甚少，还没有意识到这是一条寻找资料非常便捷的途径。就我校图书馆而言，文献传递业务虽已开展起来，但使用率高的总是化工学院、生命科学院等几个院系的教师和研究生，其它院系很少使用。原因大体在于广大师生对这项服务了解不够，不习惯于利用文献传递来寻找所需资料。自从我校图书馆开展文献传递服务以来，总体情况如下几个方面：
1．1文献申请数量总体来说呈上升趋势2005年该服务处于摸索和起步阶段，通过宣传，2006年越来越多的读者开始了解和利用文献传递服务，文献申请数量有了一定幅度的上升，2007和2008年数量呈明显的上升势头。尤其是2008年，截止到儿月，文献申请数量就达到506篇，文献的满足率也提高到了97％(见表1)。
文献传递服务已成为弥补我馆馆藏资源不足、提高信息服务质量不可缺少的手段，为我校教学科研提供优质高效的文献信息服务，深受读者的普遍欢迎。
1．2文献传递服务的文献类型从读者需要的文献类型分析，期刊论文达到96％，会议论文为3％，专利和图书仅占1％。因为文献传递服务的对象主要是研究生和教师，专业知识领域的期刊论文对他们撰写论文具有极大的价值，而图书由于版权因素的制约往往满足不了读者对信息全面完整性的需求。从文献语种来看主要是外文文献，其中文献占99％左右，只有极少的日文和德文文献。中文文献由于我馆购买的CNKI和维普、万方等数据库涵盖面比较广，获取渠道也比较多，所以需求也非常少。读者申请的文献语种都是英文文献，表现出读者对文献的原创性和时效性的要求与关注。
1．3文献传递服务的对象本校研究生和教师是我馆文献传递的主要服务群体，其中研究生占全部读者的49％，这是因为研究生做论文开题报告和撰写毕业论文时通常需要查阅大量文献，原文需求量大。而且在研究生提交的这部分申请中有一部分是代替其导师提交的。其次为本校教师，占47％。退休教师和校外个人读者仅占4％。
1．4文献来源日益广泛以2008年完成的文献申请为统计源，分析发现，国家科技图书文献中心(NSTL)占全部文献来源的48％，CALLS提供的文献占全部的40％，网上免费资源和图书馆数据库资源占8％，CASHL提供的文献占4％。NSTL以其高效的服务和低廉的收费成为为我馆读者提供文献传递服务的主要途径。CALLS提供的优惠补贴力度也很大，资源更加丰富，这些都极大地促进了我馆文献传递服务的开展(见图1)。
1．5补贴力度逐渐加大为了鼓励更多的读者利用文献传递服务，图书馆不断调整和加大补贴力度，并深入到学校各院系进行宣传，使这项服务成为广大师生获取原文的有力助手。现在我馆对本校教师和博、硕士研究生实行补贴费用70％的政策，这样极大地激发了读者利用文献传递方式获取其所需文献。即使这样，图书馆用于补贴的费用与订购现刊或补充过刊所付出的费用相比还是低廉很多。图书馆以数目不多的经费投入，却换来众多的读者从文献传递服务中切实受益，使图书馆在读者心目中树立了良好的服务形象。
2存在的问题
2．1宣传力度不够我馆自开展文献传递服务活动以来，采用过多种宣传方式，例如：通过开展“文献传递服务宣传月”免费进行文献传递服务、深入院系发放原文传递宣传资料、进行读者培训宣传文献传递服务、在校园网及图书馆网页上发布公告等，但效果仍是不够理想。广大读者对文献传递服务的理解意识还比较淡薄，原因在于更多的读者习惯于利用本馆的文献资源，不了解通过文献传递这一渠道，利用他馆馆藏文献来满足自身需求，因此还需要加大宣传力度，使读者全面了解文献传递服务，加强对文献传递服务的理解和利用。
2．2服务方式落后我馆目前对读者提供文献传递服务的工作流程是：读者到图书馆交纳一定数额的预付款，并提供所需要查找的文献信息。工作人员在互联网免费资源、本馆数据库中查找，查找不到时提交到馆际互借系统中进行文献传递，传递来的文献一般通过Email发到读者的邮箱中这样虽然方便图书馆对文献传递服务进行统计和管理，但给读者带来了一些不便。一些读者因为怕麻烦就放弃了利用原文传递这项服务来获取文献。 2．3传递服务的费用补贴力度还可加大文献传递的费用是影响读者需求的主要因素。读者往往一听到收费就望而却步了。尤其对于没有科研经费的研究生来说，费用是限制他们接受文献传递服务的一大障碍。我馆对本校师生传递文献进行70％的补贴，笔者认为补贴的额度还可以加大。图书馆可以通过加大补贴力度来鼓励读者多申请文献，以弥补馆藏资源的不足。
2．4文献传递馆员的素质需要提高文献传递馆员素质的高低直接影响文献传递服务质量，影响到了文献请求的满足率。在环境下，一个合格的文献传递馆员不但要具有较高的专业技能，而且必须熟悉互联网上各种检索途径，善于利用网上丰富的信息资源，准确、快速地为读者查获所需的文献。所以图书馆应大力加强文献传递馆员业务技能的培训，使其更新知识结构，成为具备图书情报专业知识和机网络技能，具有较强的捕捉、分析和整理信息能力的高级复合型人才，为读者提供高效、优质的服务。
2．5文献传递服务制度需要健全文献传递服务
需要有全面、完善的管理制度和有力措施来保障。我馆应根据实际情况，制订出有利于本馆的文献传递服务制度。如对文献传递实行补贴政策，鼓励读者多利用文献传递服务，以加大文献传递的力度来弥补馆藏不足的问题；制定相应的管理制度，实现不同类型资源的集成化管理、一体化服务；建立一个畅通、快捷的服务平台，为文献的传递服务提供必要的保障。
3改进措施
3．1加强宣传。改进服务方式加大文献传递服务的宣传力度，通过各种形式向读者介绍本馆的文献传递服务项目，介绍文献传递的内容、办理程序、收费标准等，加深读者对文献传递的认识和理解，激发读者利用文献传递服务的积极性。同时，简化文献传递服务的程序和手续，开发用户自助管理系统，尽量避免采用手工服务模式，采用半自动或自动化的服务模式，尽可能地缩短服务时间，让用户能快速获得所需的信息资源。自助式文献传递对用户获取文献的自由度加大，不受时空条件的限制，并且用户满足率高、周期短，这样会更加激发用户利用文献传递获取文献的积极性。
3．2加强经费补贴目前许多用户虽然获取文献的需求不断增长，但对服务收费总带有一定的抵触情绪。图书馆应该真正认识到文献传递是用以缓解经费困难、补救文献资源匮乏的有效途径，准确定位文献传递服务性质，不能以赢利为目的，降低传递费用。国内很多重点高校的图书馆为读者支付文献传递费或者提供补贴，有的将文献服务费纳入文献经费范围，而且占有一定的比例；有的设立文献传递原文补贴专款，有的不定期地举办各种优惠活动。实践证明这些措施既减轻了用户的负担，使用户乐于接受文献传递这一新型的信息服务方式，又缓解了图书馆经费和资源不足与用户需求之间的矛盾。
笔者从这几年工作经验来看，实行完全免费进行文献传递工作目前在我馆不太切合实际。因为这需要读者有很强的信息素质，否则很容易造成信息资源的浪费和许多无用劳动。所以图书馆可根据实际情况建立读者信用机制，给那些有信用、经常性需要获得较多文献的学院和读者更多优惠鼓励他们通过文献传递服务索取文章，并及时把最新的补贴信息反馈给他们；而对于那些信用不好的读者则一定要在每次传递之前收取一定量的押金，防止给图书馆带来资金和文献信息的浪费。只有把费用补贴政策落实到位，才能进一步推动文献传递服务的发展。
3．3加强人员培训培训包括两个方面：一是提高文献传递馆员素质。要为读者提供优质的文献传递服务，要求工作人员不仅具备良好的职业道德、敬业精神，还要具备与其他信息机构以及与读者的沟通能力。文献传递员的业务素质、知识水平、外语水平、工作态度、对用户信息需求的了解以及收集信息、处理信息、传递信息的能力都会直接影响图书馆开展文献传递工作的速度和效率。二是加强用户的信息素质。用户信息素质的强弱从另一方面影响着文献传递服务的效率。笔者在进行文献传递服务过程中经常遇到：用户申请的文献为本馆已有资源，或是可在网络免费获取的资源；用户提交的文献信息不完整或不准确。这都容易造成文献信息资源及人力资源的浪费，降低文献传递的效率。这说明开展面向用户的信息素质教育是非常必要的。图书馆可利用自身的信息资源优势，根据读者需求采取培训、讲座等形式，将文献检索、获取免费资源以及辨别文献信息的方法和技巧传授给用户，以提高用户的检索意识和自行获取原文的能力，确保用户提交的文献信息准确、完整，减少甚至避免文献传递员的无用劳动，从而提高文献传递的服务效率。
3．4做好文献传递服务中的文献归档及数据分析工作。以提高服务质量、优化图书馆文献资源配置目前高校文献传递服务的需求量将会越来越大，将传递来的文献向申请的用户提供之后应加以登记存档，利用这些文献建立文献请求全文数据库，并提供一定的检索途径，不仅可以增加馆藏文献资源，还可以提高传回文献的利用率，避免重复传递文献，造成浪费。定期对文献传递的申请数量、满足数量、文献来源、学科范围、传递周期、传递成本及费用等等各项数据进行统计，能够清楚地反映出用户的文献需求量、文献满足率和学科分布等情况。对这些数据进行分析，不仅可以评价传递人员的工作数量和服务质量，更重要的是可以充分了解用户的文献需求和文献保障情况，以及影响用户需求和文献保障率的因素。使图书馆能够针对用户的需求及时调整文献资源建设与经费配置策略，为图书馆优化文献资源配置提供及时的依据。
